Нотариальное делопроизводство

1. Согласно ст. 9 Основ о нотариате нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Минюстом России совместно с ФНП. Во исполнение указанной нормы в 2009 г. утверждены Правила нотариального делопроизводства.

В них установлен единый порядок работы всех нотариусов с документами и осуществления контроля за исполнением Правил нотариального делопроизводства. Правила регулируют также документирование и документооборот нотариуса с момента создания или получения им документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Нотариальное делопроизводство ведется на государственном языке РФ, которым в соответствии со ст. 68 Конституции РФ является русский язык. Наряду с русским языком нотариальное делопроизводство может вестись и на государственном языке республики, входящей в состав Российской Федерации, если такой язык установлен республикой.

В соответствии с Правилами нотариального делопроизводства приоритетной формой оформления документов в нотариальном делопроизводстве остается бумажный носитель. Правда, копии документов, регистрационно-контрольные и учетные формы могут создаваться, обрабатываться и храниться в базах данных на электронном носителе, но лишь для учета и справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности.

В рамках нотариального делопроизводства нотариусом ведутся:

– журнал регистрации входящей корреспонденции;

– журнал регистрации исходящей корреспонденции;

– журнал регистрации организационно-распорядительных документов;

– журнал учета приема – передачи полномочий и дел нотариуса;

– книга учета наследственных дел;

– алфавитная книга учета наследственных дел;

– алфавитная книга учета завещаний;

– книга учета дел закрытых завещаний;

– книга учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества;

– книга учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом;

– книга учета депозитных операций;

– алфавитная книга учета кредиторов;

– реестры для регистрации нотариальных действий.

Имеющиеся у нотариуса реестры, книги, журналы до внесения в них первой записи должны быть прошиты, а их листы пронумерованы. На оборотной стороне последнего листа производится запись о количестве пронумерованных и сшитых листов, которая заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты, если реестры, книги, журналы выдаются частнопрактикующим нотариусам, или подписью должностного лица и оттиском печати территориального органа юстиции, если реестры, книги, журналы выдаются нотариусам, работающим в государственных нотариальных конторах. Поскольку выдача нотариусам реестров, книг, журналов подлежит регистрации соответственно в нотариальной палате или в территориальном органе юстиции, то на них проставляются также дата их выдачи и регистрационный номер.

Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, организацию хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также за сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение несет частнопрактикующий нотариус. В государственной нотариальной конторе такая ответственность возлагается приказом территориального органа юстиции на одного из нотариусов, работающих в этой конторе.

Территориальные органы юстиции контролируют исполнение Правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, а частнопрактикующих нотариусов контролируют территориальные органы юстиции совместно с нотариальными палатами субъектов РФ путем проведения совместных проверок.

Плановые проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил нотариального делопроизводства проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми территориальным органом юстиции по согласованию с нотариальной палатой. Для проверки создается комиссия в составе не менее двух человек из представителей территориального органа юстиции и нотариальной палаты. Персональный состав комиссии утверждается по каждой проверке отдельно. По итогам проверки составляется справка, в которой отражаются положительные моменты исполнения нотариусом Правил нотариального делопроизводства, а также замечания, выявленные в ходе проверки, если таковые имелись, и предложения. Справка составляется в трех экземплярах и подписывается проверяющими лицами и нотариусом, в отношении которого она проводилась. Справки хранятся в территориальном органе юстиции, в нотариальной палате и у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.

В соответствии с названными Правилами нотариальное делопроизводство включает следующие действия:

– оформление организационно-распорядительных документов и писем нотариуса;

– обработку входящих и исходящих документов;

– использование печатей с воспроизведением Государственного герба РФ, штампов и бланков нотариуса;

– составление номенклатуры;

– формирование и оформление дел;

– ведение архива нотариальной конторы;

– ведение и заполнение реестров для регистрации нотариальных действий.

2. Организационно-распорядительными документами, оформляемыми нотариусом, согласно Правилам нотариального делопроизводства признаются документы, непосредственно связанные с совершением нотариального действия, но не касающиеся документального оформления этого действия:

– постановления (кроме связанных в соответствии с действующим законодательством с документальным оформлением нотариального действия, а именно о выдаче денежных средств на похороны наследодателя, об аннулировании ранее выданного свидетельства о праве на наследство и др.);

– распоряжения;

– поручения;

– запросы об истребовании сведений и документов.

Характерной чертой организационно-распорядительных документов является обязательность указания в них достаточно большого количества реквизитов: наименования нотариальной палаты субъекта РФ (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой); наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы; фамилии, инициалов, должности нотариуса; даты и номера приказа территориального органа юстиции о назначении на должность нотариуса; вида документа (постановление, распоряжение и т.д.); наименования документа (об отказе в совершении нотариального действия и т.д.); даты; регистрационного номера; места составления; текста документа; подписи нотариуса; оттиска его печати с воспроизведением Государственного герба РФ.

Правила нотариального производства внесли ясность в порядок совершения нотариусом своей подписи на различных документах. Так, проставляемая в конце организационно-распорядительного документа подпись нотариуса должна состоять из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки. То есть подпись нотариуса на указанных документах выглядит следующим образом:

Нотариус_____(личная подпись)_____________И. О. Фамилия

Организационно-распорядительные документы подлежат регистрации в журнале организационно-распорядительных документов, а подлинники этих документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.

Помимо организационно-распорядительных документов нотариусам в процессе нотариальной деятельности достаточно часто приходится составлять и отправлять также различные письма.

Письмами нотариуса признаются оформляемые нотариусом документы, не связанные с документальным оформлением нотариального действия. К таким документам относятся ответы на запросы, поступившие нотариусу; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы.

Правила нотариального делопроизводства предусматривают оформление писем нотариуса на его личном бланке.

В отличие от организационно-распорядительных документов письма нотариуса содержат меньшее количество обязательных реквизитов. В письмах всех нотариусов, кроме текста письма, указываются фамилия, инициалы, должность нотариуса, наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы, место и дата составления и исходящий регистрационный номер письма, адресат, отметка о наличии приложения, если таковое прилагается к письму, и подпись нотариуса. В письмах, исходящих от нотариуса, занимающегося частной практикой, помимо перечисленного указывается также наименование нотариальной палаты субъекта РФ, членом которой является нотариус.

Вместе с тем в выдаваемых нотариусом справках о совершенных нотариальных действиях, которые Правилами нотариального делопроизводства отнесены к разновидностям писем нотариуса, предусматривается расширенный перечень обязательных реквизитов. Такие справки кроме вышеуказанных реквизитов должны содержать наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются; оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ. Дополнительно в них могут указываться дата и номер приказа территориального органа юстиции о назначении на должность нотариуса.

В проставляемой подписи нотариуса в письме, которое, как уже отмечалось, оформляется на личном бланке нотариуса, должность нотариуса не указывается. Если же документ или письмо выдается лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, то независимо от формы бланка, на котором они оформляются, подпись такого лица обязательно должна содержать указание статуса этого лица, его личную подпись и ее расшифровку. При оформлении это будет выглядеть следующим образом:

Временно исполняющий обязанности нотариуса (личная подпись) И. О. Фамилия

3. Поступающая нотариусу по почте или принимаемая им на личном приеме документация подлежит обработке.

При поступлении документов по почте нотариус вначале проверяет правильность их доставки. Если документы были доставлены нотариусу ошибочно, они подлежат возврату в отделение связи для пересылки по принадлежности. Далее нотариус вскрывает конверты, адресованные ему, и проверяет наличие в них документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу об этом составляется акт по установленной форме, один экземпляр которого направляется адресату, а второй приобщается к полученным документам. Если поступившее нотариусу обращение не содержит данных о фамилии и почтовом адресе заявителя, то такое обращение считается анонимным и нотариусом не рассматривается. Конверты, в которых нотариусу поступили документы, как правило, уничтожаются. Но в отдельных случаях, например для фиксации сведений о времени отправки или получения документов, об адресе отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

При принятии нотариусом на личном приеме подлинных документов, необходимых для совершения нотариального действия не в день принятия документов или для совершения нотариального действия без заявителя, заявителю выдается расписка, заверенная подписью и оттиском гербовой печати нотариуса. Такими документами, например, могут быть документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство и переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, или документы, которые требуются для совершения протеста векселя. Возврат нотариусом указанных документов заявителю также производится под расписку, выдаваемую уже заявителем в виде отдельного документа или в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа. Если же нотариусом принимаются на личном приеме копии документов, то расписка о их получении нотариусом выдается заявителю только по его просьбе. Выдаваемая нотариусом расписка составляется в двух экземплярах, один из которых, как уже отмечалось, вручается заявителю, а второй – помещается в дело нотариуса.

Документы, получаемые нотариусом в связи с осуществлением нотариальной деятельности, независимо от способа их доставки подлежат регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции. Не регистрируются лишь документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия и подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти и т.д.).

Нотариус регистрирует поступающую документацию в день поступления. В подтверждение произведенной регистрации нотариус в правом нижнем углу первой страницы поступившего документа проставляет регистрационный номер но журналу регистрации входящей корреспонденции и дату регистрации.

Некоторые документы, поступающие к нотариусу, помимо общей регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции требуют еще и специального учета (п. 25 Правил нотариального делопроизводства). Так, например, заявления о принятии наследства или об отказе от наследства подлежат регистрации в книге учета наследственных дел, заявления о принятии мер по охране наследственного имущества – в книге учета заявлений о принятии мер по охране наследственного имущества, документы о принятии денежных сумм или ценных бумаг в депозит нотариуса – в книге учета депозитных операций. Однако в отличие от общей регистрации Правила нотариального делопроизводства не предусматривают проставления регистрационных данных специального учета на поступившем документе.

Далее зарегистрированный документ подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти дней на предмет оценки содержания и принятия решения о необходимости, сроках и порядке исполнения. В зависимости от содержания поступившего документа нотариус может предпринять одно из следующих решений:

– направление поступившего документа другому нотариусу, к компетенции которого относится его исполнение, а в случае, если не известно, к компетенции какого конкретного нотариуса относится исполнение данного документа, – в соответствующий территориальный орган юстиции для дальнейшей передачи по принадлежности.

Документ направляется другому нотариусу или в территориальный орган юстиции в течение семи дней со дня поступления. О направлении документа нотариус в обязательном порядке сообщает лицу, от которого поступил документ;

– возвращение отправителю поступившего обращения, если его исполнение не относится к компетенции нотариуса. Такое обращение подлежит возврату с соответствующим разъяснением в семидневный срок со дня его поступления;

– рассмотрение обращения и дача ответа по существу в течение 30 дней со дня поступления документа, если иные сроки рассмотрения не установлены законодательством РФ;

– рассмотрение обращения (документа) без ответа заявителю и составление справки о результатах рассмотрения обращения (документа).

Поступившее обращение (документ) признается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю. Обработка поступившего обращения (документа) завершается тем, что само обращение (документ), если оно не возвращается отправителю, копия ответа на него и другие связанные с ним документы помещаются в дело с отметкой "в дело". Отметка должна содержать также дату и личную подпись нотариуса.

Документы, исходящие от нотариуса, подлежат регистрации, но уже в журнале исходящей корреспонденции. Исключение из этого общего правила составляют документы, которыми оформляется совершенное нотариальное действие (свидетельства, акты, постановления и т.д.). В подтверждение регистрации исходящего от нотариуса документа на нем проставляются регистрационный номер и дата регистрации по журналу исходящей корреспонденции. Также проставляется подпись нотариуса, а при необходимости – оттиск его печати. Второй экземпляр исходящего документа помещается в дело нотариуса.

Исходящие от нотариуса документы могут быть направлены адресатам по почте или переданы нарочным. Исходящие документы отправляются или передаются не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания нотариусом.

Передача нотариусом документа заявителю возможна и на личном приеме. В этом случае заявителем составляется расписка о получении документа либо в виде отдельного документа, либо в виде соответствующей записи на экземпляре документа, остающегося в делах у нотариуса

4. Как уже говорилось, подпись нотариуса на документах заверяется оттиском его печати. Если от нотариуса исходит документ, требующий особого удостоверения его подлинности, то подпись нотариуса на нем заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ. На иных документах подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба РФ.

Использование нотариусами печатей с воспроизведением Государственного герба РФ осуществляется на основании Федерального конституционного закона от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" и Указа Президента РФ "Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов".

Для изготовления, использования и уничтожения гербовых печатей нотариусов установлены особые требования.

Такие печати изготавливаются в соответствии с ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст. Данным стандартом установлены форма, размеры и технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба РФ. В частности, государственный стандарт предусматривает, что гербовые печати несут в себе не менее четырех обязательных элементов защиты от подделки. Для изготовления клише печати должна использоваться резина, предназначенная для лазерной гравировки, или другие материалы с техническими показателями, соответствующими этой резине. Фамилия, инициалы, должность нотариуса, место его нахождения или наименование государственной нотариальной конторы, указываемые на гербовой печати, подлежат размещению в определенном месте информационного поля печати.

Ограничительные требования установлены не только для клише гербовой печати, но и для краски, с использованием которой производится оттиск. В соответствии с Правилами нотариального делопроизводства для выполнения оттиска этой печати может быть использована только штемпельная краска синего, голубого или фиолетового цвета.

Особые требования предъявляются и к порядку уничтожения гербовой печати. Особо стоит отметить тот факт, что печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ подлежит уничтожению не самим нотариусом, а территориальным органом юстиции. При сложении полномочий, освобождении от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы, при изменении места нахождения нотариуса или наименования государственной нотариальной конторы, указанных на печати, в течение 30 дней с момента наступления соответствующего события нотариус передает свою печать для уничтожения в территориальный орган юстиции. Передача печати происходит по акту, который составляется в двух экземплярах. Акт утверждается начальником территориального органа юстиции и один экземпляр возвращается нотариусу. При наступлении обстоятельств, делающих невозможной передачу печати самим нотариусом (например, смерть нотариуса, его тяжелая болезнь, объявление в розыск, лишение права нотариальной деятельности по решению суда и др.), печать передается в территориальный орган юстиции комиссией, создаваемой в таких случаях территориальным органом юстиции совместно с нотариальной палатой.

При оформлении документов нотариус помимо печатей может использовать с соблюдением установленных правил мастичные штампы. Согласно одному из этих правил выполнение оттиска мастичного штампа допускается только штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета. Если мастичный штамп используется для исполнения удостоверительной надписи нотариуса, то незаполненные места штампа дописываются нотариусом либо от руки, либо при помощи технических средств. Но дописывать возможно также красителем синего, голубого или фиолетового цвета.

При осуществлении профессиональной деятельности нотариус использует бланки, предназначенные для совершения нотариальных действий, и личные бланки нотариуса.

Применяемые частнопрактикующими нотариусами бланки для совершения нотариальных действий являются бланками единого образца, изготавливаемыми на специальной бумаге с водяными знаками и с использованием иных видов защиты, применяемых к защищенной от подделок полиграфической продукции. Для них установлены специальные условия хранения в металлических шкафах, сейфах и (или) в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих порчу и хищение. Форма, порядок изготовления, учета и использования бланков разрабатываются и утверждаются ФНП по согласованию с Минюстом России. Данные вопросы урегулированы в Положении о порядке изготовления, обращения, учета и использования бланка для совершения нотариальных действий, утвержденном решением Правления ФНП от 21–22.12.2009, протокол № 14/09 (с изменениями от 22–23.09.2010, протокол № 11/10; от 18–19.08.2011, протокол № 05/11; от 29–30.03.2012, протокол № 04/12) и согласованном Минюстом России письмом от 27.10.2010 № 16/21964-ЮЛ.

В соответствии с п. 2 названного Положения указанные бланки применяются при совершении нотариальных действий, кроме:

– свидетельствования верности копий документов и выписок из них;

– свидетельствования верности перевода документа с одного языка на другой;

– свидетельствования подлинности подписи переводчика;

– совершения исполнительных надписей;

– удостоверения времени предъявления документов;

– удостоверения сделок, если применение бланка не предусмотрено законом, иным правовым актом или не обусловлено согласием лиц, обратившихся за удостоверением сделки;

– свидетельствования подлинности подписи на документе, форма которого установлена законодательным или иным правовым актом. Однако данное исключение не действует в случае, если обязательность применения бланка для свидетельствования подлинности подписи на документе, форма которого установлена законодательным или иным правовым актом, будет предусмотрена нормативным актом.

На бланке для совершения нотариальных действий подлежат оформлению все страницы всех экземпляров нотариального акта кроме экземпляра стороны договора, производящей отчуждение имущества, и экземпляров документов, остающихся в делах у нотариуса. Экземпляр стороны договора, производящей отчуждение имущества, и экземпляр нотариуса выполняются на обычной бумаге, но на экземпляре нотариуса записываются номера и серии бланков, использованных для оформления экземпляров документа, выданных лицам, обратившимся за совершением нотариального действия.

Бланки, используемые для совершения нотариальных действий, изготавливаются в централизованном порядке предприятиями-изготовителями, перечень которых определяется Правлением ФНП. Заказчиками и получателями бланков являются нотариальные палаты субъектов РФ, которые затем передают их нотариусам.

Для бланков установлено ведение их раздельного учета нотариальными палатами и нотариусами. Учет бланков осуществляется в электронной форме – посредством введения нотариусами и (или) нотариальными палатами информации о бланках в единую информационную систему, и на бумажных носителях информации – путем ведения дел учета бланков, формируемых из операционных выписок из ЕИСН, и сообщений о похищенных, утраченных, недополученных бланках. При осуществлении учета в электронной форме информация о бланках вводится в ЕИСН не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда данная информация стала известна нотариальной палате или нотариусу. Несколько иной порядок электронного учета установлен для испорченных бланков, информация о которых подлежит введению в ЕИСН нотариусом не позднее дня, предшествующего дню возвращения (передачи) нотариусом бланков в нотариальную палату. Нотариальные палаты ведут в электронной форме учет следующих бланков: полученных от изготовителя бланков; выданных нотариусам; возвращенных нотариусами в нотариальную палату в качестве бланков неиспользованных, испорченных, с техническим браком, с одинаковыми серийными и порядковыми номерами; недополученных нотариусами, включая бланки, недовложенные в пачку, сформированную изготовителем бланков; утраченных, похищенных. Учет бланков на бумажных носителях информации осуществляется нотариальной палатой при формировании в дела учета бланков операционных выписок из ЕИСН и сообщений о бланках. На нотариусов возлагается ведение в электронной форме учета бланков, полученных от нотариальной палаты, использованных для оформления нотариальных актов, возвращенных в нотариальную палату в качестве неиспользованных, испорченных, продублированных, с техническим браком, недополученных, включая бланки, недовложенные в пачку, сформированную изготовителем бланков, утраченных, похищенных. Помимо электронной формы нотариус также должен вести на бумажных носителях учет всех бланков, за исключением бланков, использованных для оформления нотариальных актов.

Указанным Положением (п. 11, 12) предусматривается обязанность нотариуса возвратить в нотариальную палату неиспользованные или испорченные нотариусом бланки, а также бланки с техническим браком и с одинаковыми серийными и порядковыми номерами. Бланки испорченные, с техническим браком и с одинаковыми серийными и порядковыми номерами подлежат уничтожению в нотариальной палате специально создаваемой для этой цели комиссией.

Для оформления документов, не предназначенных для совершения нотариальных действий, нотариусы могут использовать личные бланки нотариуса, которые в отличие от бланков для совершения нотариальных действий изготавливаются на обычных стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). На личном бланке указываются фамилия, имя, отчество нотариуса, его должность, наименование нотариальной палаты субъекта РФ (если речь идет о документах нотариуса, занимающегося частной практикой) или наименование государственной нотариальной конторы (если речь идет о документах нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе), наименование нотариального округа, в пределах которого нотариус осуществляет нотариальную деятельность, адрес нотариальной конторы частнопрактикующего нотариуса или адрес государственной нотариальной конторы. По усмотрению нотариуса на личном бланке могут указываться номера телефонов, факсимильной связи, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса и другие сведения. Все реквизиты, указанные на личном бланке нотариуса, должны размещаться центрованно, т.е. начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границы зоны расположения реквизитов.

5. Для учета документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса, в том числе реестры, книги, журналы.

В Правилах нотариального делопроизводства приводится следующий образец номенклатуры дел.

Номенклатура дел должна составляться ежегодно нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – нотариусом или лицом, уполномоченным на это территориальным органом юстиции, и вводиться в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах и оформляется на личном бланке нотариуса.

Номенклатура дел, составляемая частнопрактикующим нотариусом, подлежит утверждению уполномоченным должностным лицом нотариальной палаты, членом которой является частнопрактикующий нотариус. Номенклатура дел в государственной нотариальной конторе утверждается приказом территориального органа юстиции. Для своевременного утверждения номенклатуры дел она должна быть представлена соответственно в нотариальную палату или в территориальный орган юстиции не позднее 1 декабря текущего года. После утверждения один экземпляр номенклатуры возвращается нотариусу и в государственную нотариальную контору, а второй остается на хранении соответственно в нотариальной палате или в территориальном органе юстиции. При этом копия номенклатуры дел нотариуса, занимающегося частной практикой, в 10-дневный срок с момента ее утверждения направляется нотариальной палатой в территориальный орган юстиции.

Номенклатуры дел должны составляться на основе Примерной номенклатуры дел, утверждаемой Минюстом России совместно с ФНП. В соответствии с Примерной номенклатурой дел в номенклатурах должны определяться и указываться сроки хранения дел до их передачи в соответствующий архив или до их уничтожения. Однако до настоящего времени Примерная номенклатура дел не утверждена.

В соответствии с п. 51, 52 Правил нотариального делопроизводства при составлении номенклатуры дел запрещается снижение сроков хранения дел, установленных Примерной номенклатурой дел. В случае введения законодательными актами РФ новых видов нотариальных действий допускается заполнение только новых заголовков дел без заполнения графы "Срок хранения". Такой порядок заполнения номенклатуры дел разрешается до внесения соответствующих изменений в Примерную номенклатуру дел. Для включения в номенклатуру дел новых заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел при ее составлении, но сформированных в течение календарного года, в каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные индексы.

Согласно Правилам нотариального делопроизводства (п. 53) утверждаемые Примерной номенклатурой дел сроки хранения дел должны основываться на Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Но поскольку данный документ утратил силу на основании приказа Росархива от 26.08.2010 № 63 "О признании утратившим силу Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г.", то до утверждения Примерной номенклатуры дел при определении сроков хранения дел нотариусам, вероятно, следовало бы руководствоваться сроками, установленными в приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”".

По окончании календарного года номенклатура дел закрывается итоговой записью о количестве и категориях дел, находящихся в производстве нотариуса. Итоговая запись является самостоятельным документом и составляется в двух экземплярах в соответствии с образцом, приведенным в Правилах нотариального делопроизводства.

Один из экземпляров итоговой записи подшивается к номенклатуре дел нотариуса и государственной нотариальной конторы, а второй – направляется соответственно в нотариальную палату и в территориальный орган юстиции. Помимо этого частнопрактикующий нотариус направляет также копию итоговой записи в территориальный орган юстиции.

6. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой, документы в соответствии с номенклатурой дел формируются в дела и систематизируются внутри дела.

Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.

Заведенные дела помещаются под обложку. При этом дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку. На обложке указываются следующие реквизиты:

– фамилия, инициалы нотариуса, занимающегося частной практикой, и наименование его нотариального округа или наименование государственной нотариальной конторы, которое пишется полностью прописью;

– номенклатурный индекс в соответствии с номенклатурой дел. Если дело состоит из нескольких томов, то индекс дополняется номером тома;

– заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;

– дата начала и окончания дела, оформляемая словесноцифровым способом. Датой начала дела признается дата поступления самого первого документа, включенного в дело;

– срок хранения дела.

Формируемое нотариусом дело состоит из сгруппированных в установленном порядке в отдельной папке документов, относящихся либо к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), либо к определенному нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), либо к области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.

По общему правилу документы внутри дела систематизируются в хронологическом порядке. Однако имеются и некоторые исключения из установленного порядка систематизации документов. Например, документы-запросы группируются вместе с документами-ответами в деле "Переписка", постановления нотариуса об отказе в совершении нотариальных действий присоединяются к документам, в отношении которых отказано в совершении нотариальных действий, а постановления и распоряжения нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела. Особенности формирования и оформления дел установлены разделом XI Правил нотариального делопроизводства и в отношении наследственных дел и дел, касающихся закрытого завещания, депозита нотариуса и вексельных протестов.

В конце дела, а если оно состоит из нескольких томов, то в конце каждого тома подшивается лист-заверитель, в котором цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе); оговаривается наличие документов за другие календарные годы, отражается информация о листах, обозначенных литерными номерами, о пропущенных номерах листов, о склеенных или поврежденных листах; а также отражаются любые изменения в оформленном деле, например изъятие, добавление документов и др. Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности, даты составления заверительной надписи и заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ.

После окончания дела составляется внутренняя опись дела, в которую вносится под самостоятельным порядковым номером каждый документ дела. Во внутренней описи указываются также дата документа, помещенного в дело, его заголовок и номера листов, на которых в деле расположен каждый документ. В конце внутренней описи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись составляется на отдельных листах бумаги, подписывается нотариусом с указанием его должности, даты составления описи и подшивается в начале дела.

Все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, подлежат нумерации простым карандашом. Нумерация производится арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа документа. При наличии на листах ранее имевшейся нумерации, не совпадающей с новой, прежний номер зачеркивается, а новый номер ставится рядом. Правила нотариального делопроизводства (п. 79) допускают возможность наличия в нумерации листов не более пяти ошибок в деле или томе. В этом случае листы дела или тома могут не нумероваться заново, а неучтенные листы нумеруются литерным номером, т.е. номером, обозначаемым не только цифрой, но и буквой, например, 2а, 2б и т.д. Все допущенные в нумерации листов ошибки оговариваются на листе-заверителе. Однако если при нумерации листов в деле или томе допущено более пяти ошибок, то листы дела (тома) нумеруются заново.

После того как будут составлены лист-заверитель и внутренняя опись, все документы, помещенные в дело, прошиваются прочной нитью в обложку или переплетаются таким образом, чтобы было возможно свободно читать текст документов. Если текст близко расположен к левому краю листа, что после подшивки затруднит его чтение, к листу подклеивается полоска бумаги, которая прошивается при оформлении дела, а на место склейки листа и бумаги помещается оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ. Оттиск печати также ставится на бумажную наклейку (ею заклеиваются концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления иным образом листов). Оттиск гербовой печати проставляется таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, а часть – на листе.

Оформленное дело по объему, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов превысит 250, дело подразделяется на тома. При этом индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением надписей: "т. 1", "т. 2" и т.д.

Правила нотариального делопроизводства (п. 70–72) предусматривают в зависимости от срока хранения дела его полное или частичное оформление.

Частичному оформлению подлежат дела, срок временного хранения которых составляет десять и менее лет. Частичное оформление дела состоит в пересистематизации документов и в нумерации листов. После чего в дело составляется лист-заверитель и оно прошивается. При частичном оформлении дела внутренняя опись может не составляться.

Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и дела, срок временного хранения которых составляет свыше десяти лет. При полном оформлении производится нумерация листов, составляются лист-заверитель и внутренняя опись документов, осуществляется брошюровка (подшивка), проставляется дата окончания дела и заполняются все иные реквизиты обложки. В отношении каждого документа, находящегося в делах, подлежащих полному оформлению, производится экспертиза ценности документов с целью отбора их для последующего хранения или уничтожения. Помимо нотариуса экспертиза ценности документов проводится также экспертными комиссиями, создаваемыми нотариальными палатами и территориальными органами юстиции.

На оконченные и оформленные надлежащим образом дела постоянного или временного (свыше десяти лет) хранения составляется опись дела, которая представляет собой перечень заголовков дел с указанием дат и количества листов в деле. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, а если дело состоит из нескольких томов, то в опись вносится каждый том под самостоятельным номером. В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, числящихся в данной описи, и проставляется дата составления описи. Опись составляется в двух экземплярах, которые подписываются нотариусом, занимающимся частной практикой, или уполномоченным лицом государственной нотариальной конторы. Подпись нотариуса, в свою очередь, подлежит заверению оттиском гербовой печати. Экземпляры описи дел в течение двух месяцев по окончании календарного года представляются для утверждения частнопрактикующим нотариусом в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой – в территориальный орган юстиции. После утверждения один экземпляр описи подлежит возврату, а второй остается на хранении соответственно в нотариальной палате или в территориальном органе.

7. Нотариусы обязаны в течение срока, установленного Примерной номенклатурой дел, хранить все имеющиеся у них дела, в том числе реестры, книги и журналы. Поэтому помещение нотариальной конторы, в котором размещается нотариальный архив, должно быть оснащено оборудованием для создания надлежащих условий хранения документов и обеспечения их сохранности ^[1]. В соответствии си. 100 Правил нотариального делопроизводства течение срока хранения всех дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.

Дела постоянного и временного (свыше десяти лет) срока хранения находятся на хранении у нотариуса до момента их передачи в соответствующий архив в порядке, установленном законодательством РФ. В настоящее время установленный максимальный срок хранения нотариусом дел постоянного хранения составляет 75 лет с момента их окончания. В течение указанного срока хранятся, например, реестры для регистрации нотариальных действий.

Дела, срок хранения которых составляет менее десяти лет, находятся у нотариуса в течение всего этого срока, а по его истечении подлежат уничтожению. Отбор дел, подлежащих уничтожению, производится по окончании каждого календарного года. Во избежание ошибок, следствием которых может стать уничтожение документов постоянного хранения, такие дела просматриваются полистно, а не по заголовкам на обложках. Дела, отобранные для уничтожения, включаются в акт о выделении дел для уничтожения. Подписанный нотариусом и заверенный его гербовой печатью акт представляется для проведения экспертизы ценности документов и согласования экспертной комиссии. Одобренный экспертной комиссией акт частнопрактикующего нотариуса направляется на утверждение в нотариальную палату и в территориальный орган юстиции, а акт государственной нотариальной конторы – только в территориальный орган юстиции. Лишь после утверждения указанными органами акта отобранные дела подлежат уничтожению любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов. Дела должны быть уничтожены в течение 30 дней со дня утверждения акта. После уничтожения дел на акте проставляется отметка о дате и способе их уничтожения, которая заверяется подписью нотариуса и оттиском его печати с воспроизведением Государственного герба РФ. По одному экземпляру акта с отметкой нотариус направляет в экспертную комиссию и в органы, утвердившие акт.

По общему правилу дела хранятся у нотариуса, который их сформировал. Однако в некоторых случаях дела подлежат передаче другому нотариусу, а дела частнопрактикующего нотариуса в исключительных случаях могут быть переданы на временное хранение в нотариальную палату.

Так, в случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, изменения территории его деятельности, увольнения нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе, дела и документы передаются:

– нотариусом, занимающимся частной практикой, – другому нотариусу, определенному приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой;

– нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, – нотариусу, ответственному за делопроизводство в государственной нотариальной конторе в соответствии с приказом территориального органа юстиции;

– нотариусом, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, – другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа юстиции, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой.

При наступлении обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом (смерть нотариуса, его тяжелая болезнь, объявление нотариуса в розыск, лишение права нотариальной деятельности по решению суда и др.), дела нотариуса передаются другому нотариусу комиссией, специально создаваемой для этих целей территориальным органом юстиции по согласованию с нотариальной палатой.

Передача дел оформляется актом приемки-передачи дел на временное хранение, который подписывается как нотариусом или членами комиссии, передающими дела, так и нотариусом, их принимающим. На акте кроме подписей лиц, передающих и принимающих дела, проставляются также дата передачи дел и оттиск печатей нотариусов с воспроизведением Государственного герба РФ. Подписанный акт направляется на утверждение либо в нотариальную палату, если дела передаются нотариусу, занимающемуся частной практикой, либо в территориальный орган юстиции, если дела передаются нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе. После утверждения акта один его экземпляр остается в утвердивших его органах, а другие передаются нотариусам, передающим и принимающим дела. Кроме этого, копия утвержденного акта о передаче дел нотариусу, занимающемуся частной практикой, направляется нотариальной палатой в территориальный орган юстиции.

Несмотря на государственную значимость архивов, хранящихся у частнопрактикующих нотариусов, и высокую востребованность документов из этих архивов, до настоящего времени правовой статус нотариальных архивов не определен. В связи с планируемым переходом нотариата на единую организационно-правовую форму актуальность данного вопроса еще более возрастает. Поэтому при реформировании института нотариата предусматривается отнести нотариальные архивы к федеральной собственности, возложив на нотариусов обязанности по временному хранению документов в указанных архивах, а также установить на законодательном уровне порядок хранения и обслуживания нотариальных архивов, в том числе архивов упраздненных государственных нотариальных контор.

8. Все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, подлежат регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий, форма которого определяется Минюстом России. В настоящее время этим ведомством утверждена Вперед форма реестра для регистрации нотариальных действий.

Правила нотариального делопроизводства (раздел XII) установили единый для всех нотариусов России порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий. В соответствии с этим порядком реестры используются в течение только одного календарного года. То есть в реестре 2012 г. не может регистрироваться нотариальное действие, совершаемое в 2013 г. Вместе с тем допускается возможность заведения в одном календарном году нескольких реестров. Например, после полного заполнения начатого реестра заводится новый и каждому из них присваивается самостоятельный порядковый номер: № 1, 2, 3 и т.д.

Все виды нотариальных действий подлежат регистрации в реестре в порядке очередности их совершения. Но для записей определенных видов нотариальных действий нотариусы могут вести специальные реестры. В зависимости от вида нотариального действия могут вестись, в частности, реестры для регистрации сделок, для регистрации копий документов, для регистрации доверенностей. Если нотариус ведет специальный реестр, то к порядковому номеру, который присваивается реестру, прибавляется буква, соответствующая наименованию нотариального действия. Например, № 1C означает, что реестр используется для регистрации сделок, № 1К – для регистрации копий, № 1Д – для регистрации доверенностей. Однако одновременное ведение двух и более реестров по одному виду нотариальных действий запрещено, за исключением реестров для регистрации копий документов.

Записи в реестре могут производиться как самим нотариусом, так и его стажером, помощником или другим уполномоченным на это лицом, работающим по трудовому договору в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой. Записи в реестре производятся ручкой с использованием красителей синего или фиолетового цвета. Заполнять реестр надлежит аккуратно и разборчиво, не допуская каких-либо подчисток и прочеркивая незаполненные строки. Если все же возникает необходимость внесения в реестр поправок, то они в обязательном порядке оговариваются в конце записи, в которую вносились, и заверяются росписью нотариуса с указанием даты внесения поправки.

Каждому нотариальному действию, внесенному в реестр, присваивается индивидуальный регистрационный номер, который состоит из номера реестра и порядкового номера нотариального действия, присвоенного этому нотариальному действию в связи с его регистрацией в данном реестре. Например, номер 1С-134, присвоенный нотариальному действию, означает следующее: 1C – это порядковый номер реестра для регистрации сделок, а 134 – это порядковый номер нотариального действия по удостоверению конкретной сделки в соответствии с его регистрацией в этом реестре. Регистрационные порядковые номера нотариальных действий присваиваются в нарастающей последовательности от номера 1 с начала календарного года и до конца календарного года или до полного заполнения реестра в данном календарном году. Регистрационный порядковый номер нотариального действия не только фиксируется в реестре, но и обязательно воспроизводится в изготовленном нотариусом документе или в удостоверительной надписи, проставляемой на нотариально оформленном документе.

Однако в процессе заполнения реестра иногда могут возникнуть ошибки в нумерации нотариальных действий. При выявлении ошибок нотариус составляет об этом акт, который подклеивается в конец реестра, и проставляет на место склейки акта и реестра оттиск своей гербовой печати таким образом, чтобы часть изображения печати была расположена на акте, а часть – на реестре.

В соответствии с Правилами нотариального делопроизводства ведение реестра для регистрации нотариальных действий в настоящее время осуществляется на бумажном носителе. Но внедрение и дальнейшее развитие телекоммуникационных средств в сферу нотариальной деятельности, введение электронной подписи нотариуса, переход на электронный документооборот не только при взаимодействии нотариусов с различными органами и организациями, но и при совершении нотариальных действий настоятельно требует перехода на ведение реестра нотариальных действий в электронной форме. Необходимость такого перехода вытекает также из поставленной Правительством РФ задачи по предоставлению государственных услуг в сфере нотариата в электронном виде. Для целей внедрения электронного нотариата в повседневную практику нотариальным сообществом России принято решение о реализации пилотного проекта по ведению электронного реестра нотариальных действий на базе современных нотариальных контор в различных регионах России для последующей оценки полученных результатов и выработки рекомендаций о повсеместном использовании электронного реестра ^[2].