Основные понятия электронного делопроизводства

Переход к электронному делопроизводству привел к расширению его терминологического аппарата и потребовал уточнения содержания новых понятий, получивших распространение как в нормативных документах, так и в управленческой практике: электронный документ, электронное делопроизводство, электронный документооборот, оцифрование, электронный образ документа.

Многофункциональностью документа объясняется наличие большого числа определений этого понятия, в каждом из которых на первый план выступают те или иные характеристики и функции документа.

• Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационнотелекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Из данного определения выделяется функция электронного документа как средства фиксации информации.

ГОСТ Р 52292–2004 "Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения" определяет электронный документ как "объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды", акцентируя внимание на коммуникативной функции документа. При этом на первый план выступают требования к документу: фиксированность, доступность, целостность, легитимность.

ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 определяет электронный документ как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. На первый план здесь выдвигается правовой аспект документа.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти определяют электронный документ как равнозначный документу на бумажном носителе при условии соблюдения установленного порядка его оформления, что придает электронному документу официальный статус.

В наиболее общей форме понятие "электронный документ" было определено в Федеральном законе от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", а также в ГОСТ Р 7.0.8–2013.

• Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Таким образом, основу понятия "электронный документ" составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты.

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную, что нашло отражение в появлении синонима понятия "делопроизводство" – "документационное обеспечение управления". Введение в практику законодательным путем понятия "документированная информация (документ)" утвердило понятие документа как двуединства информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.), в результате чего происходит как бы материализация и овеществление сведений.

Путем сканирования документа, изначально изготовленного на бумажном носителе, создается его электронная копия, названная электронным образом документа.

• Электронное делопроизводство – делопроизводство, где основным носителем информации выступает электронный документ, вспомогательным – бумажный документ, а исполнителями предписанных инструкций являются человек, компьютер и компьютерная сеть.

Такое определение электронного делопроизводства позволяет вычленить в нем две важнейшие составляющие – создание электронного документа в процессе его документирования с использованием информационных технологий (электронное документирование) и организацию работы с электронным документом в процессе электронного документооборота и электронного архивирования.

• Электронный документооборот как составная часть электронного делопроизводства представляет собой такую систему ведения документации, при которой весь массив созданных, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру.

Электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними), а также их метаданными, с соблюдением требований к оформлению и удостоверению документов.

На почве неупорядоченности документоведческой терминологии не только в печатных изданиях, но и в официальных документах, а за ними и в практике появилось некорректное использование или подмена двух понятий: "электронное делопроизводство" и "электронный документооборот". В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти сказано, что "электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти", однако в системе электронного документооборота электронные документы не создаются. Они создаются в системе электронного делопроизводства на стадии их документирования, и только потом, на второй стадии процесса делопроизводства, т.е. в процессе документооборота, происходит их обработка.

Процедура хранения электронных документов также не входит в процесс документооборота, начинаясь уже за его пределами, а именно там, где завершено исполнение электронными документами основных функций и решается вопрос об их дальнейшей судьбе.

Представляется также некорректным использовать эти понятия в порядке перечисления, как однопорядковые, так как электронный документооборот составляет лишь часть организации работы с электронными документами, которая, в свою очередь, является одной из частей всего делопроизводства. Также некорректно учебную дисциплину "Делопроизводство (документационное обеспечение управления") называть "Документационное обеспечение управления и делопроизводство".