Организация процесса обследования

Последовательность операций или стадий обследования системы управления можно представить в виде технологии, приведенной далее.

Разрабатывается план обследования, в котором ставится четкая задача в отношении объектов и характера обследования (сроки, ответственные лица, формы, методы, техника и т.п.). В плане определяются:

1) субъекты обследования (кто проводит);

2) подразделения управляющей системы (где проводится);

3) уровень управляющей системы;

4) объект обследования, т.е. элемент системы управления (структура, процессы, методы, техника управления);

5) сроки проведения обследования (начало, конец);

6) период, за который обследуются документы и другие материалы;

7) где докладываются (кому передаются или направляются) результаты обследования;

8) формы использования результатов обследования (расчет экономической эффективности мероприятий по сокращению документооборота предприятия, описательная характеристика ступеней структуры управления предприятием и т.п.).

Особое внимание следует уделить четвертому пункту, так как от тщательности разработки вопросников для обследования зависит в основном обеспечение полноты информации, а этот показатель, в свою очередь, определяет успех или неудачу всего совершенствования.

Для оценки положения предприятия на рынке необходимы всесторонний анализ его деятельности и определение перспектив. В основе оценки лежат:

• величина капитала и имущества;

• структура капитала и имущества;

• собственный капитал (чистые собственные средства);

• изменение собственного капитала в течение определенного периода.

На базе анализа финансовых документов рассчитывается огромное количество показателей, характеризующих экономическое состояние и устойчивость на рынке. Среди них важное место занимают тс, с помощью которых представляется возможным определить способность погашения долгов по мере поступления сроков платежей; насколько способны быстро превратиться в деньги (ликвиды) задолженность других партнеров и материальные запасы; достаточен ли объем продаж по отношению к оборотному и основному капиталу (фондам); устойчиво ли общее финансовое положение.

При обследовании в состав основного капитала включаются три элемента: реальный основной капитал, инвестиции и неосязаемые активы.

К реальному основному капиталу относятся здания, машины, оборудование и т.п. Инвестиции – средства, отвлеченные из предприятий на длительный срок и вложенные в другие предприятия. Неосязаемые активы – это активы, не имеющие физической, натуральной формы, но наделенные "неосязаемой ценностью" и в силу этого приносящие дополнительный доход. Сюда входят торговые марки, секреты производства, патенты, авторские права, организация управления и др.

Стоимость неосязаемых активов может материализоваться в такой, например, момент, как продажа предприятия, когда владельцам уплачивается сумма, превышающая балансовую стоимость всего имущества. Данная разница и составляет "цену" предприятия, но она списывается либо фигурирует в балансе чисто символически в виде денежной единицы.

Для оценки относительных показателей используют коэффициенты трех основных групп: показатели финансового положения организации, ее коммерческой активности и рентабельности.

Для определения финансового положения должны использоваться несколько коэффициентов в зависимости от того, что представляет наибольший интерес. Так, для выяснения состояния текущих расчетов организации определяют отношение оборотных средств к краткосрочной задолженности (коэффициент покрытия). Отношение заемного капитала к собственному капиталу является весьма показательной величиной, поскольку в последнее время усиливается значение внешних источников финансирования, а общая сумма обязательств не должна превышать сумму собственного капитала. Для финансового анализа используют также коэффициент собственности, который характеризует степень зависимости организации от заемных средств. Кроме того, применяют отношения текущих обязательств к собственному капиталу и реального основного капитала к собственному капиталу.

Среди показателей коммерческой активности используют отношение суммы продаж к сумме активов, к реальному основному капиталу, коэффициент оборачиваемости и др.

В группу коэффициентов рентабельности включают коэффициенты чистой прибыли, валовой прибыли и отношение чистой прибыли к сумме активов.

Дадим краткий обзор подходов, на которых основаны методы построения критериев и некоторые их свойства, что позволит определить роль и место критериев в общей проблеме оценки эффективности системы управления. Для нее интересный по теоретическому содержанию критерий – коэффициент потерь информации – анализируется в рамках трех характерных составляющих процесса информатизации: информационная перегрузка, существенные изменения в области передачи данных и информационный взрыв. Обилие информации, которая становится доступной в результате применения средств вычислительной техники и передачи данных, очень часто приводит к ситуации, когда пользователь испытывает сильнейшие перегрузки. Именно они определяют во многом степень потребления информации пользователем в системе управления.

В качестве идеальной может рассматриваться ситуация, при которой соблюдается равновесие между производством информации (IG) и ее потреблением (IU):

Это основополагающая формула равновесия.

В действительности объем производства всегда превосходит потребление (IG > IU), или объем потребляемой (используемой) информации равен созданной за вычетом информационных потерь (W):

Объем информационных потерь зависит от множества факторов, в том числе от объема созданной информации, информационных перегрузок (IO) и других переменных (), что можно представить в следующем виде:

С социальной точки зрения информационные перегрузки зависят от ограниченных возможностей человека при обработке и восприятии информации, а также от социальных ограничений в использовании информации: уровня образования, грамотности вообще и компьютерной в частности, степени доступности средств обработки и передачи информации, организации доступности средств массовой информации, коммуникационной политики и др. Обосновывая гипотезу о том, что процесс информатизации общества напрямую связан с ростом информационных потерь, для их расчета предложена Вперед формула:

где – коэффициент информационных потерь.

На основе анализа процессов информатизации общества выдвигаются и обосновываются следующие гипотезы:

• качество создаваемой информации (Q) имеет тенденцию к более медленному увеличению, чем ее количество:

• чем больше создается информации, тем выше уровень информационных потерь:

• чем ниже качество информации, тем выше уровень информационных потерь:

Существует методология измерения степени удовлетворенности пользователей информационной системой управления предприятием. Она объединяет оценки по следующим взаимосвязанным критериям:

а) качеству, т.е. по уровню удовлетворения информационных потребностей пользователя;

б) выгодам, т.е. по повышению экономической эффективности в целом;

в) затратам, т.е. по вложению в развитие коммуникаций.

Степень удовлетворенности пользователя может быть оценена с помощью таких показателей, как типы услуг, которые предоставляются, функциональные задачи, решаемые персоналом. При этом нормализованное значение степени удовлетворенности находится в интервале [-1; +1] и интерпретируется с помощью шкалы для анализа результатов удовлетворенности пользователя информационной системой управления (табл. 3.1).

Таблица 3.1

Шкала для анализа результатов удовлетворенности пользователя информационной системой управления

Нормализованное значение степени удовлетворенности пользователя	Интерпретация значения
+1,00	Максимально удовлетворительно
+0,67	Вполне удовлетворительно
+0,33	Ниже удовлетворительного значения
0,0	Не может быть оценено
-0,33	Ниже неудовлетворительного значения
-0,67	Весьма неудовлетворительно
-1,00	Максимально неудовлетворительно

Другим важным критерием является рыночный (биржевой) курс акций. К сожалению, данный подход в России пока не может быть использован в силу того, что негосударственные организационно-правовые формы информационного обслуживания нс стали публичными акционерными обществами и не предлагают пользователям свои акции на рынке ценных бумаг. В среде коммерческих предприятий, связанных с ИТ, преобладают непубличные акционерные формы, к которым данный критерий имеет косвенное отношение. Но вместе с тем необходимость рассмотрения данного подхода вполне очевидна.

Для оценки и прогнозирования количественных отношений используются: отношение текущей рыночной стоимости к годовому доходу (Р/Е – Price/Earning), соотношение между рыночной (биржевой) стоимостью компании и ее балансовой стоимостью (МВ – market to book). Первая величина является непостоянной, и для ее расчета используется величина роста доходов на акцию, которая зависит от многих факторов, в том числе от колебаний валютного курса, оказывающих самое непосредственное влияние на стоимость приобретения вычислительной техники и ПО и требующих специального исследования; от существующих законодательных ограничений; системы налогообложения; таможенных пошлин. Балансовая стоимость является величиной, стабильной по сравнению с доходами и их ростом.

В свою очередь, соотношение между рыночной (биржевой) стоимостью акции и ее балансовой стоимостью характеризуется двумя специфическими критериями деятельности фирм: ростом основного капитала и доходом на акцию (ROE – return on equity). Показатели финансовой деятельности служат основой данного соотношения, которое дополняется еще одним показателем деятельности – ростом акционерного капитала, используемого для биржевых прогнозов относительно будущего положения.