Лекция 7. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТА. ИЕРАРХИЧЕСКАЯ СТРУКТУРА РАБОТ

Изучив материал главы, студент должен:

знать

• структуру плана управления проектом;

• основные этапы планирования проекта;

• сущность декомпозиции проекта и ее роль в управлении проектом;

уметь

• формировать структуру плана проекта;

• осуществлять декомпозицию проекта по разным признакам;

владеть

• навыками разбиения проекта на пакеты работ;

• навыками составления словаря иерархической структуры работ проекта.

Ключевые термины: планирование, декомпозиция, иерархическая структура работ, задачи проекта, пакеты работ.

Основные задачи планирования проекта

Планирование представляет собой процесс разработки и принятия целевых установок количественного и качественного характера и определения путей наиболее эффективного их достижения. Эти установки, разрабатываемые чаще всего в виде дерева целей, характеризуют желаемое будущее и по возможности численно выражаются набором показателей, ключевых для данного уровня управления.

Необходимость составления планов определяется многими причинами. Наиболее значимые из них: неопределенность будущего, координирующая роль плана, оптимизация экономических последствий.

Действительно, если бы будущее проекта было абсолютно предопределенным, не было бы нужды постоянно разрабатывать планы, совершенствовать методы их составления и структурирования. Отсюда видно, что главная цель составления любого плана – не определение точных цифр и ориентиров, поскольку сделать это невозможно в принципе, а идентификация по каждому из важнейших направлений некоторого "коридора", в границах которого может варьировать тот или иной показатель.

Смысл координирующей роли плана состоит в том, что наличие хорошо структурированных целевых установок дисциплинирует как перспективную, так и текущую деятельность, приводит ее в определенную систему, позволяет компании работать без существенных сбоев.

Последняя причина необходимости составления планов заключается в том, что любое рассогласование деятельности системы требует финансовых затрат (прямых или косвенных) на его преодоление. Вероятность наступления подобного рассогласования гораздо ниже, если работа осуществляется по плану; кроме того, и негативные финансовые последствия менее значительны.

Планирование позволяет обеспечить высокую степень и высокую вероятность достижения целей на основе систематической подготовки решений. Тем самым оно представляет собой предпосылку эффективной реализации проекта.

План проекта является основным инструментом интеграции участников проекта. Разработка и согласование плана проекта обеспечивает лучшее понимание всеми участниками своих задач и ответственности.

В плане проекта подробно анализируются методы обеспечения сбалансированности проектных затрат, сроков реализации, расписания и качества.

На этапе планирования проекта решаются следующие задачи:

– уточнение и детализация целей и результатов проекта;

– уточнение состава и объема работ проекта;

– разработка реального расписания и бюджета проекта (либо отдельных его фаз);

– уточнение потребности проекта в ресурсах, план ресурсного обеспечения проекта (либо отдельных фаз проекта);

– оценка рисков и разработка плана реагирования на риски;

– уточнение порядка взаимодействия в проектной команде, а также между проектной командой и внешней средой;

– разработка и уточнение процедур управления проектом;

– согласование плана основными участниками проекта;

– утверждение плана проекта.

Укрупненно структура плана управления проектом представлена на рис. 7.1.

Рис. 7.1. Укрупненная структура плана управления проектом

Основные этапы процесса планирования в соответствии со стандартной моделью консалтинговой компании Booz, Allen&Hamilton показаны на рис. 7.2.

Рис. 7.2. Основные этапы планирования

1. Формирование целей. В рамках планирования ставятся две группы целей. Формальные цели представляют собой критерий оценки полезности деятельности и состояния проекта, который выводится из мотивации деятельности лиц, принимающих решения. Реальные цели представляют собой пути достижения формальных целей (продукция, которую надо произвести, ее качество и количество, необходимые ресурсы, их качество и количество).

2. Анализ проблем включает в себя следующие шаги:

– определение фактического состояния (анализ положения);

– прогноз положения;

– идентификация проблем посредством противопоставления системы целей и результатов анализа и прогноза положения;

– структурирование проблем.

В ходе структурирования проблем сначала их необходимо разбить на две группы.

• Проблемы внешнего характера, на решение которых невозможно повлиять со стороны команды проекта на протяжении всего планового периода.

• Проблемы внутренние, решение которых зависит от эффективного управления проектом.

Затем необходимо проблемы, отнесенные ко второй категории, разбить на два класса.

• Проблемы, решение которых не требует значительных финансовых и временных затрат. Этот класс проблем решается в ходе текущего или оперативного планирования.

• Проблемы, для решения которых требуется длительное время и значительный объем финансирования. Эти проблемы рассматриваются в процессе перспективного планирования и прогнозирования.

3. Поиск альтернатив. Под альтернативами понимаются взаимоисключающие варианты решений.

При осуществлении долгосрочных проектов важное место занимает прогнозирование. При этом следует различать два вида прогнозов.

• Прогнозы влияния дают представление о том, к достижению каких результатов приведет принятие каждого из имеющихся решений, т.е. как данное решение повлияет на показатели проекта.

• Прогнозы развития ситуации распространяются на показатели внешней среды, на которые лица, принимающие решения, не могут повлиять в рассматриваемом периоде.

4. Оценка альтернатив с точки зрения их приемлемости, эффективности и риска является основой для принятия решений. Оптимальной считается законная и практически реализуемая альтернатива, в максимальной степени позволяющая приблизиться к достижению поставленных реальных целей при существующих ограничениях – ресурсных, временных, трудовых и т.д.

В ходе реализации проекта должна выполняться актуализация плана с учетом текущего состояния и вносимых изменений. Таким образом, план проекта становится основой для оценки прогресса, достигнутого в ходе выполнения этого проекта.

Для обеспечения реализуемости и точности плана проекта менеджер должен решить следующие задачи.

1. Вовлечение основных участников проекта в процесс планирования, обеспечение ответственности за планируемые параметры.

2. Достижение согласованного понимания структуры и объема работ проекта и потребностей в ресурсах с заказчиком и основными участниками проекта.

3. Планирование организационной структуры реализации проекта и обеспечение привлечения необходимых ресурсов на проект.

4. Согласование ответственности на основных участников за результаты.