Личная карточка

Личная карточка является основным документом по учету персонала. Личные карточки заводятся на всех работников организации, независимо от характера их работы – постоянного или временного. Ведение личной карточки осуществляется в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденной Постановлением об утверждении унифицированных форм по учету труда и его оплаты.

Личная карточка заполняется после подписания руководителем организации приказа о приеме гражданина на работу. Она представляет собой типовую межведомственную форму № Т-2, утвержденную органами статистики.

В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно-ориентированный вариант этой карточки № Т-2а.

Личная карточка сотрудника заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании документов, указанных в ст. 65 ТК РФ, а именно:

• паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

• приказа (распоряжения) о приеме на работу;

• военного билета (приписного свидетельства);

• страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

• документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

С учетом специфики работы необходимость предъявления дополнительных документов в отдельных случаях может предусматриваться в соответствии с действующим законодательством.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, от руки (разборчиво) или на пишущей машинке. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). В личных карточках должны своевременно отражаться все последующие изменения в анкетнобиографических и учетных данных работника.

На лицевой стороне личной карточки указываются: полное наименование организации, код организации, пол (м/ж), табельный номер (он должен соответствовать номеру, по которому зарегистрирована трудовая книжка в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним), начальная буква фамилии работника (в строке "Алфавит"). В первую очередь заполнению подлежат два раздела (по два столбца) лицевой стороны личной карточки: I. Общие сведения и II. Сведения о воинском учете.

В раздел I "Общие сведения" заносятся фамилия, имя, отчество, дата (год, месяц, число) и место рождения (село, район, город, республика), гражданство, знание иностранного языка (указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясняться", "читаю и перевожу со словарем"), образование.

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

В строках "Квалификация по диплому" сведения указываются полностью на основании полученного документа. Профессии работников записываются в точном соответствии с их названием в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий, а должности ИТР – соответственно их названиям по штатному расписанию.

Общий стаж работы исчисляется с даты начала трудовой деятельности работника, включая службу в Вооруженных Силах. Стаж указывается на день заполнения личной карточки на основании трудовой книжки.

В строке "Непрерывный стаж" ставится дата, с которой исчисляется непрерывный стаж работы при выплате пособий по государственному социальному страхованию.

В строках "Состояние в браке" делаются отметки о составе семьи с указанием года рождения каждого ее члена, а в строке "Паспорт" указываются серия, номер паспорта, орган, выдавший документ и дата выдачи, далее – домашний адрес, телефон.

После заполнения личной карточки работником кадровой службы принятый на работу ставит свою подпись и дату заполнения личной карточки в конце раздела I.

Раздел II "Сведения о воинском учете" заполняется на военнообязанных и призывников в соответствии с инструкцией о порядке учета военнообязанных и призывников (группа учета, категория учета, состав, воинское звание, военно-учетная специальность, годность к военной службе, название райвоенкомата по месту жительства).

В разделе III "Прием на работу и переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу или переводе на другую работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку.

Личная карточка включает также разделы: IV. Аттестация; V. Повышение квалификации; VI. Профессиональная переподготовка; VII. Награды (поощрения), почетные звания; VIII. Отпуск; IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством; X. Дополнительные сведения;

XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Личные карточки уволенных работников хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Личные карточки № Т-2а запрещается присоединять к личным делам, они должны храниться в архиве строго раздельно.

Для граждан, поступающих на государственную (муниципальную) службу, заполняется личная карточка по форме № Т-2ГС (МС). В нее, в отличие от формы № Т-2, включены также сведения о наличии ученой степени, стаже государственной (муниципальной) службы для надбавки за выслугу лет для доплаты к пенсии и раздел IV "Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания".