Общие функции менеджмента

Общие функции управления – это работа в области управления или виды управленческой деятельности, с помощью которых управляющая подсистема воздействует на управляемую подсистему для достижения определенного результата. Функции управления отражают ОГЛАВЛЕНИЕ процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы (субъекта управления). Конечным результатом управления является выработка управленческого воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления. Функции управления обеспечивают управление организацией, определяют структуру, закрепляют вертикальное и горизонтальное распределение прав и ответственности. Функции управления помогают совершенствовать управленческий процесс (рис. 3.1).

Рассмотрим общие функции менеджмента, к которым относятся:

• планирование;

• организация;

• координация;

• мотивация;

• контроль.

Эти функции реализуются на всех уровнях управления (высший, средний и нижний уровни) и во всех видах деятельности организации. ОГЛАВЛЕНИЕ этих функций и сложность управленческой деятельности на каждом уровне управления определяется конкретным перечнем задач, их спецификой и объемом.

Рис. 3.1. Взаимосвязь функций управления

Общие функции менеджмента характеризуются полнотой содержания, устойчивостью структуры, системностью и универсальностью использования в разных сферах деятельности. Главная их особенность в том, что каждая общая функция менеджмента представляет собой отдельный процесс управления по выработке методов активизации и средств воздействия на персонал и его деятельность для достижения общих результатов социально-экономической системы.

Общие функции отражают основные стадии процесса управления деятельностью организации.

Можно выделить следующие особенности общих функций управления.

1. Общие функции управления всегда применяются комплексно и по всему спектру управленческого действия. В связи с этим нельзя говорить о большей или меньшей важности тех или иных общих функций управления, так как в разных ситуациях различные общие функции могут приобретать доминирующий характер.

2. Общие функции управления не зависят от его объекта, так как:

– во-первых, они применимы к любым социально-экономическим процессам или системам;

– во-вторых, функции управления применимы и к самим функциям управления как специализированным видам деятельности. Имеет место, например, понятие организации контроля производственной деятельности, планирования учета товарных запасов и т.д. В этом случае первое понятие характеризует целеполагание, системообразование, второе – содержательный характер деятельности. Организация контроля предполагает прежде всего, что контроль должен иметь определенные организационные формы, характеризоваться конкретными структурными формами;

– в-третьих, функции управления применимы и к самому процессу управления (процесс управления может рассматриваться как процесс реализации функций управления и как процесс реализации управленческого решения), и к системе управления.

3. Между общими функциями управления нет жестких, однозначных границ. Один и тот же вид управленческой деятельности может обнаруживать признаки двух или даже нескольких общих функций управления, их тесное взаимопереплетение. Вместе с тем во многих практических случаях понимание общих функций управления как некоторых "технологических переделов" управленческой деятельности чрезвычайно важно, поскольку владение каждой из общих функций требует формирования определенных профессиональных качеств руководителя. Так, профессиональное владение общей функцией контроля требует несколько иных качеств от руководителя, чем организаторская деятельность.

4. В структуре деятельности руководителей различных уровней общие функции управления имеют различный удельный вес (определяется экспертным путем).

Планирование – это целенаправленный процесс, состоящий из трех этапов: формирования миссии, комплектизации целей; на этой основе составление планов (стратегических, среднесрочных и текущих). Планирование представляет собой набор действий, предпринимаемых для оптимального достижения предприятием своих целей. Реализация стратегического плана охватывает тактику и политику фирмы.

По сути, любой план должен ответить на три вопроса: что делать? как делать? кто будет делать?

Для увязки стратегических, среднесрочных и текущих планов необходима выработка политики фирмы, которая представляет собой общее руководство для действий и принятия решений, облегчающее достижение целей.

Политика предполагает разработку и соблюдение правил. Правило точно определяет порядок действий в конкретной ситуации.

Организация – это работа или вид деятельности для реализации намеченных планов. Организация предусматривает наличие полномочий и ответственности, а также возможность делегирования полномочий.

Полномочия – право менеджера использовать определенные ресурсы организации, а также направлять усилия отдельных ее сотрудников на выполнение тех или иных задач.

Ответственность – обязательство выполнить поставленные задачи и нести наказание за их неправильное решение.

Делегирование означает передачу полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не конкретному человеку. Однако на практике некоторые руководители неохотно делегируют свои полномочия, считая, что они сделают работу лучше, либо, не доверяя подчиненным, либо боясь рисковать.

Построение организации – важный аспект организационной деятельности, который предполагает создание аппарата управления, в максимальной степени соответствующего стратегическим планам организации и обеспечивающего ее эффективное взаимодействие с окружающей средой, а также достижение намеченных целей.

Построение организации предусматривает разделение труда в управлении на общее, частное и единичное.

Общее разделение управленческого труда предполагает его распределение между сферами, подразделениями и крупными отраслями общественного производства.

В организации работу выполняют люди, поэтому важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю. Делегирование – это средство, позволяющее руководству осуществлять выполнение работы с помощью других лиц.

Координация – процесс согласования воздействия внутренней и внешней среды с порядком выполнения стоящих задач. Главная задача координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Поэтому для выполнения этой функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждения возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т.д. Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации.

С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля).

Мотивация – процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения целей организации. Осуществление мотивации требует четкого представления потребностей и вознаграждений.

Потребность – ощущение человеком физиологически и психологически недостатка чего-либо.

Вознаграждение – все, что человек считает ценным для себя.

Мотивация работников должна осуществляться менеджером с учетом знаний потребностей своих подчиненных.

Контроль – процесс обеспечения сбора информации, измерение полученных результатов, определение качества выполняемой работы. Контроль выполнения заданий начинается с момента постановки цели и доведения задачи до исполнителя. Контроль предполагает сопоставление намеченных целей и достигнутых результатов, а также проведение необходимых корректировок, если намеченные результаты не достигнуты.

Сами по себе планы и программы отражают желаемую ситуацию, но в ходе ее достижения в самой системе управления и в окружающей среде происходят изменения, которых могло не быть в момент формирования планов или программ. Меняются законы, трансформируются системы ценностей, создаются новые технологии и т.д. Для того чтобы адекватно отреагировать на эти изменения, организации необходим механизм оценки воздействия этих перемен на объект управления. Такой механизм и является контролем.