Модели логистических процессов управления потоками
Моделирование основывается на подобии систем или процессов, которое может быть полным или частичным. Теория подобия для логистических процессов является основной в их моделировании и опирается на учение о размерностях физических величин, характеризующих управление логистическими процессами.
Теория подобия – это установление сходства критериев для различных физических процессов.
Существенной характеристикой любой модели является степень полноты подобия модели моделируемому объекту. По этому признаку все модели можно разделить на изоморфные и гомоморфные (рис. 6.5).
Под изоморфными моделями понимаются модели, устанавливающие соответствие (отношения) между объектами и процессами по их характеристикам, выражающие тождество их структуры и функциональные возможности. Эти модели обладают характеристиками реального объекта (или эталона) или способны заменить их.
При этом по изоморфной модели можно получить точные сведения о реальном объекте или процессе, а тем самым и предсказать их функционирование.
Гомоморфные модели представляют такое соответствие двух и более множеств (объектов и процессов), при котором один из них является моделью для других. В их основе лежит неполное, частичное подобие модели изучаемому объекту. При этом некоторые стороны функционирования реального объекта или процесса не моделируются совсем. В результате упрощаются построение модели и интерпретация результатов исследования.
При моделировании логистических систем абсолютное подобие не имеет места. Поэтому в дальнейшем целесообразно рассматривать лишь гомоморфные модели, не забывая, однако, что степень подобия у них может быть различной.
Рис. 6.5. Классификация моделей в логистике
Следующим признаком классификации является материальность модели. В соответствии с этим признаком все модели можно разделить на вещественно-информационные и абстрактные.
Вещественно-информационные воспроизводят основные геометрические, физические, динамические и функциональные характеристики изучаемого процесса или объекта. К этой категории относятся, в частности, уменьшенные макеты предприятий оптовой торговли, позволяющие решить вопросы оптимального размещения оборудования и организации грузовых потоков.
Абстрактное моделирование часто является единственным способом моделирования в логистике. Его подразделяют на символическое и математическое.
К символическим моделям относят языковые и знаковые.
Языковые модели – словесные модели, в основе которых лежит набор слов (словарь), очищенных от неоднозначности. Этот словарь называется "тезаурус". В нем каждому слову может соответствовать лишь единственное значение, в то время как в обычном словаре одному слову могут соответствовать несколько значений.
Знаковые модели: если ввести условное знаковое обозначение отдельных понятий, а также договориться об операциях между этими знаками, то можно дать символическое описание объекта.
Для реализации моделей в управлении логистическими процессами крупных организаций применяют корпоративные информационные системы (КИС).
В условиях внедрения КИС перед организацией ставится задача регламентации основных бизнес-процессов, реализующих управление движением товарно-вещественных и иных потоков. Частным решением этой комплексной задачи является построение информационных моделей логистических функций, процедур и операций. Выбор объекта моделирования возможен исходя из составляющих сквозного логистического бизнес-процесса, например для предприятий товарного производства. Типовой алгоритм такого сквозного логистического бизнес-процесса представлен на рис. 6.6.
Для моделирования производят декомпозицию составляющих бизнес-процесса.
Дальнейшая декомпозиция составляющих процесса позволяет получить множество процедур, которые могут являться объектом информационного моделирования. Возможен самостоятельный выбор процесса (функции, процедуры) по желанию разработчика.
Так, процесс управления закупками декомпозируется на следующую последовательность процедур, которая отражена в типовом алгоритме процесса управления закупками на предприятии товарного производства (рис. 6.7).
Логистический бизнес-процесс определяет структуру и организацию материальных потоков предприятия на всех стадиях – от обеспечения сырьем до распределения готовой продукции. Его основными составляющими являются:
– закупка сырья и материалов;
– доставка их к месту производства;
– непосредственное производство продукции;
– ее распределение;
– транспортировка к месту реализации;
– сервисное обслуживание потребителей.
Рис. 6.6. Схема типового алгоритма сквозного логистического бизнес-процесса предприятия товарного производства
Рис. 6.7. Схема типового алгоритма процесса управления закупками на предприятии товарного производства
Не умаляя значения каждой из перечисленных составляющих для успеха бизнеса, следует отметить особую важность процесса управления закупками, определяющего эффективность планируемого распределения и, следовательно, всей логистической цепочки.
В общем случае процесс управления закупками может характеризоваться рядом факторов:
– наличием большого выбора товарно-вещественных ценностей для закупки;
– многообразием условий закупки;
– значительностью требуемых объемов финансовых средств;
– определяющим влиянием функций закупки на ход выполнения как процессов производства, так и реализации продукции в целом.
Для объективного учета всех факторов и обеспечения необходимого качества реализации закупок требуется как комплексная оптимизация самого процесса закупок, так и повышение эффективности системы управления. Основой оптимизации должен стать всесторонний анализ составляющих процессов, структур и функций закупки, их окружения, проведенный на базе объективной формализации.
Проведенный анализ описаний отечественных и зарубежных логистических систем, а также изучение опыта реализации конкретных бизнес-процессов позволили получить функционально-информационную модель процесса управления закупками, пригодную для практических разработок при решении задач оптимизации систем закупок. При этом в качестве инструментария выбрана широко используемая в настоящее время при решении задач оптимизации бизнес-процессов методология структурного анализа и проектирования.
Для формализации процесса управления закупками необходимо рассмотреть типичное окружение логистической системы. Именно окружение определяет основные характеристики и порядок функционирования любой системы, в том числе и логистической.
Для описания внешнего окружения процесс управления закупками можно представить в виде ICOM-модели. Использование ICOM-модели, которая наиболее эффективно показала себя в IDEFO-методологии, позволяет структурировать внешние объекты по характеру оказываемого влияния на рассматриваемый процесс. Схема формализованного типичного окружения и его связей в логистической системе управления закупками представлена на рис. 6.8.
Здесь определяющее значение имеет задание цели и "точка зрения" руководства отдела логистики. В нашем случае "цель" определяется как необходимость идентификации процесса управления закупками, что обеспечит базу для автоматизации логистического процесса и интеграции системы управлении закупками в управленческий контур организации. В качестве "точки зрения" выбрана позиция руководителя отделом логистики, что обеспечит учет значимых факторов, а также информационных и физических взаимосвязей процесса управления закупками и основных бизнес-процессов.
Рис. 6.8. Схема формализованного окружения и его связей в логистической системе управления закупками
Задание цели и "точки зрения" определяет выбор информационных и физических объектов внешнего окружения. К наиболее значимым объектам окружения процесса управления закупками можно отнести на входе процесса:
• "данные по запасам" – база данных по имеющимся запасам;
• "заявки подразделений" – поданные заявки на снабжение;
• "планируемый объем производства, услуг" – производственная программа;
• "информация по источникам снабжения" – справочники, базы данных и прочие источники информации по поставщикам;
• "информация о ходе исполнения заказа, контракта" – информация, предоставляемая о ходе исполнения заключенных контрактов на поставку продукции;
• "поставляемая продукция" – поставляемая по контракту продукция.
При этом на выходе могут быть:
• "отклоненные заявки" – отклоненные по различным причинам заявки подразделений (необоснованность, невозможность реализации, отказ поставщиков и пр.);
• "контракты, договоры" – заключенные контракты на поставку;
• "финансовые документы" – финансовая документация по заключенным контрактам (авансовые счета, счета к оплате);
• "товары на склад" – поступление товаров, прошедших входной контроль, на склад;
• "возврат товаров" – возврат некачественных или не соответствующих контракту товаров поставщику;
• "обновленные данные по запасам" – уточненная информация по запасам в базе данных.
Процесс управления закупками базируется на следующей входной информации:
• "нормы снабжения" – установленные нормы расхода материалов (справочники, руководства и т.д.);
• "допустимые условия закупок" – приемлемые условия поставки (стоимость, срок и пр.);
• "долгосрочные соглашения" – установленные долгосрочные соглашения, партнерские связи и прочие сложившиеся условия поставок;
• "стандарты качества" – установленные стандарты качества.
Исполнителями управления закупками являются функциональные подразделения предприятия:
• "заказывающие подразделения" – подразделения, подающие заявки на снабжение;
• "отдел логистики", "отдел планирования", "бухгалтерия", "склад" – основные подразделения, участвующие в реализации процесса закупки.
Процесс управления закупками формализуется на основе декомпозиции функций управления. Такая декомпозиция может быть представлена в виде четырех основных функциональных блоков:
– определение потребностей;
– формирование заказа (контракта) на закупку;
– контроль хода исполнения заказа;
– получение и проверка товара.
Любой процесс материально-технического снабжения организации начинается с определения потребности в материальных ресурсах. Индивидуальные потребности подразделения определяют, что, сколько и когда необходимо. Имея такую информацию на определенный момент времени, на будущее можно планировать получение сырья со склада, или перемещение избытков материала из другого подразделения, или осуществление закупки недостающих материалов. Структурная схема модели и процесса определения потребностей в материальных ресурсах организации по методологии IDEFO представлена на рис. 6.9.
Рис. 6.9. Структурная схема модели процесса определения потребностей в материальных ресурсах организации по методологии IDEFO
На входах процесса определения потребности работают:
– заявки подразделений (содержат информацию о потребности в сырье и материалах, поступающую от производственных подразделений; о потребности в новом оборудовании, поступающую от подразделений технического развития организации; о потребности в офисном оборудовании и офисных принадлежностях, поступающую из административных подразделений);
– планируемый объем производства, услуг (эта информация необходима для обоснования заявленных потребностей);
– исполненные и неисполненные заявки (эта информация необходима для организации повторного процесса поставки, возможно, с измененными условиями);
– справочные данные (необходимы для формирования спецификации поставки).
На выходах процесса определения потребностей имеется Вперед информация: карта спецификаций потребностей и необоснованные и отклоненные заявки. Они не обоснованы производственной программой, планами развития или отклонены исходя из других соображений заявок.
Для управления используются следующие данные:
– регламенты представления заявок;
– нормы снабжения;
– каталоги постоянно закупаемых товаров;
– стандарты поставки.
Исполнителями процесса определения потребностей являются:
• заказывающие подразделения – отделы организации, оформляющие заявки на закупку материалов;
• отдел логистики – основное подразделение, собирающее заявки, проводящее их анализ и формирующее итоговую потребность (в ряде организаций эти функции может реализовывать отдел материально-технического снабжения);
• отдел планирования, формирующий плановую потребность в сырье и материалах в соответствии с планируемым объемом производства и услуг (в ряде организаций эти функции может реализовывать планово-экономический отдел).
Информационными объектами процесса определения потребности в материальных ресурсах организации являются:
– сырье и материалы, обеспечивающие выпуск продукции организации;
– комплектующие изделия;
– предметы для ремонта и содержания, инструменты;
– упаковка;
– товары для перепродажи;
– оборудование, необходимое для обновления и развития производственных процессов;
– материально-технические ресурсы, необходимые для работы административных служб организации.
Несмотря на различия перечисленных выше объектов материально-технического снабжения, процедура определения потребности в них является типовой и может быть стандартизована.
Около 70% возможностей по добавлению стоимости продукции и получению прибыли находится на этой стадии процесса управления закупками. Этим обусловливается высокая цена ошибок, которые могут быть заложены на этапе определения потребностей организации.
Процесс формирования заказа (портфеля, контрактов) на закупку требует следующих данных.
На входах процесса:
• данные карт спецификаций потребностей – формируются на этапе определения потребностей организации;
• информация по источникам снабжения – каталоги поставщиков, котировки цен и другие рыночные условия.
На выходах процесса обычно получают: разменные контракты и невозможность размещения заказа, т.е. отсутствие поставщика, либо неприемлемость условий поставщика, либо отказ поставщика выполнять условия организации.
Для контроля и регулирования в данном случае применяют: долгосрочные соглашения, т.е. действующие контракты и допустимые условия закупок (приемлемые для организации стоимости, сроки и прочие условия поставки). Основным исполнителем данного процесса является отдел логистики (или отдел материально-технического снабжения).
Необходимый элемент гарантии – это форма-подтверждение, посланная поставщиком в отдел закупок. После подтверждения поставщиком заказ на закупку становится гарантированным контрактом и может считаться размещенным.
После того как заказ на закупку принят поставщиком к исполнению, покупатель должен контролировать ход его реализации для гарантированного выполнения производственных планов и обеспечения жизнедеятельности организации. В ряде случаев может потребоваться ускорение или, наоборот, замедление хода выполнения заказа.
Процесс контроля исполнения заказов на закупку – это стандартная процедура, устанавливающая способность поставщика выполнять свои обязательства по условиям поставки. На входах процесса контроля исполнения заказа формируются требования и условия поставки (содержатся в контракте на закупку), информация о ходе исполнения заказа, контракта. На выходах процесса обычно имеют документацию поставок и информацию о нарушениях условий поставки, т.е. сведения об имеющихся или возможных отклонениях в установленных условиях поставки. Исполнителем этого процесса является отдел логистики (для решения этих задач может выделяться группа контроля и экспедирования или менеджер).
Процесс получения и проверки поставляемых товаров является обязательным в системе управления закупками. Здесь на входах процесса должна иметься поставляемая продукция и документация на ее поставку. На выходах процесса возможны данные о возврате товара, счетах к оплате, товарах на складах, обновленные данные по запасам.
Для управления этими процессами требуются спецификация заказа (контракта) на закупку и стандарты качества.
Исполнителями управленческих функций получения и проверки поставляемых товаров являются отдел логистики, склад и бухгалтерия.
На отделе логистики (отделе материально-технического обеспечения, отделе закупок) и складах практически во всех организациях лежат обязанности исполнения по этому процессу, за исключением тех, которые работают в системе своевременности поставок (just-in-time), когда сырье доставляется непосредственно к пункту использования.
Документация поставки на входе процесса включает заказ на закупку с указанием количества закупаемого сырья. Информация о полученном сырье отправляется в отдел логистики (отдел закупок, отдел материально-технического обеспечения). Для того чтобы закрыть заказ, информация отправляется в группу контроля уровня запаса для обновления файлов с информацией о наличии запаса и в бухгалтерию для оплаты счета.
Представленная формализация процесса управления закупками носит достаточно обобщенный характер и в ряде конкретных практических случаев может нуждаться в дополнительной доработке и уточнении. Данные модели процедур и операции процесса управления закупками могут быть использованы при моделировании бизнес-процессов и проектировании информационных систем в организациях любого типа (производственных, непроизводственных, государственных, коммерческих и пр.) и иметь на практике функциональный или объектно-ориентированный характер.
Наибольшую перспективу имеют комплексные методологии моделирования информационных процессов в логистике, например, "ARIS Tool-Set", "Natural Engineering Workbench", позволяющие в зависимости от целей анализа бизнес-процессов выбирать адекватные модели. Укрупненная архитектура "ARIS Tool-Set" представлена на рис. 6.10.
Рис. 6.10. Укрупненная архитектура моделей системы ARIS Tool-Set
Комплексные методики моделирования бизнес-процессов строятся на основе направлений функционального и объектно-ориентированного моделирования и могут быть применены к моделированию логистических бизнес-процессов с той же степенью успеха, что и функциональные и объектно-ориентированные модели. Все зависит от конкретных целей и задач моделирования, степени сложности моделируемого объекта, уровня профессиональной подготовки персонала и других факторов.
В основе "ARIS Tool-Set" лежит интегрированная модель в виде диаграммы взаимодействия процессов, т.е. модель событий, а также данные ER-модели – описание объекта. Управление осуществляется путем взаимодействия иерархии функций с данными ER-модели в интегрированной модели – "Process Chain Diagram".
Очень интересны в применении интернет-технологий модели электронного бизнеса по логистическому циклу "закупка – производство – реализация".
Электронный бизнес – это осуществление организацией большей части бизнес-функций электронными средствами (в частности, к ним относится электронная торговля, осуществляемая через онлайновые сетевые службы). Электронный бизнес предполагает оперативный (в том числе интерактивный) обмен информацией и документами, а также дистанционное управление платежами и материальными ресурсами. Важно, чтобы в логистическом цикле "закупка – производство – реализация" присутствовали и работали все его звенья, включая производство электронных платежей.
Взаимодействие компании и конечного потребителя в системе электронного бизнеса принято обозначать В2С (Business-to-Consumer), деловые отношения между компаниями – В2В (Business-to-Business), а взаимоотношения коммерческих и бюджетных (государственных) организаций – B2G (Business-to-Government). Важно рассмотреть специфику управленческих решений, которые имеют место при реализации этих технологий в логистическом процессе.
В2С-технология реализуется через интернет-магазины. Логистические решения осуществляются здесь на уровне продавца и покупателя и включают в себя оформление заказа, управление запасами, оформление покупки.
В2В-технологии позволяют организовать взаимодействие между звеньями логистической цепи (например, заказчиками и поставщиками) через Интернет. Автоматизация такого взаимодействия может быть осуществлена посредством КИС либо электронной торговой площадки (ЭТИ).
В случае использования КИС поставка материалов и сбыт готовой продукции предполагают включение в состав КИС решений для обмена информацией с внешними источниками – поставщиками и дилерами. Таким образом, КИС реализует функции В2В в ограниченном варианте – взаимодействие осуществляется с ограниченным набором контрагентов, связь "один ко многим" (рис. 6.11).
При реализации В2В через ЭТП осуществляется взаимодействие между компаниями, являющимися контрагентами на определенном рынке или сегментах рынка. В отличие от КИС и В2С-решений (например, интернет-магазинов), которые дают возможность большому числу покупателей взаимодействовать с одним продавцом, ЭТП представляют собой набор услуг для реализации многосторонних связей, как правило, одних компаний с другими (рис. 6.12).
ЭТП представляют пользователям возможности для следующих действий.
Рис. 6.11. Реализация В2В в рамках КИС
Рис. 6.12. Реализация В2В через ЭТП
Для заказчика:
• публикация на площадке формализованных заказов на поставку товаров и услуг;
• поиск приемлемых предложений поставки товара от компаний-поставщиков;
• поиск поставщика по ценам товаров и представленной номенклатуре услуг – сравнение цен и условий поставок, выбор оптимальных;
• заключение договоров на осуществление сделки купли-продажи с выбранным поставщиком;
• обмен документами по сделке с контрагентом;
• расчеты с поставщиками.
Для поставщика:
• публикация на площадке формализованных предложений на поставку товара или услуги;
• получение информации о поступивших на площадку заказах;
• публикация в системе номенклатуры товаров и услуг, публикация новых позиций;
• заключение договора на сделку купли-продажи с заказчиком;
• обмен необходимыми документами;
• расчеты с заказчиком.
Эффективность использования ЭТП для ее участников возрастает пропорционально квадрату числа пользователей.
Основное преимущество использования ЭТП – сокращение издержек, связанных с такими бизнес-процессами, как организация снабжения производства, сбыт готовой продукции и услуг за счет ускорения обмена информацией о спросе и предложении, сокращения трансакционных издержек по совершаемым сделкам.
В настоящее время идет интенсивный процесс внедрения в государственные структуры современных информационных систем, перевода их на безбумажный, электронный документооборот. Такое взаимодействие (B2G) присутствует и в логистике (рис. 6.13).
Рис. 6.13. Схема взаимодействия площадки B2G
Тогда информационная модель процесса управления закупками, реализованная в программной среде BPWin, выглядит так, как показано на рис. 6.8.
Дальнейшая декомпозиция данного процесса в BPWin позволяет получить следующую информационную модель процесса определения потребности в материальных ресурсах организации (см. рис. 6.9).