К телефону просят коллегу

К телефону просят вашею коллегу, сидящего за одним из соседних столов. Вы отвечаете: "Сейчас" или "Одну минуту", после чего приглашаете сослуживца. Кажется, все просто.

Но давайте рассмотрим несколько примеров, достаточно часто встречающихся в реальной обстановке.

1. "Алло... одну минуту, я сейчас его позову. Вы очень удачно позвонили, он как раз на месте, (в сторону) Иван Иванович, это вас... (Снова в трубку). Он уже идет... Не стоит благодарностей... Передаю ему трубку, до свидания". Такое обхождение неуместно для современного делового ритма и эквивалентно болтливости.

2. "Ивана Ивановича? А он вам действительно нужен? А я не могу его заменить? Везет же Ивану Ивановичу! Ну что же, вынужден передать трубку этому счастливчику..." Заигрывать вслепую, без учета того, что настроение у человека на том конце провода может быть не такое игривое, как у вас, просто неделикатно.

3. "Ивана Ивановича? А кто его спрашивает?". Выяснение, кто именно звонит, кроме случаев, когда это делается по просьбе самого Ивана Ивановича, есть грубое нарушение правил поведения. Как бы ни маскировалась она заботой о коллеге, на деле это почти всегда делается для удовлетворения собственного любопытства.

4. "Алло... Петров!" (это фамилия Ивана Ивановича, которого, кстати, назвали по имени и отчеству) и трубку кладут на стол. Или еще хуже: "Алло...", далее молча, оставляя позвонившего в полном недоумении, трубку кладут на стол, и лишь затем произносят: "Петров..." При этом имитируется повышенная занятость. Такая демонстрация прохладных личных взаимоотношений между вами и Петровым, подчеркнутая сухость тона и пренебрежительное отношение к позвонившему, не к лицу воспитанному человеку.

Все эти примеры, пусть в мелочах, нюансах, раскрывают недостаточный уровень культуры человека, снявшего телефонную трубку.

Если просят к телефону отсутствующего коллегу, а вы раздраженно отвечаете: "Его нет!" - и тут же кладете трубку, то самой краткостью ответа и тоном вы даете понять, что нельзя без конца звонить и мешать занятому человеку.

Но давайте задумаемся: не сами ли вы своим ответом провоцируете повторные звонки? Услышав, что нужного человека на месте нет, и, постеснявшись (или не успев) спросить, когда он будет, абонент обязательно будет звонить каждые полчаса, а то и чаще. Где же выход? Он - в вежливом и более подробном ответе па каждый телефонный звонок, как бы он вас ни раздражал.

Что значит: "Его нет"? То ли он вышел и вот-вот вернется, то ли его вызвали к руководству минут на 15-20, то ли он ушел на деловое совещание длительностью в час-полтора, то ли он уехал на полдня в другую организацию, то ли он в командировке и на работе его не будет, то ли он заболел, то ли в отпуске. Скорее всего, позвонивший всего этого не знает. Зато знаете вы. И вы должны эти сведения сообщить. Вам же будет спокойнее работать.

Лучше всего ответить на телефонный звонок так: "Его нет. Будет тогда-то". Бывает, что человек звонит только для того, чтобы сообщить какие-то сведения, которые вполне можно передать через третье лицо. Он хотел бы попросить вас об этой услуге, но не решается обременять, кстати, не учитывая, что его частые повторные звонки - это тоже неудобство для вас. И здесь вы должны проявить инициативу, вежливость, внимание (и ОГЛАВЛЕНИЕм, и тоном). Оптимальный ответ выглядит примерно так: "Его нет. Он будет тогда-то. Может быть, ему что-нибудь передать?"

И если вас попросят что-либо передать, не поленитесь сразу же написать записку и положить на стол отсутствующего коллеги. Не полагайтесь на память, которая нередко подводит. И ваша забывчивость обернется неприятностью для коллеги, а когда он узнает об этом, возникнет серьезная обида или конфликтная ситуация - виноваты вы. Ведь истинную цену сведений, на первый взгляд даже пустячных, знает лишь тот, кому они предназначены.

Относитесь к каждому звонку серьезно, уважайте своих коллег. Наиболее типичный ответ, который можно услышать о том или ином сотруднике: "Он где-то здесь, перезвоните попозже". Неточная информация об отсутствующем - одна из причин неразберихи и значительных затрат времени. Вошло даже в норму, что руководитель, уходя, нс сообщает, куда он идет. И подчиненный считает недопустимым спросить его об этом, так как это может быть расценено как нарушение субординации. А па звонки отвечает: "Ушел, ничего не сказал, он мне не докладывает". И плохо, что не докладывает. Это элементарное бескультурье, пережиток чиновничества.

Следует добавить, что и подчиненный, которому "не докладывают", совершенно недопустимо отвечает по телефону. Он должен ответить: "Его сейчас нет па месте. К сожалению, я не знаю, где он и когда вернется. Перезвоните попозже или скажите, что ему передать".