Подготовка циркулярных писем

Циркуляр (нем. Zirkular, от лат. circularis — круговой) — письмо, направляемое одним автором группе адресатов.

В официальной переписке циркуляром называлось письмо, написанное одним лицом группе нескольких должностных лиц, либо письмо для всех лиц, занимающих определенную должность. В отличие от распоряжений, разрешающих какое-либо конкретное дело, циркуляры обыкновенно носили общий инструкционный характер.

Циркулярные письма предназначены для доведения до сведения разных адресатов одной и той же информации (например, если необходимо получить отчет о продажах от всех филиалов организации, находящихся в разных городах). По содержанию циркулярными могут быть и письма-извещения, и письма-приглашения, и информационные письма.

В зависимости от того, какому количеству адресатов направлено письмо, различают письма обычные (коллективные) и циркулярные. Циркулярное письмо направляется целому ряду подчиненных инстанций из одного источника. Коллективное письмо, наоборот, составляется от имени ряда лиц и направляется в один адрес.

Теоретически возможны и циркулярно-коллективные письма, но до сих пор делопроизводство обходилось без такого рода деловых бумаг. Следует сказать, что устранение из делопроизводства некоторых видов писем значительно упростило и улучшило бы службу информационного обеспечения.

Циркулярное письмо — это письменное распоряжение вышестоящей организации, составленное в одном тексте и разосланное нескольким нижестоящим предприятиям одновременно. Циркулярные письма очень широко приняты в практике делового общения. Их назначение — доставить информацию одного и того же содержания на несколько адресов. Источником рассылки циркулярных писем является, как правило, руководящая организация, которая информирует подчиненные ей предприятия но тому или иному вопросу или дает соответствующее распоряжения.

Циркулярное письмо может носить чисто информационный характер, касающийся хозяйственных вопросов или задач, стоящих перед предприятиями, которым адресовано письмо. По перечню адресатов во внутреннем адресе письма можно представить объем тех или иных мероприятий, освещаемых в письме. Однако чрезмерное расширение списка адресатов и механическая рассылка циркулярных писем различным организациям могут привести к неоправданному увеличению объема переписки. Очень часто можно встретить циркулярные письма, в которых адреса занимают больше места, чем сам текст.

Написание в письме заголовка "Циркулярное письмо" устраняет необходимость ввода во внутренний адрес перечня организаций.

Циркулярное письмо подписывается руководителем организации, а по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности, учета и отчетности также и главным бухгалтером или руководителем финансово-бухгалтерской службы.

Если циркулярное письмо нужно размножить на множительном аппарате, руководитель предприятия подписывает его на вощеную прозрачную бумагу (восковку). Если же его размножают над других печатных машинах, то первый экземпляр подписывает руководитель предприятия, а па остальных экземплярах вместо подписи ставится факсимиле руководителя, подписавшего подлинник, или подпись лица, заверяющего их подлинность.

Циркулярное письмо является одним из средств руководства предприятиями. Циркуляр ориентирует на проведение мероприятий или требует выполнения определенных действий на месте в установленные сроки, направляет информацию одного и того же содержания но нескольким адресам.

В зависимости от количества адресатов циркулярные письма набираются с помощью компьютера или типографским способом. Подлинник и один экземпляр циркуляра с приложением списка адресатов подшивают в дело.

Реквизиты циркулярных писем:

— наименование и адрес организации — отправителя письма;

— номер (индекс) и дата письма;

- наименование или адрес организаций и должностных лиц — получателей письма;

- краткое ОГЛАВЛЕНИЕ письма (по какому вопросу составлено письмо);

- текст письма;

- перечень приложений с указанием количества листов;

- подпись руководителя организации или его заместителя, а по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности, учета и отчетности — также и главного бухгалтера или руководителя финансово-бухгалтерской службы.