Основные понятия делопроизводства

Важность упорядочения понятийного аппарата делопроизводства, содержания основных его терминов обусловлена тем, что в огромном информационном потоке документом становится лишь та информация, которая зафиксирована по определенным правилам, придающим ей юридическую силу. Определения основных понятий документационного обеспечения управления содержатся в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8–2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденном приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст (далее ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Исторический экскурс

Понятие "делопроизводство" вошло в практику административных органов России – центральных учреждений Московского государства (приказов) в конце XV – начале XVI в., когда стала складываться система государственного делопроизводства. В первоначальном смысле слова оно обозначало прежде всего порядок письменного оформления производства дел, деятельность, связанную с принятием решений, или "производством дел", где под делом понимался вопрос, который должен был решать административный или судебный орган власти. Делопроизводством также называли совокупность дел по каждому "производству", включающую поданную в приказ челобитную (в XVIII–XIX вв. и начале XX в. – прошение), к которой присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. В 1720 г. основные правила ведения делопроизводства были сформулированы в Генеральном регламенте.

• Делопроизводство – документационное обеспечение управления, самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Важнейшей составляющей частью делопроизводства является документирование.

• Документирование – регламентированный процесс фиксации на различных носителях и оформления на основании установленных требований и норм всей необходимой для осуществления управленческой деятельности информации.

Современное документирование в министерствах и ведомствах сочетает естественные, традиционные способы фиксации информации (рукописный, машинописный, в том числе в виде телеграмм, телефонограмм, факсов, машинограмм, видеограмм) с искусственными (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и другие средства вычислительной техники и микрографии).

Способ фиксации информации определяет и выбор средств документирования. Это могут быть как простые орудия, используемые для составления документа (карандаш, ручка), так и механические (электромеханические средства, такие как: магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника). Это могут быть также и средства вычислительной техники.

В зависимости от средств документирования различаются способы документирования.

• текстовые;

• кино-, фото-, видеодокументирование;

• электронные.

В результате закрепления информации на различных носителях и оформления ее на основании установленных требований и норм образуется документ, отличительными признаками которого являются:

• обязательность смыслового семантического содержания;

• закрепленная на материальном носителе форма, обеспечивающая его сохранность, возможность многократного использования и передачи в пространстве;

• завершенность сообщения.

В разных науках в понятие документа вкладывается различный смысл. В "Кратком словаре архивной терминологии" (1968 г.) документ определялся как "результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)". В информатике документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде". В документалистике под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью ее обращения в динамической информационной системе". В юридических науках документ рассматривается преимущественно как "средство документирования и доказательства правовых отношений", в сфере управления – как "средство фиксации и передачи управленческих решений", в исторической науке – как "исторические источники, носители ретроспективной информации".

Однако все подходы к определению понятия "документ" объединяет одно: документ представляет собой единство информации и ее материального носителя.

• Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В отличие от других носителей информации – книг, газет, журналов, содержащих вторичную, переработанную информацию, в документах информация фиксируется впервые.

Документы как способ общения и передачи информации появились вместе с письменностью. Понятие "документ" (лат. documentum – способ доказательства, свидетельство) с самого своего возникновения наполнено правовым ОГЛАВЛЕНИЕм. Документ служит основанием для принятия управленческих решений, свидетельством и доказательством принятых решений и их исполнения. Он обеспечивает сохранение, накопление, передачу и использование управленческой информации, служит для наведения справок, уточнения архивных данных.

Совокупность документов различных видов и разновидностей, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к оформлению, составляет систему документации.

Документ способен вызывать определенные юридические последствия, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нем положения не противоречат действующему законодательству, а оформление – принятому порядку. Только при соблюдении этих условий документ приобретает юридическую силу.

• Юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Созданный в процессе документирования документ должен выполнить предназначенные ему функции. Выполнение его функций обеспечивает вторая составная часть делопроизводства – организация работы с документами, включающая организацию документооборота, т.е. движения документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления, а также хранения и использования документов в текущей деятельности организации, учреждения, предприятия.

Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним, составляет систему электронного документооборота.