Письменные коммуникации

Имеются значительные различия между устным и письменным стилями общения. Хотя письменному общению недостает межличностного аспекта или незамедлительности, оно имеет веское преимущество перед устным – долговечность. Письменные документы можно запомнить, изучить, сделать дубликат и сохранить на будущее. Это означает, что они способны передавать более детализированную информацию. Поскольку письменное общение предлагает все вышеперечисленные преимущества, оно предъявляет иные требования к автору.

О вашем профессиональном имидже судят но внешнему оформлению письменного общения. Зачеркивания, стертые места в тексте, типографские ошибки и т.п. портят впечатление от вашего письменного сообщения так же, как неуклюжие манеры отвлекают от устной речи. Кроме того, необходимо точное соблюдение грамматических правил – орфографические, пунктуационные ошибки и неграмотное изложение являются признаками необразованности автора. Это, конечно же, не тот имидж, который вы хотите иметь. Возможно, вы ожидаете, что секретарь или конторский служащий заметят и исправят все ваши недочеты, и во многих случаях гак и происходит. Однако когда вы ставите подпись или иным способом одобряете конечный вариант, именно вы являетесь единственным, кто несет ответственность за любые содержащиеся в документе ошибки. Важно развить у себя привычку читать окончательный вариант, прежде чем вы подпишете его.

Совокупность организационно-распорядительных, правовых, нормативных, технических, технологических и иных документов представляет собой документационное обеспечение управления. Исполнение требований к оформлению документов является основой их легитимности, обоснованности регламентируемых с их помощью управленческих действий, демонстрацией компетентности автора документа.

С 1 июля 2003 г. в России введен в действие стандарт ГОСТ Р 6.30–2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"^[1], утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Согласно этому стандарту, организационно-распорядительные документы, фиксирующие решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов управления и предприятий, организаций и их объединений, независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности, должны соответствовать единым требованиям. Речь идет о таких документах, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Осуществляя деловую переписку внутри России, вы должны придерживаться требований этого стандарта, как и правил грамматики русского языка.

Деловые письма зарубежным партнерам составляются по иным, чем в России, правилам. Есть международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма, однако при написании деловых писем считаются допустимыми некоторые "вольности", например в расположении фрагментов заголовка. Основной состав реквизитов достаточно устоялся, и это понятно: без обязательных реквизитов нельзя обеспечить юридическую силу документа.

"Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в ИСО представлены национальные органы по стандартизации 130 государств"^[2].

Эмоциональный интеллект как объект познания

Примерный состав компетенций, обладание которыми может рассматриваться как идеально развитый эмоциональный интеллект, в категориях государственных стандартов образования четвертого поколения, может выглядеть следующим образом.

Обладатель высокого эмоционального интеллекта должен.

1. В отношении самого себя:

знать

– особенности своей личности во всем многообразии ее проявлений. Основы процессов самопознания и понимания своих эмоций, их природы, логику, последовательность явлений, приводящих к эмоции. Для понимания этого знать основы психологии, определения видов психических процессов и состояний и их причин, факторов;

уметь

– отсрочить эмоцию до момента понимания ее природы и определения элементов цепочки явлений, приведших к ней. Различать психические процессы и состояния, давать им определения. Уметь различать ситуации, требующие мгновенной реакции, и ситуации, требующие отсрочки реакции до анализа ситуации. Уметь применять научный метод решения проблем. Уметь перенаправлять эмоции и переоценивать факторы, их вызывающие;

владеть

– методами самопознания личности, аутотренинга, релаксации, рекреации, отсрочки реакции на явления, не требующие немедленной реакции. Владеть собой в разных эмоционально сложных и напряженных ситуациях. Иметь самообладание.

2. В отношении других людей:

знать

– особенности личности и многообразие личностей, неповторимость, уникальность любой личности, наличие позитивных и негативных качеств и свойств в любом человеке. Знать основы процессов и методы познания и понимания личности и ее отдельных и синергетических качеств. Знать системную природу и системные свойства личности. Знать основы взаимодействия и взаимовлияния личности и группы. Для понимания этого знать основы психологии, социологии, социальной психологии, определения видов психических процессов и состояний и их причин, факторов. Знать основы невербальных проявлений эмоций и чувств, формы, виды, каналы, этику делового общения, барьеры коммуникаций и способы их преодоления;

уметь

– фиксировать эмоции и поведенческие акты людей и с достаточной для эффективного воздействия на поведение степенью вероятности определять, диагностировать их причины. Различать психические процессы и состояния, давать им определения. Уметь различать ситуации, требующие мгновенной реакции, и ситуации, требующие отсрочки реакции до анализа ситуации. Уметь применять научный метод решения проблем, "простые" операции мышления для понимания происходящего, уметь принуждать себя и других к применению научного подхода. Уметь рассматривать и воспринимать ситуации как неоднозначные, выглядящие по-разному с разных точек зрения, имеющие системную природу и требующие системного подхода, коллективного решения. Уметь перенаправлять эмоции других людей и переоценивать факторы, их вызывающие. Уметь настраивать себя на партнера, подстраиваться, эмпатировать;

владеть

– методами познания личности, исследования мотивации, наблюдения и анализа поведения людей.

Напомним, что в рамках концепции эмоционального интеллекта умение поддерживать взаимоотношения по большей части заключается в умелом обращении с чужими эмоциями.