Отчет о проверке

В процессе реализации проектов накапливается большое количество документов и других материалов, дающих важную информацию как о проекте в целом, так и об отдельных его этапах. Они представляют собой своеобразную хронику проекта. В масштабных и сложных проектах, имеющих продолжительные периоды реализации, накопленные материалы могут содержать ценную информацию о средствах и методах управления проектами. Они составляют обычно достаточную основу для аудита проекта.

Основная цель аудиторского отчета — улучшить управление будущими проектами. Для этого в отчете следует отразить рекомендуемые изменения в процедуры управления проектами и полученные уроки на основании исследования проблем текущих или выполненных проектов. Для менеджеров проектов отчет служит инструментом подготовки для выполнения будущих проектов.

Аудиторский отчет должен быть выполнен в соответствии с конкретным проектом, реализуемым в конкретной организационной среде. Тем не менее, общий формат для всех проверок позволил разработать аудиторскую базу данных и общую схему подготовки отчетов. Такая общая схема должна содержать следующие элементы:

1) краткое описание и классификация проекта;

2)анализ собранной информации;

3) рекомендации по проведению корректирующих действий;

4) полученные уроки;

5) приложение.

Краткое описание и классификация проекта необходимы для того, чтобы имелась возможность сравнить обследованный уже завершенный проект с некоторым текущим или даже планируемым и определить те разделы и выводы отчета о проверке, которые могут быть с пользой применены для улучшения текущего проекта.

Например, менеджера проекта по написанию компьютерных программ вряд ли будут интересовать результаты аудита проекта по строительству стадиона или переработке бытового мусора. Руководителя небольшого проекта скорее всего не будет интересовать проверка мегапроекта по освоению месторождения, тогда как руководитель крупного проекта может быть заинтересован в этом.

Классификация проекта по характеристикам позволяет руководителям проекта и потенциальным читателям избирательно подходить к содержанию отчета. Типичная классификация проекта для аудиторского отчета должна отражать следующие элементы:

• тип проекта: разработка, производство, маркетинг, организационные системы, строительство и т.п.;

• размер проекта в стоимостном выражении;

• количество персонала;

• технологический уровень: низкий, средний, высокий;

• уровень инновационность;

• ключевые стейкхолдеры.

Могут быть включены и другие параметры классификации, связанные с характеристикой организации.

Анализ включает краткий обзор ключевых заданий проекта, например:

• миссия проекта и его цели;

• используемые процедуры и системы;

• используемые организационные ресурсы.

Рекомендации заключаются в основных корректирующих действиях, которые необходимо предпринять. Но также важно при подготовке рекомендаций отметить положительные достижения, которые можно использовать в будущем. При проведении аудита после выполнения проекта уместно будет отдать должное проектной команде за ее большой вклад и достижения (если они имеются).

Уроки не должны носить форму рекомендаций. Они являются лишь напоминанием о том, что определенные ошибки можно легко избежать и какие принять меры для обеспечения успеха.

В приложении могут быть приведены дополнительные данные или подробный анализ, которые могут быть изучены при желании. Но это не должно быть простое нагромождение информации, должна прилагаться только информация, относящаяся к делу. Полезно издать небольшие буклеты с кратким изложением полученных уроков, со ссылками на аудиторские отчеты, если будет нужна дополнительная информация. Это может показаться формальностью, но люди гораздо чаще, чем можно подумать, используют выводы и материалы, если они имеются под рукой.

Основной целью аудиторского отчета является улучшение управления будущими проектами организации. Непосредственные рекомендации и полученные уроки представляют большую ценность для будущих проектов. В частности, наличие отчетов по аудиторским проверкам и полученным урокам сокращает продолжительность обучения проектной команды перед началом нового проекта.

Но, возможно, наиболее важно то, что могут произойти коренные изменения в организации в результате повторяющихся замечаний и выявленных недостатков в нескольких аудиторских отчетах. Так, в одной организации после проведения аудита по окончании трех проектов было выявлено, что команды просто "перебрасывали" свою часть проекта для продолжения другой команде без всякой координации. В результате было решено включить члена принимающей команды в команду, передающую проект, чтобы можно было выявить проблемы и исправить их, прежде чем передать проект другой команде.

Если отчеты о проверке проектов не хранятся в чьем-нибудь офисе, а реально используются, то через два-три года результаты могут быть весьма заметны. Отчеты о проверках могут оказать мощное положительное влияние на эффективность организации и па профессиональное развитие всех ее членов.