Первый этап работы с текстом документа

На первом этапе редактор осуществляет чтение текста в целом и устанавливает, насколько логично и понятно для адресата изложено ОГЛАВЛЕНИЕ документа, исправляет логические и смысловые ошибки.

Психолингвисты установили, что первоначальное смысловое восприятие текста единообразно и закономерно у всех читающих. Слова объединяются в сознании читающего, образуя определенные смысловые связи. Только при первоначальном чтении текста возможно обнаружить основные смысловые ошибки, влияющие на адекватное понимание содержания документа. Если возникла остановка, то это означает, что в тексте есть ошибка, которую необходимо исправить, иначе и адресат не сможет чего-то понять в содержании документа.

Повторное чтение текста (окончательное восприятие) обычно приводит к тому, что читающий в конце концов находит правильный смысл, угадывает замысел автора. Но такое затрудненное понимание в результате окончательного восприятия текста не может служить основанием для того, чтобы признать все предложения текста правильными с точки зрения логики, смысла и стиля.

Важно запомнить

Существует первоначальное и окончательное восприятие текста. Все ошибки смыслового и логического плана обычно легко выявляются при первоначальном чтении текста, когда он воспринимается как совсем новый и незнакомый.

Однако составитель документа, являясь и редактором текста одновременно, не может воспринимать собственный текст как новый, что приводит к определенным трудностям поиска смысловых ошибок. Ему кажется, что текст написан именно так, как с его точки зрения правильно сто написать, следовательно, он не видит возможности иного понимания текста. А лингвистами доказано, что умение увидеть создаваемый текст с позиции другого чело века – основа редакторского и стилистического мастерства. Для того чтобы составителю и редактору в одном лице "организовать" первоначальное восприятие текста документа, необходимо на некоторое время отложить написанный текст, затем прочитать текст снова, воспринимая его как незнакомый.

При этом необходимо обратить внимание на характер чтения текста: пофразное чтение должно быть плавным и непрерывным. Там, где не будет плавного чтения с пониманием, необходимо искать смысловую или логическую погрешность. Поэтому редактор осуществляет плавное скольжение глазами по строкам документа.

Если же при непрерывном и плавном чтении возникла непроизвольная остановка, то это означает, что в тексте есть смысловая ошибка, которую необходимо исправить. Пропущенная смысловая или логическая ошибка может привести к тому, что адресат неправильно истолкует фразу, а затем и неверно поймет ОГЛАВЛЕНИЕ всего служебного документа.

Обратите внимание

Если первичное чтение фраз текста прерывисто и затруднено, то это означает, что в данном месте есть какая-то ошибка, которая должна быть найдена и исправлена редактором.

Второй этап работы с текстом документа

Главной задачей второго этапа работы с текстом является проверка фактического материала, используемого при создании и редактировании документа. На этом этапе редактор документа должен внимательнейшим образом проверить и перепроверить следующее:

• опирался ли при создании и оформлении нового документа автор-составитель на последние государственные стандарты РФ по написанию организационно-распорядительной документации;

• использовал ли автор-составитель первоисточник при составлении текста нового документа;

• имеются ли выходные данные тех документов, на которые опирался автор-составитель при написании нового документа;

• включен ли в составленный документ только новый и достоверный цифровой и фактический материал из документа первоисточника;

• уточнены ли при составлении текста все цифровые и фактические сведения, касающиеся адресата и адресанта (фамилии, имена, отчества, названия и адреса организаций, географические обозначения и т.д.);

• опирался ли составитель текста документа на последние ортологические (нормативные) словари и справочники по современному русскому языку, что является крайне необходимым при решении сложных языковых вопросов, касающихся культуры деловой письменной речи.