Лекция 7. ОРГАНИЗАЦИЯ И КООРДИНАЦИЯ

В процессе управления многие виды деятельности необходимо структурировать, чтобы можно было выполнить планы. Необходимо определить, кто именно и каким образом должен выполнять каждое конкретное задание, включая и работу по управлению. Распределение таких заданий приводит планы в действие.

Организация — это процесс распределения ролей, ресурсов, заданий, ответственности и полномочий.

Организация — это процесс, который помогает реализовать тот или иной план. В результате организации согласованных действий работники знают, что конкретно ожидается от каждого из них, каким образом они должны действовать, к кому обратиться, когда возникают какие-либо проблемы.

В процессе организации закрепляются взаимоотношения между работниками, определяется, кто отчитывается перед кем, кто за что отвечает. В рамках организационного процесса создается или изменяется организационная структура, закрепляется та или иная схема разделения труда, распределяются полномочия, осуществляется выдача заданий, а также делегирование, т.е. передача, задач, ответственности и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач. Обычно полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент. Когда индивид меняет работу, он теряет полномочия прежней должности и получает полномочия новой. Ответственность — это обязательства выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.

Рассмотрим процесс организации управленческой деятельности на примере отдельной компании. Президент компании осуществляет общее руководство внутренними и внешними связями предприятия. Один вице-президент организует финансовую деятельность, другой ведет стратегическое планирование, курирует вопросы развития бизнеса, третий занимается вопросами НИОКР. Таким образом, осуществляется разделение труда между высшими управленцами, которое сопровождается разделением ответственности и соответствующих полномочий.

Полномочия могут быть различной природы: функциональные, рекомендательные, контрольные, координационные и т.д.

А. Файоль, классик менеджмента, заложивший основы современной теории управления социально-экономическими процессами, выделил ряд принципов организации.

1. Разделение труда на основе рациональной специализации.

Вся история человечества — это история последовательного разделения труда, которая ведет к повышению эффективности деятельности. Современный человек — это, как правило, специалист в своей области. Он, к сожалению, не сможет, как Робинзон Крузо, выжить в условиях необитаемого острова в силу потери универсальных навыков. Он может делать что-то одно, но зато он это делает достаточно быстро, эффективно и качественно.

2. Единство цели и руководства. Это означает, что деятельность, имеющая общую цель, должна вестись по единому плану и управляться одним руководителем. Принцип объясняет необходимость назначения руководителя для координации взаимозависимой деятельности.

3. Рациональное соотношение централизации и децентрализации. В соответствии с данным принципом для каждой ситуации существует оптимальный баланс между централизацией и децентрализацией, и этот баланс нельзя определить без учета способностей руководителя, который координирует деятельность департаментов (отделов).

4. Разделение власти и ответственности: должно быть соответствие между ответственностью руководителя и той властью, которой он наделен. Поскольку ответственность передана руководителю, то ему должны быть даны и право отдавать приказы, и власть требовать их исполнения.

5. Цепочка распоряжений и обратной связи. Все распоряжения должны пройти от верхнего уровня руководства к нижнему через все промежуточные уровни. Информация от нижних уровней управления к верхним также должна пройти по всем промежуточным уровням управления.

6. Справедливость вознаграждения: оплата труда должна соответствовать объему и качеству выполненной работы.

7. Дисциплина: выполнение распоряжений и осуществление определенных санкций в случае невыполнения.

8. Единство команд: любой исполнитель должен подчиняться только одному начальнику.

9. Порядок.

10. Стабильность.

Последние три принципа означают, что хорошая организация процесса должна характеризоваться порядком и стабильностью, а работники — инициативным выполнением своих задач.

В ряде случаев, особенно когда процесс организации охватывает многих исполнителей, а сам становится сложным и разветвленным, возникают бюрократические процедуры. Они характерны как для государственного управления, так и для управления в больших по размеру организациях.

Четкое описание бюрократической организации дал немецкий ученый Макс Вебер. В его работах бюрократия охарактеризована как способ рационализации коллективной деятельности. Он предложил следующие принципы идеальной бюрократии:

1) все задания, необходимые для достижения целей, должны разделяться на высокоспециализированные виды. Исполнители должны стать экспертами в своей работе и нести ответственность за эффективное исполнение своих обязанностей;

2) каждое задание должно выполняться в соответствии с "постоянной системой абстрактных правил";

3) каждый сотрудник или офис организации должен отвечать перед руководителем за свои действия или действия подчиненных;

4) каждое официальное лицо в организации должно вести дела своего офиса безлично и формально. Оно должно поддерживать социальную дистанцию между собой и подчиненными, а также клиентами. Цель такой практики — гарантировать невмешательство отдельных личностей в продуктивное выполнение целей офиса, отсутствие фаворитизма, служебных отношений, основанных на личной дружбе или знакомстве;

5) наем на работу в бюрократическую организацию должен основываться на технической квалификации работника и предусматривать защиту от произвольного увольнения. Соответственно, продвижение по службе должно быть основано на трудовом стаже и личных достижениях.

Не многим организациям свойственны все характеристики бюрократии идеального типа.

В последние годы в теоретических представлениях возникли новые подходы, которые соответствуют современной практике организации согласованных действий в различных социально-экономических системах, среди которых -предприятия, государственные учреждения, народное хозяйство стран, регионов, а также политические и социальные процессы.

Приведем основные направления теоретических обобщений и разработок.

1. Реинжинирингу что означает перестройку всей системы организации на основе современных представлений о рациональной организации дела. Основной целью реинжиниринга является повышение эффективности, связанное с сокращением размеров, оптимизацией хозяйствующих субъектов, перестройкой системы управления на основе внедрения новых схем управления, с возможностями программного управления, действием гибких творческих команд и пр.

2. Внутренние рынки корпораций. Для хозяйствующих субъектов предлагается перенос закономерностей и принципов рыночного хозяйства на внутреннюю деятельность корпораций. Все их подразделения (линейные, функциональные, маркетинговые) становятся автономными звеньями, которые покупают и продают товары и услуги, участвуя во внутрифирменном и межфирменном обороте, и объединяются едиными информационными сетями, финансовыми системами и организационной культурой. Согласно этой концепции подразделения, имеющие широкую экономическую самостоятельность внутри предприятий, могут оперативно вносить изменения в сферы производства товаров, предоставления услуг, во всю систему отношений с потребителями.

3. Альянсы и стратегические партнерства, которые приводят к координации деятельности самостоятельных организаций по горизонтали. В этом случае процесс организации основывается на согласовании действий в тех сферах и в тех процессах, которые ранее не согласовывались и определялись на самостоятельной основе. Этот процесс приводит к появлению стратегических союзов, различных конгломератов, консорциумов, холдингов, ассоциаций и групп. Такие взаимоотношения предусматривают расширение кооперации среди конкурентов, поставщиков и потребителей и тем самым меняют представления о границах организации. Профессиональные знания и умения каждого партнера позволяют создавать более эффективную организацию, в которой любая функция и процесс координируются на глобальном уровне. Компании объединяются для того, чтобы использовать специфические рыночные возможности, которые отдельно взятыми организациями не могут быть реализованы. Большое значение в этом случае придается проблеме доверия.