Лекция 2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Под документом понимается зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности[1].
При этом важнейшей характеристикой документа является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.
Документы содержат информацию, являющуюся одним из видов ресурсов организации (наряду с материальными, финансовыми, кадровыми и др.), обеспечивающей возможность реализации управленческой деятельности.
Документы необходимы:
– для осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;
– формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;
– обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;
– обеспечения непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;
– соблюдения требований нормативных правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях;
– обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных разбирательствах, связанных с деятельностью организации;
– защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;
– обеспечения и документального фиксирования достижений и разработок и соответствующих прав на интеллектуальную собственность организации и ее сотрудников;
– документального фиксирования доказательств осуществления деловой, личной и общественной деятельности организации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отличительных особенностях;
– формирования и сохранения корпоративной, индивидуальной памяти, памяти общества.
Законодательно установлено[2], что документы и массивы документов, будучи информационными ресурсами, являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы.
Сохранять созданные документы необходимо в следующих целях.
1. Для обеспечения преемственности и согласованности действий при принятии как текущих управленческих решений, так и оценки их будущих последствий и разработки соответствующих решений посредством:
– сохранения информации о принятых в прошлом и настоящих управленческих решениях и реализуемых видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем;
– сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения подотчетности.
2. Для соответствия требованиям нормативных правовых актов путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрения нормативной базы, применимой к управлению документами с учетом особенностей деятельности организации.
3. Для соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:
– идентификации обоснованных законом интересов, которые заинтересованные лица (сотрудники, деловые партнеры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении сохранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подотчетности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);
– идентификации и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;
– соблюдения законодательно обоснованных требований соответствующей архивной организации.
Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблюдения требований нормативных правовых актов и обеспечения необходимой подотчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени.
Документ является аутентичным, если можно доказать, что он является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует достоверность значений его реквизитов, в частности, что он был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозначено. Термин "аутентичный документ" равнозначен термину "подлинный документ".
Достоверным (надежным) является документ, ОГЛАВЛЕНИЕ которого можно считать полным и точным представлением отображаемых решений, деятельности или фактов и который, как следствие, безусловно может быть использован в последующих решениях или деятельности.
Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением, в результате которых он был создан.
Документ имеет ОГЛАВЛЕНИЕ, контекст и структуру.
ОГЛАВЛЕНИЕ (контент) – это фактическая информация документа, фиксирующая факты, решения, деятельность.
Структура – это внешний вид и расположение частей содержания (например, вид носителя, формат хранения, организация данных, расположение реквизитов, используемые шрифты, примечания, таблицы и т.д.), а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).
Контекст (внешняя среда) – это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, описывающая связи документа с деятельностью организации и с другими документами. Это данные о самом документе (например, заголовок, автор, дата создания), о создателе и целях создания документа (например, об управленческой функции или деятельности, учреждении-создателе), об использовании документа (кем, когда, почему).
Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также включают в себя и данные, связанные с управлением документами.
Таким образом, к метаданным относятся не только реквизиты (элементы оформления) документа. Метаданные включают также данные, сопровождающие документ (например, содержащиеся в регистрационноконтрольных журналах, учетных картотеках).
Различаются метаданные о самом документе, о принципах и правилах управленческой деятельности, о лицах, участвующих в процессе управления и документационного обеспечения управления, об управленческой деятельности и ее процессах, о процессах документационного обеспечения управления.