Лекция 2. Особенности работы с деловой информацией
Рассмотрим информационную технологию как единый процесс, в общем случае состоящий из этапов сбора, хранения, передачи, обработки и вывода информации, которые могут следовать друг за другом многократно и в различных сочетаниях.
Главная особенность деловой информации сегодня состоит в том, что она все больше предоставляется в электронном виде. Если раньше первичный документ создавался на бумажном носителе, а затем вручную вводился в компьютер, то сейчас исходной является информация именно в цифровом виде, так как основная масса документов прежде, чем материализоваться на бумаге, создается в памяти компьютера, где она существует в электронной форме в виде файла. На бумагу сведения выводятся позже для того, что бы придать документу юридическую значимость, обеспечить его передачу по назначению, а затем обеспечить хранение артефакта в течение установленного законом срока. Если же информация не требует документирования, то воспроизводить ее на бумаге необязательно, она может быть передана и использована гораздо быстрее именно в электронной форме. В менеджменте значительная часть рабочих процессов потребляет именно такую информацию, поскольку принятие решений требует подготовки, а подготовка должна производиться оперативно и обеспечивать получение максимально полной информации, всесторонне освещающей рассматриваемый вопрос. Новые информационные технологии идеально приспособлены для этого. Принятое решение в большинстве случаев должно оформляться документально, так как оно должно иметь юридическую силу.
Документально оформленная деловая информация передается адресату (по почте, факсу, курьером), где она подвергается обработке, в процессе которой повторно переводится в электронную форму путем ручного ввода данных, а в последнее время все чаще путем сканирования. Современные технические и программные средства позволяют отсканировать документы сложной структуры и достоверно распознать содержащуюся в них информацию. Извлеченные данные поступают в системы обработки, например, в ERP-системы[1], автоматизированные банковские системы и др. Данная процедура характерна для финансово-расчетных документов, документов, сопровождающих материальные потоки, при этом в организационно-управленческой сфере в основном циркулируют документы неструктурированные, в которых важна их семантика (ОГЛАВЛЕНИЕ, смысл).
Так, если документы адресованы руководителю, а в менеджменте они образуют наиболее важную группу документов, требующих принятия решений, то после их регистрации по установленным правилам делопроизводства они, как правило, сканируются и переводятся в графический формат. Делается это не только с целью обеспечения сохранности сведений, но и для удобства их последующего использования, так как только в таком виде документы могут быть переданы по каналам связи со всеми атрибутами, характерными для подлинника. В этом случае должностное лицо работает с электронной копией подлинника документа, а оригинал сразу подшивается в дело. Именно по такой схеме построены системы автоматизации делопроизводства, которые получили довольно широкое распространение в нашей стране.
Работа с электронной копией бумажного документа может происходить при наличии соответствующих технических средств: стационарного компьютера, ноутбука, планшета или даже смартфона, которыми менеджер должен владеть. Непременным условием является наличие корпоративной компьютерной сети и сети Интернет, которая позволяет, если политика безопасности это допускает, вести работу с документами практически из любого места. Таким образом, преимущества электронной копии перед подлинником очевидны, но так же очевиден и самый существенный недостаток такой технологии – электронная копия не имеет юридической значимости. Даже если подписать копию документа электронной подписью, она не станет эквивалентной подлиннику, хотя семантически ему и тождественна.
Юридическую значимость имеет первичный файл электронного документа, если он подписан электронной подписью уполномоченного лица с соблюдением всех регламентов и ограничений, установленных в сертификатах, который послужил основой для получения бумажного документа. Распечатанный документ в этом случае является бумажной копией электронного документа.
Подлинник документа в электронной форме может передаваться по сети как полноценный документ, но возникает вопрос, где его хранить в течение установленного законом срока? Электронные дела в делопроизводстве уже разрешены, но электронных архивов, подобных существующим бумажным архивам, еще не создано и соответствующие технологии еще не отработаны. Следовательно, в таком виде могут существовать только документы, которые хранятся короткие отрезки времени (три-пять лет), что вполне могут гарантировать современные технические и программные средства обработки данных организаций – держателей документов.
Общеизвестно, что в менеджменте значительную часть составляют документы, содержащие персональные данные, которые весьма строго охраняются Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" и не всякая информационная система может быть аттестована на соответствие данному закону. Более того, на ряд документов сроки хранения исчисляются десятилетиями. Поэтому очевидно, что работа с такой информацией может вестись только в бумажном виде или в виде электронных копий подлинников, так как сам подлинник некоторое время должен храниться в деле и позже должен передаваться в архив на долговременное хранение.
Традиционное делопроизводство, имеющее многовековую историю, постепенно сдает свои позиции и эволюционным путем трансформируется в электронный документооборот. Тем не менее, бумажные документы не уйдут в прошлое, пока электронное архивное дело не будет налажено в масштабе страны. Но внутренний документооборот, а также документооборот с контрагентами, предусматривающие сроки хранения документов, не превышающие пяти лет, могут быть переведены в электронный вид и постепенно в него переводятся. Единственный документ, который до последнего времени не мог существовать в электронной форме – счет-фактура – сегодня может направляться контрагенту через специального оператора связи (например, "Таском", "Калуга-Астрал"). Под данную технологию уже адаптирована бухгалтерия 1C, вопрос состоит в ее массовом практическом использовании.
С течением времени менеджеры преимущественно будут иметь дело с электронными образами документов, т.е. с графическими файлами, полученными путем сканирования подлинников. Из числа известных форматов наибольшее распространение получили формат PDF и TIFF, позволяющие в хорошем качестве хранить многостраничные документы и визуализировать их бесплатными программами. Если же речь идет о проектах документов, которые передаются при коммуникациях, то предпочтительнее использовать полноценные цифровые документы, подписанные усиленной электронной подписью.
Информационные технологии, которые раньше применялись только в корпоративном секторе, давно стали доступны любым пользователям. Персональные компьютеры, затем широкополосный интернет, мобильные телефоны, локальные сети и Wi-Fi, ноутбуки, смартфоны и, наконец, планшеты создали личную среду, которая ничем не уступает информационному пространству на работе и нередко даже превосходит его по своему качеству. Рост компьютерной грамотности населения, естественные демографические процессы, социальные сети, снижение стоимости оборудования, глубокое проникновение информационных технологий в учебный процесс и своеобразная мода на конечные мобильные устройства ведут к опережающему обновлению техники и операционных систем в личном секторе. Сегодня многие обладают персональными устройствами, которое более совершенны, чем те, которые им предлагают ИТ-службы работодателя. Приобретая новые "гаджеты", пользователи получают новейшие операционные системы и версии пакетов прикладных программ. При этом они не испытывают тех ограничений по доступу к информационным ресурсам общего назначения, которые накладываются на работе. Такие менеджеры, приходя на рабочее место, всегда будут испытывать определенный дискомфорт, связанный с ними.
Сотрудники компаний хотят, чтобы знания, оборудование, программное обеспечение и технологии, которые они используют в быту, были максимально совместимы со знаниями, которые требуются на рабочем месте, а ограничения на доступ к информационным ресурсам Интернета были минимальными
Безусловно, не каждая организация может позволить своим сотрудникам приносить в офис собственные ноутбуки и хранить на них служебную информацию, так как в крупных фирмах поддерживаются определенные политики информационной безопасности. Но запретить использовать на работе собственные смартфоны почти невозможно, хотя современный смартфон или планшет по своей производительности мало чем уступает персональному компьютеру, а по коммуникативным характеристикам даже превосходит его. Такой запрет можно обеспечить только огромными вложениями средств в информационную безопасность, на что пойдет далеко нс каждый собственник предприятия. Поэтому происходит конвергенция (взаимное проникновение) интересов работника и работодателя. Данная тенденция получила название консьюмеризации, которую понимают как ориентацию информационных технологий на потребителя. Под потребителем подразумевается менеджер, финансист, бухгалтер и любой другой работник, использующий информационные технологии для выполнения своих должностных обязанностей.
Такая ориентация имеет как положительные, так и отрицательные стороны, их удобно исследовать, используя стандартный SWOT-анализ (табл. 2.1).
Анализ показывает, что принятие решения – непростая задача: трудно правильно определить границы, в которых ориентация ИТ на потребителя будет оправдана, так как остро встают вопросы информационной безопасности, лицензирования ПО, правовой ответственности и совместимости инфраструктуры. Тем не менее, многие руководители положительно оценивают данные тенденции, несмотря на опасения.
Отмеченные выше обстоятельства привели к зарождению похода, который называют BYOC или BYOD (Bring Your Own Computer или Bring Your Own Device – "принеси свой компьютер" или "принеси свое устройство"). Он удобен пользователям и выгоден работодателям, так как позволяет сократить расходы не только на приобретение оборудования, но и на закупку программного обеспечения и его поддержку, а также возложить решение части технических проблем на самих пользователей, освободив ИТ-подразделения. Так, по данным специалистов компании Forrester Consulting, 83% ИТ-руководителей выступают за выборочную (там, где это оправданно) ориентацию ИТ на потребителя, характеризуя эту тенденцию как исключительно положительную[2].
Таблица 2.1
Ориентация на потребителя (SWOT-анализ)
|
Положительное влияние |
Отрицательное влияние |
|
|
Внутренняя среда (работник) |
Сильные стороны (Strengths) 1. Работа в знакомой среде легче и эффективнее. 2. Уменьшение усилий на обучение. 3. Повышение мобильности. 4. Возможность получения компенсации части расходов на приобретение оборудования, эксплуатацию и сопровождение. 5. Возможность продолжить незаконченные проекты в пути, дома. 6. Возможность постоянно поддерживать единые коммуникации |
Слабые стороны (Weaknesses) 1. Выполнение рабочих обязанностей по завершении рабочего дня. 2. Усиление эксплуатации наемного работника. 3. Вторжение работодателя в частную жизнь работников. 4. Износ личного оборудования. 5. Риски, связанные с утратой устройства, и связанная с этим правовая ответственность. 6. Личные расходы на приобретение оборудования и программного обеспечения (ПО). 7. Самостоятельное обслуживание своих устройств, используемых по двойному назначению |
|
Внешняя среда (работодатель) |
Возможности ( Opportunities) 1. Рост производительности труда персонала. 2. Повышение мобильности персонала. 3. Возможность поддерживать контакты с работниками практически непрерывно. 4. Уменьшение нагрузки на ИТ-подразделения. 5. Сокращение затрат на приобретение оборудования, системного и прикладного ПО. 6. Сокращение расходов на обучение и повышение квалификации. 7. Уменьшение транспортных расходов и расходов на ОГЛАВЛЕНИЕ офисных помещений при фрилансе. 8. Более быстрый и эффективный переход на облачные технологии (SaaS) |
Угрозы (Threats) 1. Снижение уровня информационной безопасности. 2. Снижение контроля над собственными данными, в том числе уменьшение возможностей по гарантированному уничтожению производственных данных на личных компьютерах пользователей. 3. Неурегулированность ответственности работников при форсмажорных обстоятельствах. 4. Повышенная вероятность нарушения законодательства по защите персональных данных. 5. Проблемы, связанные с утратой или конфискацией оборудования у работников при нарушении последним законодательства. 6. Необходимость обеспечения совместимости инфраструктур ы. 7. Зависимость от доступа к Интернету. 8. Повышенные угрозы нарушения правил лицензирования ПО |
Одним из проявлений консьюмеризации считают вынужденное ослабление политики информационной безопасности. Длительное время коммуникативные сервисы типа ICQ, Skype, а также социальные сети Facebook, "ВКонтакте" и др. считались (и небезосновательно) источниками угроз. Теперь же компании осознали, что данные типы сервисов помимо прочего представляют собой технологический ресурс, способный принести пользу бизнесу. Смягчая корпоративные политики безопасности, во многих компаниях начинают выборочно (там, где это оправдано) разрешать их умеренное использование, так как взаимодействие персонала в менеджменте исключительно важно. В этом ряду нужно отметить недавнее приобретение Skype компанией Microsoft и развитие SharePoint и Lync – они должны привнести недостающие элементы общения в офисное программное обеспечение лидера рынка.
Таким образом, ориентация на потребителя, начавшаяся с социальных сетей, смартфонов и облачных технологий, сегодня стирает границы между профессиональной и частной жизнью информационных работников: сотрудники начинают пользоваться одними и теми же каналами коммуникации дома и на работе (электронной почтой, мгновенными сообщениями, календарями, мобильной связью, видеосвязью, облачными хранилищами и др.). Консьюмеризация вместе с облачными технологиями, становясь устойчивой тенденцией, меняет информационный менеджмент на предприятиях и в организациях. Теперь ИТ-подразделения, ранее диктовавшие не только стратегические, но и тактические решения, вынуждены учитывать желания потребителей и перестраивать свою работу, считаясь с мнением увеличившейся прослойки технически грамотных специалистов. Аналитики ожидают изменения роли ИТ-подразделений в реальном секторе экономики и государственном управлении.
Консьюмеризация – одно из самых новых явлений в области информационных технологий и информационного менеджмента, которое еще только осознается обществом.