Лекция 8. Особенности языка служебного документа

В результате освоения данной главы студент должен:

знать

• ОГЛАВЛЕНИЕ понятий: языковой стандарт, деловое письмо, рубрицирование, лексическое и графическое сокращение, прописная и строчная буквы;

• проявление языкового стандарта на уровне слов, словосочетаний, предложений и текста документа;

• языковое оформление таких документов, как заявление, доверенность, автобиография, резюме;

• основные виды деловых писем и их языковые формулы;

уметь

• логически верно и аргументированно строить письменную деловую речь;

• анализировать структуру и языковые особенности текста служебного документа;

• продуцировать деловые тексты разных жанров в письменной форме;

владеть

• навыками точного и правильного изложения мысли при построении делового текста;

• способностью к эффективному деловому общению в письменной форме и в деловой переписке.

Ошибка в мыслях вызывает ошибку в словах, ошибка в словах вызывает ошибку в делах.

Д. И. Писарев

Стандартизация языка документа

Рассмотренные нами экстралингвистические свойства управленческой информации и предъявляемые к ней требования должны быть определенным образом выражены в языке документа.

В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию.

Чем же отличается язык документов от других разновидностей языка? Какие лингвистические средства используются наиболее широко в деловых бумагах?

Язык служебных документов существенным образом отличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи, от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей, отличающих его от других стилей речи.

Важно запомнить

Основной и определяющей особенностью языка документа является языковой стандарт. Необходимость языкового стандарта в документе обусловлена экстралингвистическим фактором точности и однозначности толкования содержания документа.

Языковой стандарт в документе проявляется в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковых формул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации.

Языковая стандартизация документа существенно повышает его информативность, заметно облегчает его восприятие и оценку адресатом, что способствует большей оперативности документооборота.

Количество используемых в официальных документах словесных формул, трафаретов, штампов столь велико, что некоторые специалисты вообще не относят к творческой работе написание деловых бумаг, а обучение официально-деловому стилю связывают с созданием навыка автоматического пользования формулами готового письма. Можно привести множество примеров хорошо всем известных канцелярских штампов: "приказ издается", "контроль возлагается", "контроль осуществляется", "выговор объявляется", "порицание выносится" и др.

• Штамп (от итал. stampa – печать, оттиск) – то, что постоянно и без изменения воспроизводится в различных условиях.

Говорить о наличии штампов можно по отношению к любому стилю речи. Штамп существует в устной речи – прежде всего это формулы речевого этикета: приветствия, прощания, поздравления, выражения благодарности, соболезнования и другие стандартные этикетные штампы, используемые в стандартных ситуациях.

Штамп встречается в языке художественной литературы. В литературных произведениях иногда повторяются такие словосочетания: белоствольная березка, извилистая тропинка, ясный сокол, красна девица и др.

В публицистике также употребляются словесные клише: важные события, международная жизнь, печатный орган, прибыть с официальным визитом и др.

Порой подобные стандартные выражения функционально необходимы не только языку газет, но и художественной литературе. Однако необходимо помнить, что как в художественных, так и публицистических произведениях языковая стандартизация обедняет и незаслуженно упрощает современный русский литературный язык, является антиподом выразительности.

Нередко канцелярский штамп из официальной речи проникает в устную разговорную речь. По определению К. И. Чуковского, подобные включения в живую речь называются канцеляритом. Этот термин образован по аналогии со словами, называющими тяжелейшие заболевания: менингит, дифтерит. Канцелярит – это тоже "болезнь", но только "болезнь" языка. Он чужд обиходнобытовой речи, делает ее сухой, примитивной и маловыразительной. В своей книге "Живой как жизнь" К. И. Чуковский приводит различные примеры подобных штампов: "я приобрела для сына настольную игру" – лучше сказать "купила"; "в одном доме со мной проживает известный поэт" – лучше сказать "живет"; "моя подруга получила жилплощадь" – в устной бытовой речи лучше использовать слово "квартиру".

Канцелярский штамп продолжает активно вторгаться в разговорную речь. Например, в деловой речи распространены такие словосочетания, как: осуществить проезд, полет, реконструкцию, строительство. Там они закономерны и выглядят естественно, но если сказать: "Наконец-то я осуществил ремонт дачи", это прозвучит противоестественно. Правильнее сказать: "сделал ремонт дачи" или "отремонтировал дачу".

Однако традиционность употребления одних и тех же конструкций, строгость и единообразие выражений необходимы в деловой речи, поскольку именно они способствуют ускорению и облегчению понимания, предостерегают от возможных ошибок, удобны для машинной обработки. Профессор А. А. Реформатский писал о том, что в официальных документах не очень-то можно "вольничать" словом, а писать необходимо согласно принятой форме.

Однако в среде пишущих документы бытует и другое мнение, а именно: некоторым кажется, что языковые клише недопустимы не только в языке литературы, но и в деловой речи, что якобы стандартизация документа – это обеднение делового языка. Но на самом деле плох не канцелярский штамп как таковой, а злоупотребление канцеляритом там, где он неуместен: в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении. В официально-деловом стиле речи, напротив, развитие стандартизации, проявляемое через языковые штампы, соответствует общим закономерностям эволюции современного общества: автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Стандартизация языка документа – закономерное явление, которое проявляется на всех языковых уровнях: на уровне слова, на уровне словосочетания, на уровне предложения и на уровне целостного текста.

Обратимся к различным проявлениям языкового стандарта в служебном документе.