Контрольные мероприятия при смене главного бухгалтера

Основания, по которым с главным бухгалтером учреждения может быть расторгнут трудовой договор, указаны в ст. 71, 78, 79, 81 Трудового кодекса РФ.

Во-первых, трудовой договор может быть расторгнут по соглашению сторон, если истек срок трудового договора. О прекращении трудового договора работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения.

Во-вторых, трудовой договор может быть расторгнут по собственному желанию работника. При этом работник должен предупредить о своем решении работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели.

В-третьих, трудовой договор расторгается по инициативе работодателя в следующих случаях:

- главным бухгалтером принято необоснованное решение, повлекшее за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу учреждения;

- происходит смена собственника имущества учреждения. При этом в соответствии со ст. 181 Трудового кодекса РФ новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех его средних месячных заработков. Смена собственника осуществляется:

а) при приватизации государственного или муниципального имущества, т.е. при отчуждении имущества, находящегося в собственности Российской Федерации, субъектов РФ, муниципальных образований, в собственность физических и (или) юридических лиц;

б) при передаче государственных учреждений в муниципальную собственность и наоборот;

в) при передаче федерального государственного учреждения в собственность субъекта РФ и наоборот.

Несмотря на то что в нормативных правовых актах вопросы передачи дел при смене или увольнении главного бухгалтера не отражены, опыт подсказывает, что руководителю учреждения необходимо организовать выполнение ряда процедур. В первую очередь, необходимо принять на работу нового главного бухгалтера, перевести на эту должность специалиста из числа работников бухгалтерской службы или назначить исполняющего обязанности главного бухгалтера.

Процедура приема-передачи дел может быть разделена на следующие этапы:

- издание приказа о приеме-передаче дел;

- инвентаризация имущества и обязательств;

- инвентаризация расчетов;

- проверка состояния учета и отчетности;

- собственно прием-передача дел (первичных документов, регистров бюджетного учета, бюджетной отчетности, налоговых деклараций и др.);

- составление Акта приема-передачи дел.

Передача дел при смене главного бухгалтера производится на основании приказа о передаче дел, в котором указываются следующие данные:

1) причина и сроки проведения приемки-передачи дел;

2) лицо, ответственное за сдачу документов (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера или исполняющего обязанности главного бухгалтера);

3) лицо, ответственное за прием дел (фамилия, имя, отчество вновь назначаемого главного бухгалтера, а при его отсутствии - руководителя организации, заместителя главного бухгалтера, иного лица, исполняющего обязанности главного бухгалтера);

4) иные лица, участвующие в приеме-передаче дел (члены специальной комиссии), а также обязанности указанных лиц.

Акт приема-передачи дел составляется в произвольной форме в двух экземплярах, его подписывают прежний и вновь назначенный главный бухгалтер, затем акт визируется руководителем учреждения и заверяется печатью.

В акте указываются наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов, дата окончательной передачи документов, нарушения и неточности в оформлении первичной, бюджетной и налоговой документации, выявленные в ходе передачи дел, а также перечисляются те документы, которые отсутствуют. К Акту приема-передачи дел также целесообразно приложить:

- акт об инвентаризации денежных средств в кассе;

- материалы с результатами последних инвентаризаций имущества и финансовых обязательств;

- справку о наличии в распоряжении главного бухгалтера положений, инструкций, приказов и других нормативных документов по бюджетному, налоговому учету и отчетности.

Как указывалось ранее, главный бухгалтер в соответствии со ст. 7 Закона о бухгалтерском учете несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, а также своевременное представление полной бухгалтерской отчетности, поэтому необходимо передать те документы, которые находятся в его компетенции. Поскольку все бухгалтерские документы должны храниться в учреждении не менее пяти лет, они должны быть переданы за этот период. Вновь назначаемому главному бухгалтеру необходимо уточнить, соблюдалось ли в учреждении основное правило бюджетного учета: ведется ли он непрерывно и в соответствии с действующей Инструкцией по бюджетному учету.

Проведение инвентаризации имущества и обязательств обязательно только в том случае, если главный бухгалтер являлся материально ответственным лицом за это имущество.

Согласно ст. 243 Трудового кодекса РФ, "материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с главным бухгалтером". Как правило, полную материальную ответственность возлагают на главных бухгалтеров, одновременно выполняющих обязанности кассиров. В данном случае обязательно должна быть проведена инвентаризация денежных средств в кассе. При этом составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств.

Инвентаризация расчетов и финансовых обязательств производится путем подтверждения дебиторской и кредиторской задолженности актами взаимной сверки расчетов по платежам в бюджет и государственные внебюджетные фонды, а также с покупателями и поставщиками, с подотчетными лицами. Акты сверки расчетов прилагаются к Акту инвентаризации расчетов с покупателями, прочими дебиторами, кредиторами.

Предоставлять информацию в налоговые органы о вновь назначенном главном бухгалтере не требуется.

Следующий этап - оформление карточек подписей по установленной форме, представляемых в органы Казначейства России. Эта карточка дает право новому главному бухгалтеру подписывать платежные документы, чеки, поручения.

Если есть сомнения, необходимо провести ревизию или аудиторскую проверку. При этом следует иметь в виду, что оплата услуг аудиторских организаций может производиться только за счет внебюджетных средств или средств, выделенных учредителем целевым образом.

Инициативный аудит расходов казенных учреждений

Инициативный аудит может осуществляться не только при смене главного бухгалтера, но и в других случаях.

Аудит - это независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности, платежно-расчетной документации, налоговых деклараций, других финансовых обязательств и требований организаций, в том числе казенных учреждений. Аудит может быть обязательным и добровольным (необязательным или инициативным).

Обязательный аудит проводится ежегодно в случаях, определенных Федеральным законом от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности", в соответствии с которым казенные учреждения не подлежат аудиторской проверке в обязательном порядке. Однако в отдельных случаях для проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности КУ или их учредители могут привлекать аудиторские фирмы.

В случае инициативы со стороны главного распорядителя бюджетных средств он должен издать распоряжение об аудиторской проверке подведомственного учреждения и выделить на эти цели соответствующие ассигнования. Затем КУ обязано провести процедуры в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" для выбора аудиторской компании.

Аналогичные процедуры проводятся, если учреждение принимает решение о привлечении аудиторской компании самостоятельно. Еще раз подчеркнем, что направлять на эти цели бюджетные средства не разрешается. Такие расходы могут быть квалифицированы как нецелевое использование бюджетных средств.

При заключении договора помимо проверочной деятельности можно включить в него сопутствующие аудиту услуги, такие как:

- постановка, восстановление и ведение бухгалтерского учета, составление финансовой (бухгалтерской) отчетности, бухгалтерское консультирование;

- налоговое консультирование;

- анализ финансово-хозяйственной деятельности, экономическое и финансовое консультирование;

- управленческое консультирование, в том числе связанное с реструктуризацией организаций;

- правовое консультирование, а также представительство в судебных и налоговых органах по налоговым и таможенным спорам;

- автоматизация бухгалтерского учета и внедрение передовых информационных технологий;

- оценка стоимости имущества;

- разработка и анализ инвестиционных проектов, составление бизнес-планов и тому подобные услуги, связанные с аудиторской деятельностью.

Необходимо отметить, что инициативный аудит достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности не отменяет необходимости осуществления государственного финансового контроля за деятельностью бюджетного учреждения.