Личное дело

Личное дело заводится на основании приказа о приеме на работу. Личные данные необходимы работодателю в целях продвижения работника по службе, при установлении размера заработной платы.

• Личное дело – основной документ персонального учета работника, представляющий собой совокупность его личных документов, содержащих наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности.

Порядок работы с личными делами не закреплен общегосударственными стандартами, поэтому организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения. В отношении гражданских служащих личное дело – установленная Законом о гражданской службе и осуществляемая в порядке, урегулированном Президентом РФ, правовая форма документирования персональных данных гражданского служащего, содержащая сведения, связанные с поступлением, прохождением им гражданской службы, а также увольнением с нее и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Порядок его ведения определен Положением о персональных данных государственного служащего.

В соответствии с Положением о персональных данных государственного служащего к личному делу гражданского служащего приобщаются:

• письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;

• собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

• документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

• копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

• копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

• копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

• копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

• копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

• экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

• копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

• копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

• копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

• аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

• экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы РФ;

• копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

• копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

• копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

• копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

• документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

• сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

• копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

• копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;

• копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

• медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

• справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

В личные дела лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством, включается декларация о доходах. В личные дела научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей, включается копия (выписка) протокола заседания ученого совета. В личное дело руководителя организации включается копия (выписка) решения учредителей о назначении его на должность. В личное дело материально ответственных лиц включается договор о материальной ответственности.

При ведении личного дела в него включаются также документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника. К таким документам относятся:

• характеристики и аттестационные листы;

• списки научных трудов и изобретений;

• копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий, изменении фамилии и т.п.;

• иные документы.

Включение трудовых договоров с работниками в состав личных дел определяется кадровой службой или специалиста по кадрам организации.

В личное дело не включаются:

• копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

• справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

• обходные листы, справки о состоянии здоровья и др. Эти документы формируются отдельно и хранятся в течение трех лет.

Личное дело гражданского служащего ведется кадровой службой соответствующего государственного органа и при переводе государственного служащего на новое место государственной службы передается по указанному месту государственной службы. При этом не допускается ведение нескольких личных дел на одного гражданского служащего.

В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Запрещается собирать и вносить в личные дела и реестры государственных служащих сведения об их политической и религиозной принадлежности, а также частной жизни, о членстве в общественных объединениях и профессиональных союзах.

Приобщенные к личному делу документы брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Личные дела уволенных с гражданской службы хранятся кадровой службой в течение 10 лет, после чего передаются в архив.

Сведения о государственных служащих, в том числе о включенных в резерв на выдвижение на вышестоящие государственные должности государственной службы, вносятся в федеральный реестр государственных служащих и реестры государственных служащих субъектов РФ. Личные дела и реестры государственных служащих ведутся в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, а также законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ.

Наиболее важными документами личного дела работника являются личный листок по учету кадров и дополнение к личному листку. В некоторых организациях их заменяют оформляемые по стандартному варианту анкеты.

Когда личное дело сформировано, документы включаются в него в хронологической последовательности.

Внутренняя опись составляется на документы личного дела, которое уже оформлено. В ней указываются сведения о названиях документов, которые включены в дело, их датах и индексах. Нумерация листов внутренней описи производится отдельно от листов личного дела.

Если в личное дело включаются новые документы, это должно быть отражено во внутренней описи. Изъятие документов из личных дел производится с разрешения руководителя службы кадров. Отметка об этом делается в описи документов в личном деле, а подлинный документ заменяется его копией. Факты изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями должны быть отражены в графе "Примечание".

Если работник поменял фамилию после оформления личного дела, то его старая фамилия помещается в скобки, а над ней пишется новая фамилия.

Личные дела хранятся в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела. Для быстрого поиска личного дела ведется алфавитная картотека, а в небольших организациях – алфавитная книга учета личных дел.