Определение объема презентации
Объем презентации ограничен многими факторами. Главный среди них – возможности аудитории посвятить свое время знакомству с вашей информацией. В обычной деловой практике слушатели соглашаются терпеть выступающего от 7 до 15 минут. Если же вопрос серьезный (а только для таких и стоит делать презентации), то время выступления позволительно увеличить до 20–25 минут. (Если больше, то это уже лекция. И об этом слушателей надо предупреждать заранее.) Презентатору необходимо очень строго контролировать время выступления – мало что есть на свете более скучного, чем затянувшаяся презентация. Любопытный трюк в этом плане применяет директор по визуальным коммуникациям одной из американских компаний Д. Желязны: "Обычно, когда меня приглашают выступить с презентацией, я прошу больше времени, чем мне в действительности нужно, что дает мне возможность закончить раньше назначенного. Таким образом, у слушателей создается приятное впечатление, что они уже что-то выиграли"[1].
Но что же делать, если все-таки времени, выделенного на презентацию, категорически не хватает? Возможностей тут хоть и немного, но они все же есть. Не скомкать презентацию помогут следующие меры:
• заранее установив приоритеты: какие именно компоненты презентации можно с наименьшими потерями пропустить;
• избегать излишней детализации;
• подготовить для раздачи слушателям дополнительные ознакомительные материалы и ссылаться на них во время выступления (правда, раздавать их рекомендуется в конце мероприятия, чтобы нс потерять внимание аудитории);
• предоставить самим слушателям выбор – какие именно вопросы презентации им будут наиболее интересны;
• попробовать договориться о дополнительной встрече – может быть, слушатели согласятся и на вторую презентацию?
Общее же правило обращения со временем для презентации формулируют примерно так: взять за образец продукцию авторов рекламных роликов – им для донесения идеи до зрителя хватает и 30 секунд!
Сколько слайдов следует готовить для обычного выступления? Интернет-авторитеты в этой области дружно повторяют эмпирическое правило, выведенное популярным на Западе блоггером Гаем Кавасаки: 10/20/30, т.е. на 20-минутное выступление 10 слайдов, выполненных 30-м шрифтом. 10 слайдов – это максимум, который может полноценно воспринять аудитория за указанное время. При условии, конечно, что эти слайды ие заменяют рассказ, а служат его визуальной опорой, подтверждением и иллюстрацией. Если слайдов получается больше, значит автор не сумел выделить главные тезисы своего повествования, что указывает либо на недоработку логической конструкции последнего, либо на неполную ясность темы для самого автора. Это правило, конечно, не догма, но настойчиво рекомендуемое руководство к действию.
Определение содержания и подготовка слайдов
Это, наверное, ключевая и наиболее сложная проблема, которую приходится решать составителям презентаций. Многочисленные требования и рекомендации на этот счет разнородны и порой даже диаметрально противоположны. Самые общие принципы решения данного вопроса можно сформулировать так:
• основная функция слайда – не фиксация смысла, а его визуализация;
• максимальная забота – об удобстве восприятия слайда;
• во всем приветствуется минимализм (в количестве текста, рисунков, степени подробности схем и таблиц, цветовой гамме и пр.);
• запрещается путать слайд с документом;
• в слайде практически одинаково важны его ОГЛАВЛЕНИЕ и "упаковка".
(В силу первостепенной важности этой части работы над презентацией обсудим некоторые подробности разработки содержания и оформления слайдов в следующем параграфе.)
Репетиция будущего выступления с презентацией
Самая распространенная ошибка новичков в этой области – прекращение работы над презентацией но завершении составления слайдов. Кажется совершенно естественным, что если перед глазами будет готовый слайдовый текст (что-то вроде телесуфлера у новостных ведущих), то выступление должно пройти без сучка и задоринки. В том, что это – ужасное заблуждение, выступающий убеждается, к сожалению, только в процессе реальной демонстрации презентации. Заканчивается все это недоразумение тем, что автор почти рефлекторно переходит на банальное зачитывание текста слайдов, сопровождаемое комментариями типа: "Ну вы же сами все видите". Ясно, что ничего, кроме недоумения и раздражения аудитории такие действия не вызывают. Поэтому составителям презентаций настоятельно рекомендуется взять на вооружение принцип одного из знаменитых советских театральных режиссеров: "Репетиция – любовь моя!" (А. Эфрос).
Для того чтобы презентация прошла успешно, необходимо минимум пару раз (а для начинающих и больше) проговорить вслух текст будущего выступления, контролируя время и вдумчиво фиксируя параллельное движение мыслей в голове и слайдов в компьютере. Только так создается надежная материальная основа предстоящего интеллектуального действия (выступления). Кроме прочего, объемные репетиции имеют и еще один практический смысл. Вдруг техника во время презентации откажет: зависнет компьютер или на офисном ноутбуке PowerPoint окажется устаревшей версии? Тогда ведь придется без слайдовой шпаргалки, "живьем" объяснять аудитории объявленную тему. К этому обязательно надо быть готовым.
Подготовка презентации – процесс весьма затратный по времени. Попробуем оценить эти затраты для стандартного случая разработки 20-минутной слайдовой презентации по хорошо знакомой автору теме. Примерный расход времени на подготовку и отладку всех элементов выступления будет выглядеть примерно так:
• определение цели и задач презентации, создание общего наброска ее содержания и структуры – 2 часа;
• правка первоначального варианта и окончательное определение его объема, принципов структурирования, путей выхода на практические рекомендации – 3 часа;
• создание слайдов – 2 часа;
• корректировка содержания, проверка и шлифовка слайдов, взаимоувязка текстовой и визуальной частей презентации – 2 часа;
• создание (при необходимости) дополнительных раздаточных материалов – 2 часа;
• пробная репетиция и редактирование истории – 1 час;
• подготовка места проведения презентации и проверка исправности технических устройств – 0,5 часа;
• генеральная репетиция готовой презентации и предварительное се обсуждение с коллегами, внесение последних изменений – 1 час.
Таким образом получается, что на подготовку стандартной презентации требуется примерно 10–12 часов рабочего времени. (Для новичков этого дела – конечно же побольше.) Но, как и в любом другом деле, жалеть время на подготовку презентации – значит резко уменьшить свои шансы на успех.