Организация изъятия бухгалтерских документов

Значение бухгалтерских документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они не только являются источником сведений, необходимых для принятия организационно-управленческих решений, но имеют юридическую силу при возникновении споров, претензий, выступают источником информации о финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта для учредителей, инвесторов, налоговой службы и аудита. Существенное значение бухгалтерские и иные учетные документы имеют для деятельности правоохранительных органов при осуществлении уголовного, гражданского и арбитражного судопроизводства.

Бухгалтерские и иные виды документов, имеющие признаки подлога, приобретают особый статус в различных видах судопроизводства (уголовного, гражданского, арбитражного, административного), где они используются в качестве источников доказательств. Это обусловлено следующими обстоятельствами:

– бухгалтерские документы имеют очень большое значение при проведении документальных ревизий и проверок по уголовным и гражданским делам;

– изучение оперативными работниками бухгалтерских документов в процессе наведения справок может способствовать эффективному решению конкретных задач оперативно-розыскной деятельности и в конечном итоге послужить основанием для возбуждения уголовного дела (п. 3 ч. 1 ст. 140 УПК РФ);

– все виды документов (первичные, сводные, учетные регистры, документы оперативного и неофициального учетов) являются объектами исследования не только судебнобухгалтерской экспертизы, но и других видов экспертиз. Например, при проведении финансово-экономических экспертиз широко используются первичные документы, планы счетов, а также бухгалтерская отчетность с формами-приложениями;

– бухгалтерские документы могут способствовать установлению истины по уголовному либо гражданскому делу, хозяйственному спору и иметь существенное значение в качестве доказательств (ч. 3 ст. 81,ст. 84 УПК РФ, гл. 6 ГПК РФ, гл. 6 АПК РФ), а также в процессе судебного следствия при их оглашении судом.

В случаях когда в бухгалтерских и учетных документах имеются подлоги, признаки финансовых правонарушений, различных злоупотреблений или содержится информация, которая может быть использована в процессе доказывания, они могут быть изъяты.

Изъятие бухгалтерских документов – это основанные на законах и подзаконных нормативных актах действия правоохранительных и контролирующих органов по принудительному лишению граждан, организаций, предприятий и учреждений независимо от формы собственности возможности пользоваться и распоряжаться бухгалтерскими документами.

Федеральные законодательные и подзаконные акты наделяют правом изъятия бухгалтерских документов такие органы, как Счетная палата РФ, Федеральное казначейство, ФАС России, налоговые и таможенные органы, оперативно-разыскные органы, органы предварительного следствия и др.

Процесс изъятия первичных бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности включает в себя несколько этапов:

1) подготовительный этап, на котором определяется перечень документов, подлежащих изъятию, конкретные места их нахождения и хранения;

2) основной (рабочий) этап:

а) оформление документа, являющегося основанием для изъятия (протокол, постановление, акт), и предъявление его руководителю экономического субъекта;

б) предварительный осмотр необходимых документов и снятие с них копий в соответствии с требованиями ч. 8 ст. 9 Закона № 402;

в) оформление протокола (акта), подтверждающего изъятие документов;

3) заключительный этап предусматривает упаковку, опечатывание, доставку, а также хранение изъятых документов, исключающих их утрату, повреждение и возможность ознакомления с ними посторонних лиц.

В случае пропажи или повреждения бухгалтерских документов приказом должностного лица организации, изъявшей документы, назначается комиссия для расследования причин данного события.

В случае изъятия первичных, в том числе электронных, документов копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в документы бухгалтерского учета (ч. 8 ст. 9 Закона № 402). Таким образом, обеспечивается непрерывность учета и дальнейшая реализация контрольной функции бухгалтерского учета, позволяющая осуществлять проверки, ревизии и аудит уполномоченным субъектам.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, должностные лица имеют право также дооформить документы, прошить их, пронумеровать, опечатать, сделать опись и т.д.

Изъятие бухгалтерских документов правоохранительными и контролирующими органами может осуществляться до возбуждения уголовного дела либо после его возбуждения.

1. Изъятие бухгалтерских документов до возбуждения уголовного дела.

Правовым основанием изъятия бухгалтерских документов до возбуждения уголовного дела являются: Федеральный закон "О счетной палате" (ст. 26); Закон № 402 (ч. 8 ст. 9); НК РФ (ст. 93, 94); КоАП РФ (ст. 27.10); Закон об ОРД (п. 1 ч. 1 ст. 15); Закон о полиции (п. 37 ч. 1 ст. 12; п. 10 ч. 1 ст. 13); УПК РФ (ч. 2 ст. 176), Инструкция "О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения у предприятий, учреждения и граждан", утвержденная письмом Минфина России от 26 июля 1991 г. № 16/176 (разд. 3) и др.

Выемка (изъятие) документов сотрудниками налоговой инспекции осуществляется на основании постановления должностного лица налогового органа, утвержденного руководителем налогового органа или его заместителем. В ходе процедуры изъятия составляется протокол изъятия.

В протоколе изъятия обязательно указываются следующие сведения: наименование протокола; место и дата производства конкретного действия; время начала и окончания действия; должность, фамилия, имя и отчество лица, составившего протокол; фамилия, имя, отчество каждого лица, участвовавшего в действии или присутствующего при его проведении, их адреса; ОГЛАВЛЕНИЕ действия, последовательность его проведения, выявленные при производстве действия существенные для дела факты и обстоятельства. Не подлежат изъятию документы, не имеющие отношение к налоговой проверке.

Несоблюдение должностными лицами налоговой инспекции порядка изъятия (выемки) документов или оформления протокола может служить поводом к обжалованию их незаконных действий в суде^[1]. Согласно п. 1 ч. 1 ст. 15 Закона об ОРД в случае изъятия документов, предметов, материалов при проведении гласных оперативно-разыскных мероприятий должностное лицо, осуществляющее изъятие, составляет протокол в соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства РФ. При изъятии документов в процессе проведения оперативно-разыскных мероприятий с них изготавливаются копии, которые заверяются лицом, изъявшим документы, о чем делается запись в протоколе. В случае если изготовить и передать копии одновременно с изъятием документов невозможно, должностное лицо передает заверенные копии документов лицу, у которого были изъяты документы, в течение пяти дней после изъятия, о чем делается запись в протоколе.

Нарушение существующих правил изъятия оперативноразыскными органами влекут негативные правовые последствия^[2].

Полиция также обязана изымать у граждан и должностных лиц документы, имеющие признаки подделки, с составлением протокола и вручением его копии указанным гражданам и должностным лицам (п. 37 ч. 1 ст. 12 Закона о полиции), а также производить при осуществлении оперативно-разыскных действий изъятие документов (п. 10 ч. 1 ст. 13 Закона о полиции).

Изъятие документов на основании уголовно-процессуального законодательства до возбуждения уголовного дела возможно только в случаях, не терпящих отлагательства при осмотре места происшествия (ч. 2 ст. 176 УПК РФ).

2. Изъятие бухгалтерских документов после возбуждения уголовного дела.

Правовое основание: УПК РФ (ст. 176, 177 – осмотр; ст. 182 – обыск, ст. 183 – выемка, ст. 184 – личный обыск).

Для изъятия документов следователь выносит постановление (ч. 2 ст. 182 УПК РФ) о производстве выемки или обыска, которое предъявляется главному бухгалтеру или иному лицу, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета для ознакомления и росписи. Результаты производства обыска и выемки документов оформляются протоколом (ч. 12 ст. 182 УПК РФ), в котором указывается: место нахождения документов, обстоятельства обнаружения, перечень видов документов, период их составления, количество страниц, индивидуальные признаки и др. Изъятые документы предъявляются понятым и другим лицам, присутствующим при производстве следственного действия.

В соответствии с законодательством учетные документы могут составляться как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа (ч. 5 ст. 9 Закона № 402), составленного на электронных носителях информации (компьютерных блоков, серверов, ноутбуков, карт памяти), содержащих сведения о деятельности экономических субъектов. Выемка (изъятие) электронных носителей информации производится с участием специалиста. По ходатайству законного владельца изымаемых носителей или обладателя содержащейся на них информации специалистом, участвующим в выемке, в присутствии понятых с изымаемых электронных носителей информации осуществляется копирование информации на другие электронные носители информации, предоставленные законным владельцем.

При производстве выемки не допускается копирование информации, если это может воспрепятствовать расследованию преступления либо, по заявлению специалиста, повлечь за собой утрату или изменение информации. Электронные носители информации, содержащие скопированную информацию, передаются законному владельцу изымаемых электронных носителей информации или обладателю содержащейся на них информации. Об осуществлении их копирования и передаче информации в протоколе делается запись.

Изъятые в ходе досудебного производства, но не признанные вещественными доказательствами предметы, включая электронные носители информации, и документы подлежат возврату лицам, у которых они были изъяты. Возвращение их законному владельцу после осмотра и производства других следственный действий осуществляется если это возможно без ущерба для доказывания^[3].

Таким образом, знание порядка изъятия бухгалтерских документов позволяет на законном основании получить их, определить круг лиц, причастных к их составлению, приобщить документы к материалам уголовного или гражданского дела с целью своевременного принятия обоснованного процессуального решения.