Организация переговоров

Переговоры – это специфическая форма общения между двумя сторонами, ориентированная на совместное решение проблемы, затрагивающей интересы обеих сторон. К переговорам стороны приводит столкновение целей, интересов, позиций или мнений. Конфликт внутри организации или между организациями – это не обязательно негативное явление, иногда он становится своеобразным катализатором новых идей, новых отношений. Существует немало примеров умелого использования энергетики конфликта для успешного решения серьезных проблем. Переговоры – основной инструмент разрешения межличностных конфликтов в организации. Поэтому знание основ искусства ведения переговоров – обязательная составляющая профессиональной подготовки любого руководителя. Как правило, целью переговоров является принятие взаимовыгодного решения, наиболее приемлемого в данной ситуации.

Проведение переговоров – сложный многоэтапный процесс. Необходимо учитывать специфику и структуру каждого этапа (табл. 4.4).

Таблица 4.4

Этапы проведения переговоров

Подготовительный (докоммуникативный) этап	Дискуссионный (коммуникативный) этап	Рефлексивный (посткоммуникативный) этап
1. Всесторонний анализ проблемы, сбор информации. Определение цели и задач участия вашей стороны в переговорах	1. Представление сторон друг другу. Размещение делегаций в пространственной среде	1. Анализ эффективности проведенной подготовки и результатов достигнутых договоренностей
2.Создание системы аргументации, выработка вариантов решений	2. Изложение проблем и целей, уточнение позиций сторон	2. Составление проекта итоговых документов
3. Организационные вопросы проведения переговоров (место встречи, состав делегации, финансовое обеспечение и т.д.)	3. Дискуссионное обсуждение, согласование интересов	3. Подведение итогов и принятие решений

Соответственно выделяются два основных направления подготовительной работы:

• информационно-аналитическая проработка основного содержания;

• решение организационных вопросов.

Информационно-аналитическая проработка основного содержания

На начальном этапе нужно четко сформулировать цель своего участия в переговорах. Цель – это то, чего вы хотите добиться в итоге. Затем надо дать ответ на следующие вопросы:

• "Каковы ваши шансы на успех?"

• "Какая тактика ведения переговоров подойдет в данном случае: наступательная или оборонительная?"

С выбором ответа могут возникнуть трудности из-за недостатка информации. Поэтому работа над ОГЛАВЛЕНИЕм переговоров должна начинаться со сбора информации.

Первым шагом является структуризация знаний о ситуации, которая представляет ваши интересы. В данном случае успешно применяются когнитивные карты. Для этого строится концептуальная схема:

(цели одного участника) + (цели другого участника) → (общие цели в ситуации).

Следующим шагом становится сбор информации о партнере, о его "школе", связях и другой информации, которая позволит построить модель коммуникации, проанализировать возможные барьеры: культурные, языковые, профессиональные, личные, которые могут повлиять на негативный исход. Информация о партнере поможет в выборе места, времени и стиля общения с партнером, как в случае, когда вы хотите создать удобную атмосферу, так и в том случае, если вы решили вывести партнера из привычной для него среды.

В рамках этого этапа важно использовать структуризацию заинтересованных сторон, которые не участвуют в переговорах напрямую, по чьи интересы могут быть затронуты в ходе обсуждения. В частности, можно применить методику, описанную выше.

Далее необходимо провести анализ взаимовлияния, возможных конфликтных ситуаций. Можно использовать методы сценарного моделирования на когнитивных картах или классические игровые постановки для анализа достижения целей в ситуации и, соответственно, выработки позиции в переговорах. Также важно установить приоритеты в интересах.

Существует целый класс информационно-аналитических и коммуникационных систем поддержки аналитической деятельности для подготовки альтернатив для переговоров, поиска и сбора сведений об участниках, анализа конфликтных ситуаций. Системная парадигма оценки целевой ситуации деловой коммуникации позволяет сформировать принципы модерирования стратегических совещаний и бесед – инструмент для формирования согласованной позиции, целей и стратегий деятельности. Также необходимо упомянуть распределенные системы поддержки принятия решений, такие как ситуационные центры, системы сетевой экспертизы, основной функционал которых связан с организацией коммуникации как традиционного плана, так и направленной на достижение общего решения, выработку общей позиции.