Мониторинг организационной среды

Концепция мониторинга среды предполагает непрерывный сбор и сортировку информации о параметрах среды с целью выделения тех из них, которые могут оказать влияние на организацию и ее функционирование, включая факторы, которые могут повлиять на ее потребителей, поставщиков и конкурентов, поведение персонала организации и результаты оценки эффективности ее работы.

При организации процесса мониторинга среды менеджеру придется решить проблемы, связанные:

— с ресурсами;

— организацией работы;

— поиском информации и се анализом;

— интерпретацией и распространением информации.

Ресурсы потребуются двух видов: рабочее время персонала на отслеживание организационной среды и деньги па покупку информации. В этой связи могут возникнуть проблемы в небольших и среднего размера организациях, где обычно неохотно идут на то, чтобы рабочее время тратилось на изучение сайтов Интернета, профессиональных изданий, посещение конференций и выставок. Даже в более крупных организациях денежные средства на стратегическое планирование в целом и отслеживание внешней среды в частности выделяют с трудом и часто сокращают их объем. Случается, что организации выделяют значительные денежные средства на анализ среды па какой-то ограниченный период времени, — нередко это бывает связано с изменением в структуре руководства организации или с конкретной стратегической инициативой, — а затем снова возвращаются на круг внутренних проблем. Несмотря на то что такие "взрывы" активности и полезны, все же они не могут заменить тщательного и непрерывного слежения за событиями внешней среды.

Организация работы по мониторингу среды также составляет проблему для большинства организаций. Основная трудность здесь порождается дилеммой: должны ли заниматься отслеживанием изменений во внешней и внутренней среде только руководители высшего звена, все менеджеры, или целесообразно создать отдельное структурное подразделение по стратегическому планированию?

Каждый из этих вариантов имеет свои сильные и слабые стороны. Если мониторинг будет функцией топ-менеджеров, решения о проведении соответствующих изменений будут приниматься быстрее, однако время на проведение мониторинга будет тратиться в ущерб другим функциям; часто будет возникать соблазн оставить мониторинг среды на потом, так как появятся проблемы в других областях, требующие безотлагательного решения.

Если мониторингом будут заниматься все менеджеры, возникнет поток разных точек зрения и противоречивой информации, где будет трудно (и некому!) выделить приоритетную, релевантную остроте угрожающих организации воздействий среды. К тому же возникает риск дублирования исследований и в итоге — перерасхода человеческих ресурсов, денег и времени.

Безусловным преимуществом обладает решение, связанное с созданием отдельного подразделения, которое на постоянной и профессиональной основе будет заниматься мониторингом среды.

Что касается поиска информации, то здесь вне конкуренции являются возможности Интернета, в котором может быть найдена любая информация практически о любой сфере человеческой деятельности. Кроме этого существуют отраслевые и корпоративные базы данных, часть из которых носит конфиденциальный характер и требует оплаты или санкционированного доступа. Также за определенную плату можно получать подборки материалов периодической печати и электронных СМИ, подготовленные специальными агентствами. Однако никакие специализированные агентства не могут заменить работу аналитика, непосредственно читающего материалы. Они, скорее, помогут выявить основные тенденции, которые профессионалам, как правило, уже известны. Их иногда называют сильными сигналами. По для аналитиков представляют особое значение слабые сигналы, которые не "кричат" о тенденции изменений, но лишь как бы "намекают" опытному человеку, какие тенденции могут наметиться в будущем. Проблема в том, что эти слабые сигналы могут приходить из самых разных, порою и неожиданных источников, например из искусства.

Какой бы источник информации ни использовался, все равно необходимо пропускать все получаемое через процедуру анализа. Именно здесь соединяются рациональное мышление и интуиция, озарение, позволяющие увидеть тенденции изменений, так сказать, на микроуровне, когда они проявляются как слабые сигналы. При анализе информации следует соблюдать равновесие между необходимостью отсеивания массы информации без се детального анализа как не относящейся к делу и ловушкой субъективизма при отборе информации, когда субъективное отношение к тому или иному источнику информации отворачивает от этапа анализа все исходящие от него информационные потоки.

Анализ дает законченный интеллектуальный продукт — информацию, которая должна достигнуть своего потребителя. Здесь возникает проблема интерпретации и распространения информации. Интерпретация предполагает, прежде всего, оценку проблемной области, в которой информация может оказаться полезной для принятия решений, важности и достоверности информации. Распространение информации порождает следующие проблемы. Во-первых, часто аналитики, запятые исследованием тенденций организационной среды, рассматривают свою работу как служение исключительно высшему звену управления организации. Несмотря на некоторые произошедшие в последние десятилетия перемены, большинство российских организаций остаются строго иерархическими по своей сути, вследствие чего естественный путь информации в них — это движение наверх, а не в стороны (наблюдается редко) или вниз (не наблюдается практически никогда). Поскольку многие решения о необходимости изменений принимаются на уровне среднего звена управления или даже ниже, польза от такого одностороннего пути распространения информации ограничена.

Во-вторых, в некоторых организациях, особенно входящих в структуры государственного и муниципального управления, работают по принципу "кому надо, тот знает" — строятся искусственные барьеры для распространения информации, обладание которой дает власть и силу или, по крайней мере, возможность ее выгодно "продать" — обменять на определенные материальные и иные блага. Для коммерческих организаций "придерживание" информации менее характерно, так как такая политика снижает эффективность работы организации и, следовательно, ее конкурентоспособность.

В-третьих, наиболее часто встречающаяся причина препятствий для распространения информации состоит в том, что все люди, имеющие отношение к этому процессу, просто не думают об эффективности ее распространения. Этому способствует наивная игра в то, что информация распространится по организации в результате некоего процесса, подобного осмосу, обеспечивающему растворение веществ: необходимо лишь создать осмотическое давление между местами с избытком и недостатком информации, и движение начнется. Не надо иметь большую проницательность, чтобы заметить, что в большинстве организаций это не соответствует действительности. Из всего этого следует, что все люди, вовлеченные в процесс сбора, систематизации и анализа информации о внешней среде, должны иметь четкие представления о механизмах ее распространения внутри организации.