Оставленные и забытые клиентами вещи

Не редкость, когда клиенты теряют или забывают свои вещи в отеле. Причем это может случиться в любом месте отеля: у стойки Reception, в баре, в бассейне, в салоне красоты и т.д. Но чаще всего гости забывают свои вещи, конечно же, в номере, в котором останавливались. Все сотрудники отеля хорошо знают, что им категорически запрещается присваивать себе забытые клиентами вещи. При обнаружении в отеле забытой вещи и ее осмотра сотрудниками службы безопасности (в случае, если вещь выглядит подозрительно) желательно как можно скорее найти ее владельца и вернуть ему пропажу. Но не всегда удается это сделать до отъезда клиента из отеля.

Если гость уже покинул гостиницу, то найденные вещи поступают в службу хозяйственного обеспечения для хранения. В гостиницах с западной моделью управления существует определенный порядок хранения и возврата забытых вещей. Все находки должны быть зарегистрированы руководителем службы хозяйственного обеспечения или его ассистентом. В службе ведется специальный журнал находок (табл. 3.4).

Таблица 3.4

Образец журнала регистрации оставленных и забытых гостями вещей LOST AND FOUND REGISTER

Order № (№ П/П, регистрационный)	Date (дата)	Guest Name (имя гостя)	Place of loss (место утери) or room № (или номер комнаты)	Nature of the object (наименование вещи)	Depositor'sname (имя нашедшего)	Observation (примечания, описание вещи)	Signature (подпись)

При описании вещей необходимо знать определенные правила, поступать в этом вопросе крайне осторожно и очень профессионально. Рекомендуется делать лишь внешнее, визуальное описание забытых вещей. Особенно эго касается ювелирных и меховых изделий. Скажем, найден, на первый взгляд, золотой браслет. Неправильно описывать, что найден золотой браслет; верно: "браслет из желтого металла". Или, к примеру, гостями забыто кольцо и выглядит оно, как кольцо из платины или серебра с бриллиантом. В этом случае данную вещь следует зарегистрировать следующим образом: найдено кольцо из белого металла с бесцветным, прозрачным камнем.

После регистрации забытые вещи помещаются в специальные пакеты соответствующих размеров, к которым прикрепляется небольшая карточка с информацией, перенесенной из журнала регистрации забытых вещей

Данные карточки помогают систематизировать поиск забытых вещей.

В службе хозяйственного обеспечения имеется специальное помещение, где хранятся забытые вещи. Для крупногабаритных вещей отведены стеллажи. Для особо ценных вещей (деньги, кредитные карты, ювелирные изделия, документы) предусмотрен сейф. Необходим также холодильник для забытых скоропортящихся продуктов.

Как правило, в зарубежных гостиницах срок хранения забытых вещей составляет 1 год и 1 день. Что касается забытых продуктов, то этот срок составляет 3 дня (это относится только к нераспечатанным продуктам).

Подробная информация о забытых вещах оперативно передается руководителем АХС в службу приема и размещения, где принимаются незамедлительные меры по возврату найденных вещей владельцам. В зарубежных гостиницах стараются, по возможности, связаться непосредственно с клиентами или с компаниями, по линии которых поселялись "забывчивые" гости, и сообщают им о находках. В некоторых гостиницах идут дальше в этом вопросе и высылают забытые вещи по почте. Учитывая российские реалии, осуществлять возврат забытых вещей владельцам по почте не рекомендуется.

В случае если клиенты в течение оговоренного срока возвращаются за забытыми ими в отеле вещами, необходимо при их выдаче соблюсти некоторые формальности: во-первых, убедиться в том, что обратившийся клиент действительно является владельцем той или иной вещи, во-вторых, при выдаче вещи (вещей) обязательно заполнить соответствующий документ (рис. 3.18).

Рис. 3.18. Образец бланка "Акт на возврат забытой вещи"

Данный технологический документ хранится в гостинице, как и другая документация, не менее одного года.

Бывает так, что у самого владельца вещи нет возможности по какой-либо причине забрать забытую им в гостинице вещь. Человек может попросить помочь ему решить эту проблему кого-нибудь из своих коллег; знакомых; родственников; представителей компании, по линии которой было поселение, и т.д. Выдавать вещь другому лицу возможно только при наличии у него доверенности от владельца забытой вещи. Сотруднику гостиницы, отвечающему за забытые вещи, требуется также получить от самого владельца забытой вещи сообщение в устной форме о его желании в том, чтобы его вещь была передана ему определенным лицом.

По истечении установленного срока, в том случае, если вещь не была востребована владельцем или доверенным им лицом, гостиница вступает в права собственности на нее. Руководство гостиницы в 2-недельный срок принимает решение по распоряжению вещью. Как правило, вещь передается нашедшему ее лицу. Это очень разумный прием, поскольку у сотрудников отеля появляется дополнительный стимул к возврату найденных вещей.

Так же как подарки сотрудникам отеля от гостей, так и перешедшие сотрудникам забытые и невостребованные гостями вещи должны быть особым образом оформлены. В журнале оставленных и забытых вещей делается пометка о том, кому из сотрудников отдана вещь, и выписывается пропуск (разрешение) на вынос вещей (рис. 3.19). В пропуске (разрешении) указывается:

• дата;

• фамилия, имя сотрудника;

• должность, служба/отдел;

• наименование вещей и предметов, разрешенных к выносу из гостиницы;

• подпись руководителя службы.

Пропуск (разрешение) выписывается в трех экземплярах. Оригинал пропуска (разрешения) предъявляется сотрудникам службы безопасности (Security) па служебном выходе из гостиницы, где и остается для отчетности. Другой экземпляр предусмотрен для самого сотрудника (Employee) и третий экземпляр сохраняется у разрешающего к выносу вещей лица (Authorizing Person). В случае, когда стоимость находки весьма велика, но владелец отказывается от нее, руководитель службы приема и размещения принимает необходимые меры для получения письменного отказа от владельца найденной вещи в пользу гостиницы.

При уборке номера после выезда клиента особое внимание следует обращать на индивидуальный сейф для хранения ценностей. Если после выезда гостя сейф закрыт,

Рис. 3.19. Образец бланка пропуска (разрешения) на вынос вещей из гостиницы

необходимо совместно с менеджером и двумя свидетелями службы приема и размещения вскрыть сейф, составить соответствующий акт и действовать, как было сказано выше. Перед заселением нового гостя сейф должен быть открыт. Если в номере остался ключ-карта после отъезда гостя, его нужно обязательно принести в офис руководителя АХС.

Подводя итог разделу "Оставленные и забытые вещи", необходимо сказать о том, что некомпетентность сотрудников отеля в данном вопросе может привести к серьезным конфликтам. Скажем, сегодня горничная за ненадобностью выбрасывает расческу, оставленную гостями после выезда, а завтра клиенты заявляют, что ее стоимость составляет несколько тысяч долларов, поскольку она была приобретена на аукционе личных вещей, принадлежавших мировой звезде кинематографа прошлого века. Или другой пример: горничная, не придав особого значения, выбрасывает из номера баночку, покрывшуюся плесенью. Впоследствии может оказаться, что она выбросила важнейший компонент для проведения эксперимента по созданию нового лекарственного препарата и тем самым задержала новое мировое научное открытие. Гости оставляют в номерах после своего отъезда порой такие вещи, которые, на первый взгляд, не представляют никакой ценности. Но это не означает, что они не дороги и не ценны для самих гостей. Бывает так, что забытые в гостинице совсем старые шарф, футляр для очков или книга очень дороги клиентам, поскольку они подарены им любимыми людьми или связаны с какими-либо событиями в жизни.

"Оставленные и забытые вещи" – это, пожалуй, один из самых уязвимых аспектов в деятельности гостиницы. Это как раз тот случай, когда корыстным клиентам очень легко расставить свои хитро задуманные "ловушки". От сотрудников гостиницы требуется очень умело обойти все расставленные ими "капканы" и "сети" и, вооружившись при этом необходимыми инструкциями и правилами, не дать возможности жуликоватым клиентам упрекнуть персонал отеля в непрофессионализме.