Особенности систем специального документирования

Кроме общего делопроизводства существуют специальные системы документирования, среди которых выделяют судебную, военную, дипломатическую и некоторые другие разновидности.

Общее делопроизводство связывают с документированием общеуправленческих операций, встречающихся во всех учреждениях, ведомствах, организациях и отражающих связи с подчиненными и вышестоящими учреждениями. Говоря о специальных делопроизводствах, авторы указывают на их связь с обслуживанием специальных функций аппарата, документированием отдельных операций в работе учреждений и ведомств.

Существенными особенностями отличается судебно-следственная документация, специфика которой обусловлена неординарностью зафиксированных событий, зависимостью от материального и процессуального законодательства соответствующей эпохи. Среди отечественных историков отношение к группе источников, представлявших делопроизводственную документацию правоохранительных органов, норой остается скептическим. В известной мере это стало следствием "разоблачительного" настроя российской историографии конца 1980-х – 1990-х гг., считавшей, что в сталинской России террор заменил уголовное судопроизводство. Тем самым предопределялось мнение об ущербности судебной статистики, документов органов юстиции и прокуратуры. Однако даже с учетом того, что в таких документах фиксировалась не норма, а отклонения от нее (своего рода патология), судебно-следственные материалы позволяют реконструировать и сами нормы (правовые и нравственные), и политику власти в отношении их поддержания. Рассмотренная в комплексе и критически проанализированная, судебно-следственная документация представляет собой уникальный источник, отражающий различные аспекты взаимоотношений человека с властью, социальные противоречия. Рассмотренные вне контекста отдельные документы (например, обвинительное заключение или приговор) могут привести к ошибочным выводам.

Важно изучать весь делопроизводственный массив:

– материалы предварительного следствия, которое могло длиться в течение нескольких лет (постановления об избрании меры пресечения, ордера и справки на арест, протоколы ареста и обыска);

– материалы следственных дел (анкеты арестованных, протоколы допросов и очных ставок, показания арестованных, постановления об окончании следствия и предъявлении следственного делопроизводства, обвинительные заключения), в которых отражались результаты расследования;

– материалы судебных заседаний (приговоры, справки о приведении приговора в исполнение).

Далеко не всегда следственные дела включали весь регламентированный законом перечень документов, нередко содержали неточности и небрежности в оформлении – все эти особенности надлежит учитывать при работе.

Основой для возбуждения следствия мог стать донос. По возможности надо стремиться установить личность доносчика, побудительные мотивы и степень достоверности содержащихся в доносе сведений.

Наиболее дискуссионным остается вопрос о возможности извлечения достоверных фактов из материалов следственных дел, в частности, допросов обвиняемых и свидетелей, признательных показаний.

С. В. Журавлев предлагает методику двойной перепроверки данных. На первом этапе сведения перепроверяются путем сопоставления показаний разных арестованных, содержащихся в различных следственных делах; на втором – данные, полученные на следствии, анализируются при помощи иных источников, в том числе документов других архивных фондов, источников личного происхождения. Необходимо сопоставление содержащихся в материалах дел документов с характеристиками, справками, послужными списками фигурантов.

Следует иметь в виду, что пользоваться сведениями из протоколов, обычно содержавших во время массовых кампаний стандартный набор обвинений, нельзя без привлечения дополнительных материалов. Важно также собрать максимально возможную информацию о следователях, ведущих дело, свидетелях. Важным источником служат ходатайства, жалобы, заявления подследственных, направленные в вышестоящие органы суда и прокуратуры, правительство, партийным руководителям. Большую ценность имеют сохранившиеся в делах вещественные доказательства: фотографии, открытки, дневники, письма.

Особую важность приобретают наблюдательные дела, в которых представлены сведения о дальнейшей судьбе обвиняемого, в том числе материалы пересмотра состава преступления и реабилитации. Привлечение этих документов дает возможность скорректировать тенденциозность представленных в следственных делах материалов и способствует установлению истины.

Дипломатические документы, будучи одной из форм дипломатической деятельности государства, отражают особенности, присущие политическому и социально-экономическому строю страны, ее языку, культуре. Однако общим для дипломатической документации является то, что к ней предъявляются особые требования; соблюдается техника дипломатической переписки и учитываются традиции страны пребывания. Дипломатический документ требует ответа, отсутствие которого может быть воспринято как ответ негативного характера.

К числу дипломатических документов относятся послания, ноты, меморандумы, письма, телеграммы глав государств и правительств с изложением в них позиции по актуальным проблемам: по признанию независимости государств, установлению дипломатических отношений, протесты по поводу действий на международной арене и пр.

Важнейшая роль в дипломатической практике принадлежит переписке, традиционными видами которой являются:

– личные ноты;

– вербальные ноты;

– памятные записки;

– меморандумы.

Спецификой личных и вербальных нот является включение в их текст так называемых формул вежливости (комплиментов), например: "Прошу Вас, господин Министр (господин Посол), принять уверения в моем самом высоком уважении". Характер комплимента должен учитывать принцип взаимности: ведомства иностранных дел некоторых стран могут нс использовать комплименты в своей дипломатической переписке.

Наиболее распространенный в настоящее время документ – вербальная нота, в которой излагаются политические, экономические, научно-технические проблемы как двустороннего, так и многостороннего характера. Обычно вербальные ноты начинаются и заканчиваются комплиментом, который может быть опущен, если нота содержит протест в связи с действиями представителей посольства или государства, а также в нотах с выражением соболезнования.

Во время Второй мировой войны, когда обстановка диктовала принятие главами государств антигитлеровской коалиции срочных и ответственных решений, сложилась практика обмена между ними личными письмами, посланиями. Ввиду высокого положения отправителя и получателя и большого значения таких документов их принято выделять в самостоятельный вид дипломатической переписки. В них также имеются протокольные формулы – обращение и заключительный комплимент.

В 1950-е гг. появилась практика обмена нотами непосредственно между правительствами. Такие ноты являются официальными документами, независимо от характера изложенного в них вопроса. Как правило, в них комплиментов нет. Не требуют комплиментарного оформления также памятные записки (переданные лично или направленные с курьером) и меморандумы.

Многие государства используют также такие не имеющие строгой формы дипломатические документы, как декларации, послания, заявления глав государств, правительств, министров иностранных дел, высших законодательных органов по вопросам международных отношений.

Дипломатический протокол внимательно следит за соблюдением традиционных норм и правил переписки, решительно выступая против их нарушения и нанесения ущерба достоинству страны. Любой документ начинается с обращения: точный титул и фамилия лица, которому он адресуется, подчас не менее важны, чем его ОГЛАВЛЕНИЕ. Форма обращения в дипломатической переписке зависит от конкретного случая и местной практики. Дипломатические документы изготовливаются на бумаге высшего качества, при печатании текста нс допускаются подчистки и исправления. От руки пишутся только личные письма полуофициального характера. Однако если автор хочет проявить к адресату знак особого внимания, обращение к нему и заключительный комплимент пишутся от руки.

Особенности специальных делопроизводств следует учитывать при работе с документацией соответствующих ведомств.