Подготовка документов

В процессе своей работы организации создают множество документов, которые устанавливают правила работы организации, обеспечивают обмен информацией между руководством и подчиненными, между структурными подразделениями, между организацией и внешними контрагентами.

Организационно-распорядительные документы можно разделить на две группы:

— организационные документы;

— распорядительные документы.

Рассмотрим составление отдельных документов из каждой группы подробно.

Организационные документы. В организационных документах определяют порядок работы организации и ее структурных подразделений, а также регулируют различные аспекты их деятельности. К организационным относятся учредительные документы, которые согласно ст. 49 ГК определяют объем правоспособности юридического лица.

Устав является основным нормативным документом, регламентирующим деятельность организации. Согласно ст. 52 ГК юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Какой из перечисленных документов является учредительным для различных юридических лиц, определяется соответствующим законом.

Положение — это нормативный документ, который определяет порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности и организацию работы. При помощи положения может регламентироваться деятельность организации. Так, государственные бюджетные организации действуют на основании соответствующих положений, в которых определен их статус, порядок создания, внутренняя структура, функции, компетенция, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации, а также контроля и ревизии деятельности.

При оформлении положений обязательно указываются наименование вышестоящей организации, наименование дайной организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заверенный печатью утвердившей документ организации.

Положения также являются основными документами для разграничения и закрепления функций структурных подразделений организации.

В положения о подразделении, как правило, включаются следующие разделы:

— общие положения;

— основные задачи;

— функции;

— права;

— структура и штат;

— ответственность;

— взаимоотношения с другими подразделениями.

В разделе "Общие положения" указываются место подразделения в структуре предприятия, его подчиненность, перечисляются нормативные документы, которыми руководствуется структурное подразделение в своей работе.

В разделе "Основные задачи" очерчивается круг вопросов, которые необходимо решать структурному подразделению.

В разделе "Функции" определяются виды работ, выполняемых в структурном подразделении.

В разделе "Права" устанавливаются права структурного подразделения, необходимые для осуществления своих функций.

В разделе "Структура и штат" определяется внутреннее устройство структурного подразделения.

В разделе "Взаимоотношения с другими подразделениями" устанавливаются взаимосвязи с другими структурными подразделениями организации, возникающие в результате выполнения возложенных на подразделение функций.

Положение подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, руководители структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует его юридическая служба (юрисконсульт), утверждает — руководитель организации. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Например, в крупных организациях для централизованного хранения документов может быть создано специальное структурное подразделение — архив. Его деятельность регулируется положением об архиве организации.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические финансовые или другие аспекты деятельности организаций, их подразделений или филиалов, а также должностных лиц.

Должностная инструкция — документ, определяющий функции, права и обязанности сотрудников организаций. Кроме того, должностные инструкции позволяют разграничить функции, полномочия и ответственность на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников и помогают оценить работу сотрудников.

Должностные инструкции создаются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 с последующими изменениями и дополнениями. В этот справочник включены квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики, наиболее широко используемых на практике. Квалификационные характеристики должностей, специфических для отдельных отраслей, разрабатываются министерствами (ведомствами) и утверждаются в установленном порядке.

Должностные инструкции содержат следующие разделы:

— общие положения;

— основные задачи;

— должностные обязанности;

— права; ответственность.

В разделе "Общие положения" устанавливается сфера деятельности работника, порядок его назначения на должность и освобождение от должности, перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе "Основные задачи" указываются основные направления деятельности работника.

В разделе "Должностные обязанности" перечисляются конкретные виды работ, выполняемых работником.

В разделе "Права" определяются права работника, необходимые ему для выполнения своих обязанностей.

В разделе "Ответственность" устанавливается, какую работник несет ответственность и за что конкретно. Оговаривая ответственность, надо иметь в виду, что работники могут нести и материальную ответственность. Основные принципы применения материальной ответственности закреплены в ТК.

Работник изучает должностную инструкцию, подтверждает это, ставя пометку "С инструкцией ознакомлен(-а)", и заверяет се своей подписью с указанием даты ознакомления.

Инструкции могут также издаваться в целях разъяснения и определения порядка применения распорядительных документов или составления документов (например, инструкция по делопроизводству).

Если в организации не разработана внутренняя инструкция по делопроизводству, то в качестве методического руководства можно использовать "Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", утвержденные постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 и "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, заголовок, дату, место издания, гриф утверждения, текст, подпись.

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. При этом количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками.

В разделе "Общие положения" инструкции указываются цели ее издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, на основе которых разработана инструкция, а также сроки введения ее в действие.

Инструкцию подписывает руководитель разработавшего ее подразделения. Инструкция может быть введена в действие после издания специального распорядительного документа либо после ее утверждения руководителем организации. И в том и в другом случае на ее первой странице оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или со ссылкой на распорядительный документ, его номер и дату.

Договор представляет собой правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Согласно ст. 420 ГК договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договорами оформляются сделки купли-продажи, посреднические операции, аренда, поручительство и др., а также трудовые отношения работодателя и работника.

Любой договор можно разделить на четыре части:

— преамбула (вводная часть);

— существенные условия договора;

— обычные условия договора;

— случайные условия договора.

В преамбуле указываются вид договора (договор купли-продажи, договор подряда, договор поставки и т.д.), дата и место подписания, полные наименования сторон, фамилии, имена, отчества и должности представителей сторон, подписывающих договор, а также наименования документов, подтверждающих их полномочия.

Существенные условия договора являются самой важной его частью и определяют объект договора, цену договора и любые другие условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Обычные условия договора влияют на реализацию прав и обязанностей сторон (это срок действия договора, порядок расчетов, ответственность сторон и др.). На практике они обычно включаются в договор, но их отсутствие не влечет расторжения соглашения. Случайные условия изменяют либо дополняют обычные условия или условия, не предусмотренные законом, которые стороны считают необходимым включить в свой договор.

К реквизитам удостоверения договора относятся: личные подписи представителей сторон; их юридические адреса; банковские реквизиты; указания на количество экземпляров договора; печати сторон; регистрационный номер.

Основные образцы организационно-распорядительных документов представлены в приложении 2.