Планирование коммуникации

Понимание типов и доступных форм, особенностей целевой ситуации коммуникации, а также других аспектов, влияющих на коммуникацию, определяет принципы разработки общего коммуникационного плана (рис. 4.11).

1. Структурировать коммуникацию с позиции целей деятельности.

2. Найти "заголовок", отражающий ключевой момент сообщения или коммуникации.

3. Описать цели коммуникации, участников и заинтересованные стороны (кто, что, когда, где, почему) в аннотации из 3–5 пунктов.

4. При необходимости проанализировать детали и аргументы, раскрывающие суть коммуникации, и понять, какая дополнительная информация нужна для убеждения участников коммуникационного процесса.

Рис. 4.11. Пример инструментальной поддержки коммуникационного плана^[1]

5. Понимать, что другая сторона процесса не видит ситуацию так же, как вы: другие цели и интересы по-другому расставляют

акценты и приоритеты. В этом процессе вы строите модель того, что должны знать "они" для принятия нужного вам решения. При построении модели коммуникации по такому принципу необходимо опираться на убеждения, анализ возможных целей и интересов другой стороны.

Эффективная коммуникация занимает центральное место:

• во взаимодействии заинтересованных сторон при согласовании целей и стратегий организации;

• в ведении переговоров, совещаний в ходе работы над совместными проектами, при согласовании бюджетов, временных и других ресурсов, при реализации как стратегических, так и тактических планов;

• в определении организационной модели исполнителей в проектах организации;

• в разрешении проблемных и конфликтных ситуаций.

Эффективность коммуникации в ситуациях со многими заинтересованными сторонами определяется рядом параметров:

• четкость – структуризация ситуации с использованием доступных средств (например, использование методологии stakeholders circle или других схемных методов, изложенных в этом учебнике, позволяет понять расклад сил, их влияние на достижение целей ситуации, составить временной план взаимодействия с заинтересованными лицами);

• мощность – определяется пониманием того, какая информация необходима, и просчетом возможных вариантов взаимодействия для достижения целей;

• доверие – коммуникация должна быть точной, своевременной и полной с максимальным исключением ошибочной информации и проявлений профессиональной некомпетентности;

• адекватность – в ходе коммуникации необходимо выбирать язык, средства передачи смысла, место, форму и другие инструменты коммуникации с учетом временных, ресурсных, культурных и когнитивных ограничений и особенностей участников процесса.

В современной теории и практике менеджмента наиболее релевантной является методология кругов заинтересованных сторон и ее инструментальные средства поддержки, она составляет основу для коммуникации в процессе целенаправленной деятельности. Описанные принцы позволяют идентифицировать все заинтересованные стороны с указанием области пересечения интересов (с какими целями, проектами организации пересекается область интересов того иного лица).

Структурируемая в ходе применения методологии информация о целях и интересах активных субъектов ситуации может быть положена в основу анализа проблемных ситуаций с использованием моделей и методов на основе когнитивных карт (гл. 2):

1) для анализа потенциальных конфликтов, возможных проблем из-за косвенного влияния на интересы других лиц;

2) мониторинга ситуации взаимовлияния сторон организации;

3) диагностирования факторов, влияющих на стратегические приоритеты.