Лекция II. МЕТОДИКА УЧЕТА ИМУЩЕСТВА ОРГАНИЗАЦИИ И ЕГО ИСТОЧНИКОВ

В результате изучения главы 4 студент должен:

знать

o порядок учета денежных средств в кассе, на расчетных, валютных и прочих счетах организации в банках;

o формы безналичных расчетов;

уметь

o составлять корреспонденцию счетов по операциям движения денежных средств;

o вести учет и составлять отчетность по движению денежных средств;

владеть

o навыками отражения информации о движении денежных средств в первичных учетных документах, регистрах бухгалтерского учета.

Организации любых организационно-правовых форм устанавливают экономические связи с поставщиками товарно-материальных ценностей. Своевременное и четкое выполнение договорных условий и правильная организация расчетов способствуют своевременному и полному поступлению денежных средств в кассу, на расчетные и валютные, специальные счета в банках. Кроме того, организации в процессе осуществления своей деятельности производят расчеты с работниками организации, с бюджетом по налогам, с органами социального страхования и обеспечения, с другими организациями и лицами.

Расчеты между организациями осуществляются в безналичном порядке через банки, а также наличными через кассу в пределах установленных в законодательном порядке лимитов.

Организации сами выбирают банк для расчетно-кассового обслуживания. Кроме расчетных счетов в банках могут быть открыты валютные и специальные счета для хранения и использования средств специального назначения (аккредитивы, чековые книжки, банковские карты).

Основными задачами учета денежных средств являются:

- своевременное, полное и точное отражение операций по учету и наличию денежных средств;

- постоянный контроль наличия и сохранности денежных средств;

- контроль за целевым использованием денежных средств;

- контроль своевременности и правильности расчетов с поставщиками и покупателями;

- контроль своевременности и правильности расчетов с работниками, бюджетом, внебюджетными фондами.

Учет кассовых операций

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами - выдачи заработной платы работникам, выдачи денег под отчет на командировочные и другие расходы, закупки товарно-материальных ценностей - организации обязаны иметь кассу.

Порядок ведения кассовых операций регламентируется Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение № 373-П).

Для ведения кассовых операций организации устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем организации (далее - касса), после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег). Руководитель организации издает об установленном лимите остатка наличных денег распорядительный документ. Организация определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с Положением № 373-П и учитывает объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях; расчетный период, за который устанавливается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях, а также период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении организации в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней. Если организация не имеет наличной выручки, при определении лимита остатка денег учитывают объем выдач наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам в рублях. Расчетный период, определяемый организацией, за который учитывается объем выдачи наличных денег, не должен превышать 92 рабочих дней, а период времени между днями получения по денежному чеку в банке, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, - семи рабочих дней.

Наличные деньги сверх установленного лимита (свободные денежные средства) организации обязаны хранить на банковских счетах. Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается в дни выплат заработной платы, стипендии и других выплат, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. В иных случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Организации вносят наличные деньги в банк или организацию, входящую в систему Банка России, уставом которой предусмотрено право осуществления перевозки, инкассации, а также кассовых операций в части приема и обработки наличных денег, или в организацию федеральной почтовой связи для зачисления, перечисления или перевода их на банковский счет организации.

Кассовые операции в организации ведутся работником с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. С кассиром заключается договор о материальной, ответственности и он несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (денежных средств, денежных документов). Временная замена кассира производится по письменному приказу руководителя организации. Договор о материальной ответственности заключается и с заменяющим кассира работником.

При наличии в организации нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Кассовые операции могут проводиться и руководителем.

Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами ограничены. В соответствии с Указанием Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У в настоящее время предельный размер расчетов между юридическими лицами составляет 100 000 руб. по одной сделке. Расчеты свыше установленного лимита должны производиться только в безналичном порядке через расчетный счет. Расчеты с индивидуальными предпринимателями наличными денежными средствами производятся без ограничения суммы платежа.

Если организация осуществляет продажу продукции, товаров за наличный расчет как физическим лицам, так и юридическим лицам, то она должна использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" и вести учет поступающей выручки в журнале кассира-операциониста. В этом журнале отражаются показания счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумма поступившей за день выручки (как разность между показаниями счетчика на конец и начало рабочего дня). Контроль за соблюдением правил использования контрольно-кассовых машин, полноту учета выручки осуществляют налоговые органы.

Кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Организации обеспечивают наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при ведении кассовых операций в течение сроков, установленных законодательством РФ.

Организации могут вести кассовые операции с применением программно-технических комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных денег.

Кассовые документы оформляются:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или другим работником, определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера или бухгалтера).

В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета и т.п.).

Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром.

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром.

Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (штамп), а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

Кассовые документы, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер. Кассовые документы, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе.

Кассовые операции оформляются типовыми унифицированными формами первичной учетной документации.

Прием наличных денежных средств в кассу организации производится по приходным кассовым ордерам. При получении приходного ордера кассир проверяет наличие подписей и их соответствие имеющемуся образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Лицу, сдавшему денежные средства в кассу, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на то уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

ПРИМЕР 4.1

Ивановым И. И. сдан в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы - 800 руб.

В бухгалтерском учете организации делается Вперед запись:

ДЕБЕТ 50 "Касса" КРЕДИТ 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 800 руб.

Выдача наличных денежных средств из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, расчетно-платежным документам, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.).

ПРИМЕР 4.2

Петрову И. В. на основании его заявления и разрешения руководителя выдан аванс на командировочные расходы в сумме 10 000 руб.

В бухгалтерском учете организации сделана Вперед запись:

ДЕБЕТ 71 "Расчеты с подотчетными лицами" КРЕДИТ 50 "Касса"

- 10 000 руб.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащих выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей - прописью, копеек - цифрами) и подписывает расходный кассовый ордер. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, работнику под отчет оформляется расходный кассовый ордер согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег по сроку, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливаются согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). По истечении установленных сроков оплаты труда, стипендий и других выплат кассир должен:

- в расчетно-платежной (платежной) ведомости против лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп и сделать отметку от руки "Депонировано";

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце расчетно-платежной (платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и скрепить надпись своей подписью;

- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп "Расходный кассовый ордер № ...).

Депонированные суммы сдаются в банк на расчетный счет. При этом составляется один расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны машинным способом. Подчистки, помарки или исправления в кассовых документах не допускаются. Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам могут производится только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя организации или лиц, на это уполномоченных;

- правильность оформления документов;

- наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после их получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Такая регистрация может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Все поступления и выдачи денег подлежат регистрации в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге; вторые экземпляры - отрывные, они служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денежных средств в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отчет кассира под расписку в кассовой книге. Бухгалтер проставляет номера корреспондирующих счетов, проверяет правильность арифметических действий. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. Отчет кассира служит основанием для заполнения учетного регистра по счету 50 "Касса". При этом каждый отчет кассира формирует одну строку данного регистра. В конце отчетного месяца подсчитывают дебетовые и кредитовые обороты по счету 50 "Касса" и, используя начальный остаток средств на начало месяца, выводят остаток на конец месяца. Сумма сальдо на конец месяца по счету должна совпадать с суммой по последнему отчету кассира и суммой фактически имеющихся денежных средств в кассе.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации предназначен счет 50 "Касса", к которому могут быть открыты субсчета:

50-1 "Касса организации";

50-2 "Операционная касса";

50-3 "Денежные документы" и др.

На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации.

Субсчет 50-2 "Операционная касса" открывается организациям при необходимости. Вместе с тем он необходим торговым организациям для осуществления расчетов с населением с применением ККТ. На каждый аппарат открывается книга кассира-операциониста. В этой книге отражаются полученные денежные средства, а также показания счетчика и та сумма, которую кассир сдает старшему кассиру в конце рабочего дня.

При этом показания счетчика и сумма остатка денежных средств, подлежащая сдаче старшему кассиру, должны совпадать. Разница величины указывает на излишек или недостачу в операционной кассе. Старший кассир должен определить сумму выручки от продажи товаров за рабочий день, после чего она должна быть оприходована в главную кассу организации и отражена в отчете кассира.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Оприходование денежных документов в кассу происходит на основании приходных кассовых ордеров, а их выдача - на основании расходных кассовых ордеров. Сведения о полученных и выданных денежных документах отражают в отчете о движении денежных документов.

Порядок инвентаризации кассы регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным. К ним относятся случаи:

- передачи имущества организации в аренду, выкупа, продажи;

- предусмотренные законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- составления годовой отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного периода;

- смены материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- установления фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

- стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и др.

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и других ценностей, хранящихся в кассе, проводится комиссией, состав которой утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

До начала проверки члены комиссии должны получить от кассира приходные и расходные документы, отчеты о движении денежных средств, последние на момент проведении инвентаризации. Вместе с тем кассир дает расписку о том, что к началу проведения инвентаризации все приходные и расходные кассовые документы переданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Такие же расписки дают подотчетные лица, получившие денежные средства на хозяйственные расходы.

В процессе инвентаризации члены комиссии производят подсчет фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе, а именно: почтовых марок, марок госпошлины, путевок в доме отдыха и санатории, авиабилетов и др. Проверка фактического наличия бланков цепных бумаг и других бланков документов строгой отчетности осуществляется по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий препроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка.

По результатам инвентаризации комиссия составляет "Акт инвентаризации наличных денежных средств" в двух экземплярах; первый экземпляр передается кассиру, а второй в бухгалтерию.

При выявлении недостачи или излишков по результатам инвентаризации кассир обязан указать причину их возникновения. При обнаружении недостачи руководитель организации должен принять соответствующее решение и отразить его в акте. Сумма недостачи, как правило, взыскивается с кассира в полном объеме. Если вина кассира не доказана, недостача списывается на финансовый результат.

В сроки, установленные руководителем организации, проводится внезапная ревизия кассы с полным пересчетом денежных средств и денежных документов. Ревизию проводят комиссии, назначенные руководителем организации, ревизионные комиссии вышестоящих организаций или комиссии, предусмотренные уставами организаций. Комиссия составляет акт результатов проверки, в том числе в акте указываются излишки или недостачи денежных средств, выявленные при проверке, и обстоятельства их возникновения. Выявленные недостачи денежных средств относятся на виновных лиц для взыскания, а излишки - на прочие доходы.

Корреспонденция счетов по учету кассовых операций приведена в табл.4.1

Таблица 4.1

Корреспонденция счетов по учету кассовых операций

Корреспонденция счетов				ОГЛАВЛЕНИЕ операций
Дебет		Кредит
1		2		3
50 "Касса"		90 "Продажи" субсчет 1 "Выручка"		Поступила выручка за реализованные товары
50 "Касса"		62 " Расчеты с покупателями и заказчиками"; 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1 "Прочие доходы"		Поступила выручка за проданные основные средства, прочие активы
50 "Касса"		51 "Расчетные счета"; 52 "Валютные счета"; 55 "Специальные счета в банках"		Поступили наличные с расчетного, валютного, специальных счетов в банках
50 "Касса"		66 "Краткосрочные займы"; 67 "Долгосрочные займы"		Получены наличные займы
50 "Касса"		71 "Расчеты с подотчетными лицами"		Сдан в кассу остаток неиспользованного аванса, выданного подотчетному лицу
50 "Касса"		73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"		Платежи в кассу в возмещение материального ущерба
50 "Касса"		75 "Расчеты с учредителями" субсчет 1 "Расчеты по вкладам в уставный капитал"		Внесен наличными вклад в уставный капитал организации
50 "Касса"		76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"		Погашена дебиторская задолженность, получена арендная плата, получены наличными штрафы, пени, неустойки
50 "Касса"		91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1 "Прочие доходы"		Отражены положительные курсовые разницы и излишки в кассе
60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"		50 "Касса"		Оплачены наличными приобретенные активы: товары, работы, услуги
51 "Расчетные счета"; 52 "Валютные счета"		50 "Касса"		Сданы денежные средства на счета в банках
69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению"		50 "Касса"		Выданы единовременные пособия за счет средств социального страхования
70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"		50 "Касса"		Выдана заработная плата персоналу
71 "Расчеты с подотчетными лицами"		50 "Касса"		Выданы суммы наличных сотрудникам под отчет
75 "Расчеты с учредителями" субсчет 2 "Расчеты по выплате доходов"		50 "Касса"		Выплачены учредителям дивиденды
76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"		50 "Касса"		Выплачены наличные кредиторам
	94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"		50 "Касса"		Выявлена недостача наличных при инвентаризации кассы
91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 2 "Прочие расходы"		50 "Касса"		Отражена отрицательная курсовая разница
50 "Касса" субсчет 3 "Денежные документы"		50 "Касса" субсчет 1 "Касса организации"		Оприходованы в кассу денежные документы
26 "Общехозяйственные расходы"; 44 "Расходы на продажу"		50 "Касса"" субсчет 3 "Денежные документы"		Списаны почтовые марки, специальные марки
69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению"		50 "Касса" субсчет 3 "Денежные документы"		Выданы путевки работникам за счет средств социального страхования