Особенности анализа коммерческих и некоммерческих организаций, а также государственного и муниципального управления

В различных сферах управления анализ имеет свою специфику. Анализ в управлении коммерческой организацией направлен, прежде всего, на повышение экономической и коммерческой эффективности. Для этого анализируются емкость рынков, с которыми работает компания, ее рекламно-информационная деятельность, закупочная работа, прогрессивный опыт успешного маркетинга отечественных и зарубежных компаний. Развивая внешнеэкономическую деятельность, коммерческие организации сравнивают конкурентоспособность своих товаров с конкурентоспособностью товаров, предлагаемых на международных рынках. В анализе работы поставщиков для получения необходимой информации используется участие в работе товарных бирж, оптовых ярмарок, выставок-продаж и выставок — просмотров образцов лучших и новых изделий, отслеживаются рекламные объявления в средствах массовой информации; практикуется посещение производственных предприятий-поставщиков для ознакомления с их производственными возможностями, объемом и качеством выпускаемой продукции и т.д.

Анализ в управлении некоммерческой организацией обусловлен рядом специфических черт ее деятельности, а именно: негосударственный характер и ограничение на распределение прибыли. Для достижения своих целей некоммерческие организации осуществляют анализ рынка услуг НКО, потребителей услуг, политики продвижения социальной услуги, объема деятельности и структуры Н КО, ресурсов и потенциала, расходов, эффективности использования оборотных активов, денежных потоков, источников финансирования.

В государственном и муниципальном управлении анализ ориентирован на создание благоприятных условий для жизнедеятельности населения страны, региона, города или другого муниципального образования. Одна из задач анализа в данном случае заключается в поиске и нахождении дополнительных источников для удовлетворения растущих потребностей населения, а также в отслеживании социальной отдачи от использования имеющихся ресурсов. Кроме того, органы государственной власти и местного самоуправления рассматривают эффективность работы реального сектора и сферы услуг на территории, интересы которой они представляют, поскольку наличие финансовых и материальных ресурсов — необходимая предпосылка для реализации большинства социальных программ.

Постоянно анализируются соотношение роста средней зарплаты и производительности труда, пропорции доходной и расходной частей бюджета, уровня доходов отдельных категорий населения, прожиточного минимума и т.д. Анализ в государственном и муниципальном управлении призван отслеживать изменения во взаимодействии общегосударственных, местных, групповых и личных интересов, своевременно обнаруживать назревающие конфликты и факторы, их вызывающие. Это позволяет на ранней стадии предупредить вспышки массового недовольства населения, предпринять меры для их предотвращения.

Использование информационных технологий в анализе

На управленческий анализ во многом влияет развитие информационных технологий. При этом изменения, порожденные появлением новых технологий, приводят не только к значительному увеличению объема переработанной информации, но и меняют ОГЛАВЛЕНИЕ анализа, делают возможным то, чего ранее сделать было невозможно. Среди информационных технологий, используемых в настоящее время в управленческом анализе и открывающих такие возможности, — базы данных, OLAP-технологии, информационные технологии для функционально-стоимостного анализа и др.

База данных представляет собой "совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины"^[1]. Данная технология обладает рядом характеристик, отражающих ее суть и отличающих ее от других информационных технологий. База данных:

- характеризует актуальное состояние некоторой предметной области;

- организуется в соответствии с определенными правилами;

- используется для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Выделяют различные виды баз данных, отличающиеся способом представления и обработки хранимой в них информации: иерархические, сетевые, реляционные, объектные, объектно-ориентированные, объектно-реляционные. Примером может послужить база данных о покупателях и их заказах, позволяющая хранить, обновлять и получать своевременно информацию о том, какие заказы принадлежат этому покупателю и какой покупатель поместил этот заказ.

Вперед информационная технология, позволяющая эффективно организовать хранение информации и доступ к ней, — OLАР-технология (англ. online analytical processing — аналитическая обработка в реальном времени). Действие данной технологии основано на следующих принципах:

- быстрый отклик системы (не более 5 секунд);

- полнофункциональный анализ максимально удобным способом;

- многопользовательский доступ, защита информации и т.п.;

- многомерное концептуальное представление данных в виде кубов с иерархическими измерениями;

— получение информации в нужном объеме там, где она необходима.

Требования к построению отчетности в OLAP-системе достаточно высокие — за секунды отчеты должны строиться по миллионам записей, быстро раскрываться по интересующим пользователя аспектам, фильтроваться и перегруппировываться. OLAP-база универсальным образом описывается как набор некоторых данных и таблиц фактов, представляемых в виде многомерных кубов.

Среди информационных технологий, используемых в управленческом анализе, активно развиваются технологии, направленные на реализацию функционально-стоимостного анализа (ФСА).

Основаны они на распределении ресурсов по функциональным группам и последующем распределении расходов но объектам затрат с помощью источников издержек. При этом используются электронные таблицы, специальные ФСА-программные решения, хранилище данных^[2]. Результатами указанных технологий являются числовые и графические экраны и отчеты, сводная отчетность с возможностями детализации, функция выборки данных, средства написания нерегламентируемых запросов и отчетов.

В целях использования электронных таблиц для реализации финансово-стоимостного анализа создается рабочая книга с несколькими таблицами. Каждая таблица описывает определенный бизнес-процесс, например: продажи, поставки, обработку заказов и т.н. Ресурсы задаются в других таблицах, их стоимость импортируется из бухгалтерской системы. Каждой таблице процесса соответствует своя матрица ресурсов и функций, содержащая стоимость ресурсов (в строках) и их распределение по функциям (в столбцах). Общие расходы на каждую функцию (т.е. столбец) рассчитываются и делятся на суммарное количество источников издержек, т.е. для каждой функции вычисляются затраты в пересчете па единицу. Матрицы связаны с таблицами стоимости ресурсов, а в таблицы с ФСА-отчетами из матриц извлекаются данные о расходах по функциям.

Специализированное программное обеспечение для реализации функционально-стоимостного анализа позволяет осуществлять следующие функции:

- извлечение и импорт данных из бухгалтерской книги непосредственно в функционально-стоимостной анализ;

- определение разнообразных схем отображения для распределения денежных средств от ресурсов по функциональным группам;

— трассировка расходов от функциональных групп к объектам расходов, от одного набора объектов к другому (например, от продуктов к заказам или клиентам);

— преобразование формул, часто используемых вместо временных показателей для расчета времени обработки;

— получение выборки данных и запросов по доходам и расходам (доходов по клиентам, вкладов по территориям, расходов по категориям продуктов и др.);

— генерирование предопределенных и нерегламентируемых отчетов;

— выполнение сценариев "что если", для того чтобы оценить, как влияют на затраты и прибыли те или иные изменения в источниках издержек.

Использование хранилища данных позволяет поддерживать очень большие объемы данных из различных источников, индексировать их и извлекать для анализа или отчетов. В качестве источников могут служить финансовые учетные системы организаций, внутренние операционные базы, внешние базы и Интернет. Преимущество хранилища заключается в том, что все данные содержатся в одном месте, универсально кодируются, находятся в статическом состоянии (т.е. не меняются постоянно, как это бывает в транзакционных системах) и легко доступны по всей организации. Возможности хранилища очень широки и удобны для пользователя. В этой среде нетрудно построить сложные модели, используя инструменты хранилища и языки программирования. Кроме того, легко осуществляется интеграция с внутренними и внешними данными. Некоторые специалисты предлагают использовать совместно хранилища данных и специализированное программное обеспечение для функционально-стоимостного анализа.

Выводы

1. Анализ — это функция управления, направленная на определение состояния объектов исследования, их особенностей и тенденций изменения с помощью средств и методов изучения обстановки, проблем, ситуаций путем выявления и сопоставления свойств и характеристик этих объектов по установленным критериям и показателям.

2. Анализ является основным источником информации для других функций, а также используется для оценки выполнения этих функций.

3. Анализ внешней среды позволяет формировать взвешенные и обоснованные управленческие решения относительно развития социально-экономической системы, своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разработать стратегию, которая позволит достигнуть целей и превратить потенциальные угрозы в выгодные возможности.

4. Среди методов, используемых в анализе социально-экономических систем, широко распространены сравнительный метод анализа и факторный анализ. Сравнительный метод позволяет сопоставить положение социально-экономической системы на сегодняшний день с прошлым периодом и прогнозом на будущее, а также с положением других социально-экономических систем, факторный анализ — выяснить причинно-следственные связи, обстоятельства, повлиявшие на результаты.

5. Процессы глобализации и развития информационных технологий в наши дни приводят к существенным изменениям в управленческом анализе. Меняется не только объем переработанной информации, но и ОГЛАВЛЕНИЕ анализа, что делает возможным то, что ранее сделать было невозможно. Компании, желающие преуспеть в новых условиях, стремятся уловить новые тенденции, процессы, происходящие в мире в целом, анализируя их и учитывая в своей деятельности. В анализе, осуществляемом некоммерческими организациями, глобализационные процессы сказались в первую очередь на предмете их деятельности, проявились в значительном увеличении масштабов задач, для решения которых они создавались. В государственном управлении процессы глобализации приводят к различным формам международного сотрудничества.

6. Среди информационных технологий, используемых в настоящее время и открывающих новые возможности в управленческом анализе, — базы данных, ОLАР-технологии, информационные технологии для функционально-стоимостного анализа и др.