Орфографические и пунктуационные ошибки
В текстах документов также можно обнаружить орфографические и пунктуационные ошибки. А грамотное и аккуратное оформление документа – одно из обязательных условий написания официальной бумаги. Поэтому ответственный составитель документа должен не раз перечитать написанное и в случае сомнений обратиться к различным словарям современного русского литературного языка.
Нарушения речевого этикета
При оформлении документа или написании делового письма существует громадное количество языковых формул этикетного характера. Рассмотрим проявления делового этикета на примере служебных писем.
Какие же основные особенности речевого этикета определяют культуру деловой служебной переписки?
Известно, что в служебном письме активно используются языковые формулы. Языковые формулы не только показывают вид письма и цель его написания, но и подчеркивают характер взаимоотношений адресата (получателя) и адресанта (отправителя). Отношения могут оцениваться как строго официальные или как полуофициальные.
Приведем примеры использования ключевых фраз разной степени официальности в письмах-сообщениях и сопроводительных письмах.
Ключевые фразы письма-сообщения
|
Строго официально |
Полуофициально |
|
Сообщаем, что... Извещаем (информируем) Вас о том, что... Ставим Вас в известность, что... Считаем необходимым поставить Вас в известность о... Доводим до вашего сведения, что... Докладываю о... |
Нам приятно сообщить (Вам), что... Имеем честь сообщить (Вам), что... С радостью сообщаем (Вам) о... |
Ключевые фразы сопроводительного письма
|
Строго официально |
Полуофициально |
|
Представляем Вам (в вышестоящую организацию); |
С удовольствием направляем (высылаем); |
|
Направляем Вам (в подведомственную организацию); |
Мы рады направить (выслать); |
|
Высылаем Вам (в стороннюю организацию). |
Выражаем удовлетворение по поводу вашего письма от... и направляем (высылаем). |
Однако необходимо иметь в виду, что во всех видах и типах писем, при сложившейся в России системе официальных отношений, воспринимаются как нарушения норм речевого этикета следующие проявления.
1. Демонстрация преувеличенного внимания, подобострастие, уничижение. Например: "Будьте так любезны, если Вас это не затруднит, пожалуйста, пришлите проект устава"; "Примите наши глубочайшие извинения за столь смелые рассуждения по данному вопросу".
2. Фамильярность, грубость, резкий тон, категоричность, бестактность. Например: "Категорически требуем направить на рассмотрение проект устава"; "Просим утвердить данные Положения в кратчайший срок".
Важно запомнить
При написании делового письма не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости, а также недопустимы слишком резкие, требовательные и категоричные фразы.
Общий тон письма должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций.
Большинство служебных писем начинается с обращения. Деловой этикет предусматривает использование в деловых письмах обращений определенного вида.
В последнее время обращение к адресату нередко используется не только в письмах полуофициального характера, но и в строго официальной служебной переписке, если ситуация требует обращения непосредственно к должностному лицу. При обращении к адресату учитываются:
• служебное положение адресата;
• служебное положение адресанта;
• сфера деятельности адресата и адресанта;
• степень знакомства адресата и адресанта и некоторые другие аспекты.
Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является:
• Уважаемый господин (фамилия)!
• Уважаемая госпожа (фамилия)!
• Уважаемые господа!
При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:
• Уважаемый господин председатель!
• Уважаемый господин мэр!
• Уважаемый господин министр!
В письмах-приглашениях, извещениях и других видах писем допускается обращение по имени и отчеству:
• Уважаемый Николай Петрович!
• Уважаемая Анна Андреевна!
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:
• Уважаемые коллеги!
Обратите внимание
Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок. Если в обращении указывается только имя и отчество (без фамилии), то обращение приобретает менее официальный характер.
Восклицательный знак после обращения ставится только при переписке с российским адресатом, и он указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.
Следует обратить внимание на то, что в последнее время употребление восклицательного знака после обращения заменяется на запятую по аналогии с английскими официальными текстами. При этом текст самого письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а, как в английском, со строчной, например:
Уважаемый Сергей Александрович,
обращаемся к Вам с предложением...