Определение документа, электронного документа и других форм представления информации

Приведенные выше определения документа и электронного документа акцентируют внимание на форме представления информации. Есть и другие определения, приближающие к пониманию принципа формирования документа. Так, федеральные законы "О библиотечном деле" и "Об обязательном экземпляре документов", принятые в 1994 г., поправки к которым в настоящее время готовятся, определяли документ следующим образом: "Документ – это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования". Как видим, в данном случае акцент сделан на материализацию разных способов занесения информации на носитель, а также на цели такой формы представления информации – передача, хранение, использование. Это еще не дает полного представления об особенностях документального оформления содержания информации. Для полноты картины приведем еще одно определение, используемое архивистами. Под документом в этих случаях понимается "материальный объект с зафиксированной на нем информацией о предметах действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на любом носителе". Здесь выделяется то, о чем информация, как она выражена и каков ее носитель.

Обобщая множество определений, скажем, что "документ – это выделенная информация по определенной цели (назначению) конкретного субъекта, зафиксированная в любой знаковой форме с установленными реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, и представляемая на любом носителе". Это определение приближает нас к системной характеристике документа. Она складывается из совокупности трех элементов: содержания, формы и носителя.

Содержательная характеристика документа, иначе – функциональная, предполагает оценку энергетического потенциала полезности, интеллектуального, целевого назначения информации определенного субъекта, отраженной в документе. Это выводит проблемы формулирования текста документа – его содержания и цели использования, указания времени и сферы (области) его реализации – на первый план при оформлении документа.

Структурная характеристика документа означает определенность знаковой формы выражения информации (письменная, алфавитная, цифровая, нотная, фото-, фоно- и пр.), а также структурное оформление информации. Этот последний признак выражен в совокупности трех элементов: содержательной части документа, его реквизитов, позволяющих установить источник и адресатов, подписи документа. Выделяем подпись как самостоятельный элемент структуры документа, хотя не все виды документов его имеют. Поскольку подпись авторизует составителя или владельца документа, это имеет значение в дальнейшем его использовании. В условиях, когда подпись выражается в форме личной росписи, в факсимильной и электронной формах, этот элемент структуры имеет важное правовое звучание. Кроме того, есть документы, которые кроме подписи должны содержать и печать как способ удостоверения верности подписи и ее отношения к определенной юридически значимой структуре в системе различных субъектов права. Удостоверение, идентификация адресанта электронного документа имеет чрезвычайно важное значение в процессах передачи информации но телекоммуникациям.

Коммуникативная характеристика документа связана с особенностями его носителя. Носитель выполняет роль аккумулятора информации и коммуникатора, так как способен накапливать информацию для переноса ее в пространстве и времени. Это источник и приемник информации, доступный для восприятия машиной и человеком. Можно различать естественные носители – природа, человек (его мозг, сознание, интуиция) и искусственные носители – от бересты, папируса, бумаги до электронных и звуковых форм передачи содержания информации. Сегодня распространены базы данных, файлы, блоги, программы для ЭВМ, диски из разных материалов и прочие формы распространения информации.

Самая краткая характеристика документа дана в стандарте ИСО 15489-1 "Информация и документация. Управление записями". В этом стандарте документ определен как записанная информация или объект, которые могут рассматриваться как единое целое. В этом определении выделим слово "объект". Оно важно для обобщенного представления всех видов информационных форм. Научные определения обобщенного представления всего многообразия форм информации склоняются к термину "информационный объект". Совокупность или системы информационных объектов формируют базы данных, информационные системы в составе информационных ресурсов.

Специалисты по документоведению делят документы на три класса, образующие информационные плоскости и уровни: документы оперативные, архивные и диахронные^[1]. Разделение документов на оперативные и ретроспективные (архивные) происходит с учетом времени их использования активной жизни в общественных отношениях. Архивные документы также используются по мере надобности и живут в соответствии с установленными сроками архивного законодательства. Третий класс документированной информации эти авторы относят к области знаний и обозначают его как "книги"-знания, т.е. ствол (пучок) диахронной информации. Эта часть информации, заключенная в рукописях книг и иных формах распространения информации, в уникальных раритетных изданиях, относится к национальному, общенародному, мировому культурному достоянию и должна находиться в открытом доступе.