Основные программные продукты в управлении проектами

Одним из необходимых инструментов проектного управления является программный продукт, без которого невозможно осуществлять полноценное планирование и оперативные расчеты.

Как правило, системы управления проектами делятся на системы начального уровня – для небольших фирм с локальными целями, и на профессиональные системы управления проектами – для координации крупных проектов и мультипроектного управления, поэтому и использовать их можно по-разному. Для одних – это инструмент компьютерного моделирования проектов и просчета последствий принимаемых решений до их реализации, для других – средство отображения показателей и получения отчетности. Выбор программного продукта зависит прежде всего от сложности целей и задач проекта.

Чтобы выбрать оптимальный программный продукт для управления проектами, необходимо четко представлять функции и требования, предъявляемые к системе. Так как управление проектами в организации может осуществляться на различных уровнях, требования к программному продукту на каждом уровне тоже будут отличаться. Например, для высшего руководства важны такие характеристики программного продукта как легкость в применении, процедуры для планирования "сверху вниз", возможность получать обобщенные отчеты. Для руководителей на функциональном уровне важнее мощность временного, стоимостного и ресурсного планирования, анализа рисков, средства контроля реализации проекта, а на уровне операций значение имеют простота использования, наглядность и легкость изучения.

Следующим важным шагом в построении системы является выбор программного продукта, который позволит реализовывать логику новых бизнес-процессов предприятия и достичь поставленных целей с максимальным результатом.

Учитывая огромное количество программных продуктов на рынке, сделать правильный выбор очень сложно. Число различных фирм, предлагающих программные продукты но управлению проектами, постоянно растет, и сейчас их число достигло нескольких сотен. В России наиболее популярными пакетами являются такие программные продукты, как Microsoft Project, Spider Project, Primavera, Open Plan и некоторые другие.

Microsoft Office Project 2003 – это комплексное решение корпорации Майкрософт по управлению корпоративными проектами, которое включает в себя семейство программных продуктов (MS Office Project Standart (стандартная версия), MS Office Project Professional (профессиональная версия), MS Office Project Server (серверный продукт), технологию MS Office Project Web Access (веб-интерфейс MS Project, позволяющий участникам проектов получить доступ к проектной информации через Internet Explorer). Интеграция MS Office Project 2003 с другими компонентами Microsoft Office обеспечивает представление данных в разных форматах (Excel, Word, Power Point, Visio). Это является серьезным конкурентным преимуществом данного пакета.

Spider Project Professional (также существуют версии Desktop и Lite, разработчик – "Технологии управления Слайдер") – пакет управления проектами, спроектированный и разработанный с учетом практического опыта, потребностей, особенностей и приоритетов Российского рынка. Этот пакет – единственный из популярных в России программных продуктов отечественной разработки.

Пакет Spider Project, в отличие от западных аналогов, имеет следующие особенности:

– наилучшие расписания выполнения работ и оптимальное использование ресурсов проектов;

– встроенная система анализа рисков и управления резервами по срокам и стоимости работ;

– возможность создания, хранения и включения в проекты типовых фрагментов проектов;

– оптимальная организация групповой работы и мультипроектного управления и многие другие.

Программные продукты по управлению проектами компании Primavera Inc. (представитель в России – ПМ Софт):

– Primavera Project Planner Professional (P4) – профессиональная версия, предназначенная для автоматизации процессов управления проектами в соответствии с требованиями PMI (Project Management Institute) и стандартами ISO. В первую очередь Р4 предназначен для использования в составе корпоративной информационной системы, хотя вполне может работать и автономно, помогая решать задачи календарно-сетевого планирования, определения критического пути, выравнивания ресурсов, what – if (что – если) анализа и других задач моделирования проектов, групп проектов, портфелей и программ;

– SureTrack Project Manager ориентирован на контроль выполнения небольших проектов или (и) фрагментов крупных проектов. Может работать как самостоятельно, так и совместно с Project Planner в корпоративной системе управления проектами.

Программный продукт Open Plan (текущая версия 3.1, разработчик – Welcom Software Technology, сейчас Deltek) обеспечивает полномасштабное мультипроектное управление, планирование по методу критического пути и оптимизацию использования ресурсов в масштабах предприятия. Программный продукт может быть эффективно использован на всех уровнях контроля и управления проектами – от высшего руководства и менеджеров проектов, до начальников функциональных подразделений и рядовых исполнителей.

Open Plan позволяет руководителям разного уровня выполнять следующие функции:

– создавать оперативные планы проектов с учетом различных ограничений;

– определять уровень приоритетности проектов;

– задавать относительную степень важности проектов для распределения ресурсов;

– минимизировать риски;

– проводить анализ хода выполнения работ проекта.

Welcom предлагает использовать профессиональную и "облегченную" версию продукта в совокупности (OpenPlan Professional + OpenPlan Desktop), так как они полностью интегрированы.

Российский рынок программных продуктов по управлению проектами продолжает оставаться открытым для новых разработок.

Выбор программного продукта для управления проектами должен зависеть от целей, задач, стоящих перед организацией, и масштабов осуществляемых проектов. Для реализации локальных проектов можно выбрать упрощенные версии, но для координации крупных проектов и мультипроектного управления нужны более сложные программы с большим набором функций.

Грамотно внедренный программный продукт дает возможность специалистам предприятия:

– структурировать, описывать состав и характеристики работ, ресурсов, доходов и расходов проекта;

– рассчитывать расписание исполнения работ проекта с учетом всех имеющихся ограничений;

– определять критические операции и резервы времени для исполнения других операций проекта;

– рассчитывать бюджет проекта и распределять запланированные затраты во времени;

– рассчитывать распределения во времени потребности проекта в основных материалах и оборудовании;

– определять оптимальный состав ресурсов проекта и распределять во времени их плановую загрузку;

– анализировать риски и необходимые резервы для надежной реализации проекта;

– определять вероятность успешного исполнения директивных показателей;

– вести учет и анализ исполнения проекта;

– получать необходимую отчетность по проекту.

В целом, применение технологий проектного управления даст возможность предприятию перейти на новый уровень развития, когда любые проекты будут осуществляться в заданные сроки и в рамках бюджета.