Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета
Первичный учетный документ является письменным свидетельством о совершении факта хозяйственной жизни, имеющим юридическую силу и не требующим дальнейших пояснений и детализации. Он является основой документального оформления различных финансовых операций и их последующего отражения в бухгалтерском учете. При этом каждый первичный учетный документ отражает один факт хозяйственной жизни.
Ответственные за оформление факта хозяйственной жизни лица обеспечивают своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации и отражения данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Ответственность за соответствие первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни также возложена на ответственных лиц. При этом главный бухгалтер, работники бухгалтерских служб и работники централизованных бухгалтерий не несут ответственности за соответствие данных в первичных учетных документах, составленных другими лицами.
Первичные учетные документы учреждениями сектора государственного управления принимаются к учету, если они составлены по утвержденным формам, перечень которых применительно к разделам учета приведен в табл. 2.4. В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах учреждение вправе включить в первичный учетный документ, дополнительные реквизиты.
Таблица 2.4
Перечень унифицированных форм первичных учетных документов
|
Наименование формы |
Нормативный документ |
|
По учету сельскохозяйственной продукции и сырья |
Постановление Госкомстата России от 29.09.1997 № 68 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации но учету сельскохозяйственной продукции и сырья" |
|
По учету труда и его оплаты |
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" |
|
По учету основных средств и нематериальных активов |
Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств" |
|
По учету материалов |
Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" |
|
По учету работ в капитальном строительстве |
Постановление Госкомстата России от 11.11.1999 № 100 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ" |
|
По учету работы строительных машин и механизмов |
Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" |
|
По учету работ в автомобильном транспорте |
|
|
По учету результатов инвентаризации |
Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций и результатов инвентаризации" |
|
По учету кассовых операций |
|
|
По учету торговых операций |
Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций" |
Формы документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, с введением Закона о бухгалтерском учете с 01.01.2013 для других организаций, за исключением кассовых документов[1], носят рекомендательный характер и организация вправе самостоятельно разрабатывать и применять для документирования фактов хозяйственной жизни другие формы первичных документов.
Так, например, ФНС России своим письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры" в помощь экономическим субъектам предлагает к применению форму универсального передаточного документа (УПД) на основе счета-фактуры. В данной форме объединяется информация ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТП) и отражаются все необходимые показатели для первичных учетных документов, в целях исчисления налога на прибыль организаций и расчетов с бюджетом по НДС.
Первичные учетные документы, форма которых утверждается руководителем экономического субъекта, должны содержать обязательные реквизиты установленные Законом о бухгалтерском учете, которые и приведены в табл. 2.5.
Таблица 2.5
Обязательные реквизиты первичных учетных документов
|
№ п/п |
Обязательные реквизиты |
Характеристика |
|
1 |
Наименование документа |
Заключает в себе финансово-экономическое ОГЛАВЛЕНИЕ факта хозяйственной жизни. Документ, не имеющий наименования, а также документы с неясным, плохо читаемым наименованием не имеют юридической силы |
|
2 |
Дата составления |
При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет адресность во времени: отсутствует временной интервал, в котором должен быть осуществлен учет этого документа. Фактически, подобный документ не имеет юридической силы |
|
3 |
Наименование экономического субъекта, составившего документ |
Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов субъекта, теряет адресность и не может быть исполнен |
|
4 |
ОГЛАВЛЕНИЕ факта хозяйственной жизни |
Необходимо строгое соответствие между наименованием документа и ОГЛАВЛЕНИЕм проводимых по нему операций |
|
5 |
Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения |
Измерители могут быть натуральными (в единицах веса, габаритов), трудовыми, денежными. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы |
|
6 |
Наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление |
Документ должен иметь подписи с расшифровкой должности лиц, ответственных за оформление сделки и свершившегося события |
|
7 |
Подписи лид |
Необходимо указание фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых дня идентификации должностных лиц |
Первичный учетный документ должен быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.