Подготовка таблицы Excel к печати

Напечатанная таблица должна иметь вид, общепринятый для оформления таблиц, т.е. данные в строках и столбцах таблицы должны быть разделены линиями; заголовки таблицы (шапка таблицы) должны дублироваться при переносе части таблицы на новую страницу; страницы, на которых печатается таблица, должны быть пронумерованы и для удобства чтения таблицы отдельные ее ключевые параметры могут быть включены в колонтитулы страниц. Необходимо помнить, что при вводе данных в таблицу Excel линии серого цвета, которые оформляют ячейки таблицы на рабочем листе, – это вспомогательная сетка, которая не печатается при выводе таблицы на принтер. В этом легко убедиться, открыв окно предварительного просмотра в меню Файл, команда Предварительный просмотр. Для того чтобы строки и столбцы таблицы были разделены линиями, в таблице выделяется нужный диапазон и в разделе меню Формат выбирается подраздел Ячейки, после чего в контекстном меню Формат ячеек осуществляется переход на закладку Граница. На этой закладке есть возможность определить вид, цвет и положение линий, которые будут оформлять ячейки выделенного диапазона (например, отдельных строк либо всех строк таблицы, отдельных столбцов либо всех столбцов таблицы, а также всей таблицы в целом).

Для распечатывания небольшой таблицы, которая помещается на одном листе бумаги выбранного формата, достаточно просто нажать кнопку Печать на панели Стандартная (либо в меню Файл выбрать команду Печать). Однако если таблица большая и не умещается на одном листе бумаги, но требует для своего отображения несколько листов, то табличный процессор Excel разбивает ее на части и каждая часть таблицы в этом случае будет напечатана па отдельной странице. Принцип, по которому Excel разбивает таблицу, следующий: содержимое таблицы разделяется на прямоугольные области по границам столбцов и строк так, чтобы при печати на лист заданного формата он был заполнен максимально. По умолчанию страницы большой таблицы нумеруются и печатаются в соответствии со схемой, которая называется "вниз, затем вправо". Для того чтобы изменить стандартную схему вывода страниц на схему "вправо, затем вниз", нужно в разделе меню Файл выбрать подраздел Параметры страницы и в контекстном меню Параметры страницы открыть закладку Лист. Па этой закладке можно выбрать схему последовательности печати страниц таблицы, установив соответствующий переключатель в группе Последовательность вывода страниц.

В этом же контекстном меню Параметры страницы на закладке Колонтитулы есть возможность определить ОГЛАВЛЕНИЕ и форматирование информации, размещаемой в колонтитуле каждой страницы. В колонтитуле можно поместить какой-то фиксированный текст, дату и время создания таблицы, номер страницы, общее количество страниц, номер или название рабочего листа, на котором находится таблица, имя файла книги Excel.

При выводе на печать больших многостраничных таблиц их название (шапку) и обозначение данных в строках таблицы следует продублировать на каждой странице – это существенно облегчает чтение и понимание таблицы. Такой режим печати табличных данных в Excel можно задать в контекстном меню Параметры страницы на закладке Лист (меню Файл – подраздел Параметры страницы – открывающееся контекстное меню Параметры страницы). На этой закладке в группе Печатать на каждой странице можно задать диапазон так называемых Сквозных строк и Сквозных столбцов. Сквозные строки будут напечатаны на каждой странице – так оформляется шапка многостраничной таблицы. Сквозные столбцы также будут напечатаны на каждой странице большой многостраничной таблицы – так следует оформить столбцы, в которых приведены названия данных.