Источники информации об организации – деловом партнере

В качестве источников информации о деловом партнере (реальном или потенциальном) служат многочисленные открытые источники, такие, как средства массовой информации, публикующие отчеты открытых акционерных обществ, сайт организации в Интернете, мнения экспертов как в вашей организации, так и в самой интересующей вас компании, данные, которыми располагают партнеры, поставщики, конкуренты компании и т.п., размещаемые в Интернете, тех же СМИ, хранящиеся в памяти людей.

Было бы ошибкой прибегать к сбору информации о фирмах-партнерах только эпизодически или в период подготовки к переговорам с ними. Эта деятельность должна вестись постоянно и тщательно.

Оперативно-коммерческая работа по изучению фирм во внешнеторговых организациях должна включать:

• предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключение сделки;

• текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций, с которыми заключены контракты;

• выявление и изучение новых фирм и организаций – возможных контрагентов по экспорту и импорту;

• систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков по основным статьям экспорта-импорта;

• наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих ведущую роль на отдельных товарных рынках.

Информация по фирмам, полученная из разных источников, собирается и систематизируется в фирменном досье.

Вопросы, по которым подбираются материалы для досье, могут быть разделены на две группы.

1. Общая характеристика фирмы – род деятельности, номенклатура производства и торговли, размеры производства и другие слагаемые, характеризующие фирму и ее роль на рынке данного товара.

2. Специальные аспекты, имеющие отношение непосредственно к заключению контрактов – кредитоспособность, финансовое положение фирмы, загрузка ее заказами, заинтересованность в получении заказов от российских организаций, выяснение взаимоотношений с другими фирмами и государственными органами, участие фирмы в картельных и других соглашениях, ограничивающих торговлю с различными монопольными объединениями. Сюда же относится и деловая характеристика представителей фирмы, с которой предполагается сотрудничество.

Наиболее ценной информацией для досье считаются сведения, полученные как при личном знакомстве с фирмой, ее руководителями или владельцами, так и в процессе коммерческих переговоров. В качестве дополнительных источников информации используются данные фирменных справочников, годовые отчеты фирм (открытые акционерные общества публикуют их ежегодно в обязательном порядке), справки банков и специализированных информационных фирм.

Досье фирмы включает ряд документов, подготавливаемых специально сотрудниками внешнеэкономической организации. К таким документам, обязательным для заполнения, относятся:

• карта фирмы – базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация на интересующую фирму;

• сведения о переговорах с фирмой;

• сведения о деловых отношениях.

Карта фирмы представляет собой анкету, ОГЛАВЛЕНИЕ которой сгруппировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности изучаемой фирмы:

• указывается страна, почтовый и телеграфный адрес фирмы и номера ее телефакса;

• год основания фирмы;

• предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характер услуг;

• производственные мощности, торговый оборот, число занятых или другие данные, характеризующие производственные возможности и объем деятельности фирмы (по годам);

• данные о финансовом положении фирмы;

• сведения о филиалах, дочерних предприятиях, об участии в прочих связях (картельных, финансовых, персональных и т.д.);

• важнейшие конкуренты фирмы;

• владельцы, руководители фирмы, лица, имеющие непосредственный контакт с российскими организациями;

• оборот, в том числе с российскими организациями;

• отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и пр.).

Для подбора и систематизации сведений о фирме используется широкий круг материалов, характеризующих фирму: оперативная информация и материалы исследований Всероссийского научно-исследовательского конъюнктурного института (ВНИКИ), данные периодической печати, отдельные монографии, каталоги, проспекты, юбилейные и рекламные издания фирм, их годовые отчеты. Полезно воспользоваться услугами организации "Внешэкономсервис" при Торгово-промышленной палате и многих существующих сейчас специализированных фирм по предоставлению информационных услуг.

В номере газеты "Иностранец" еще за 01.12.1999 опубликована заметка "Кто есть там?". В ней говорится:

"При консульском отделе МИД РФ создана консультационная служба, где можно проверить данные о той или иной иностранной фирме, с которой вы собираетесь вступить в деловое партнерство. Эта услуга, качество которой гарантируется авторитетом МИД, полезна для огромного числа российских фирм. Известно, например, что фирмы, занимающиеся трудоустройством российских граждан за рубеж, нередко подписывают договоры о сотрудничестве с мнимыми иностранными партнерами, от чего страдают клиенты и сами российские фирмы-посредники. Услуга МИД по уточнению статуса и сферы деятельности фирм – платная..."

Вся заносимая в карту информация должна сопровождаться указанием о том, к какому периоду она относится, а также ссылкой на источник.

Кроме перечисленных в карте данных, в досье фирмы должны быть включены:

• характеристики владельцев, руководителей фирмы, а также служащих, имеющих непосредственный контакт с российскими внешнеторговыми организациями;

• данные балансов фирмы за хозяйственный год;

• данные о развитии торговых отношений с фирмой (сведения о поведении фирмы во время переговоров о заключении сделок и в ходе их реализации, об отношении фирмы к условиям типовых контрактов российских партнеров, о результатах сделок, о заинтересованности фирмы в работе па российском рынке).

Сведения о переговорах составляются после завершения переговоров с фирмой. Основные вопросы для изучения:

• предмет переговоров;

• результат переговоров;

• характеристика представителей фирмы, проводивших переговоры – особенности характера (слабые и сильные стороны), знание коммерческих и технических вопросов;

• поведение фирмы во время переговоров;

• деловые отношения с другими партнерами.

Сведения о деловых отношениях, в отличие от сведений

о переговорах, составляемых после каждого раунда переговоров с фирмой, составляются один раз в год и отражают опыт работы с фирмой в течение этого времени. Они содержат аналитические данные о выполнении фирмой условий контракта, ее заинтересованности в работе с российским партнером, деловых качествах фирмы и ее представителей, проявившихся в процессе выполнения контракта.

Досье на фирму пополняется систематически, при этом перед началом нового финансового года и при подготовке крупных сделок целесообразно дополнительно собрать сведения о финансовом положении контрагента независимо от наличия этих данных за прошлые периоды.

Этический момент поиска и сбора информации о деловом партнере – источники информации должны быть общедоступны, вы не должны вторгаться в коммерческую тайну, использовать запрещенные законом и не одобряемые обществом способы. Процесс "добычи" информации заставляет напрямую понять, что в наше время информация – это капитал, достояние, потому что услуги организаций, собирающих информацию об организациях по всему миру, стоят очень дорого. Однако зачастую приходится решать дилемму – либо сэкономить и при этом рисковать быть обманутым, либо понести затраты на получение информации о реальном состоянии партнера и его репутации.

Доказательством, если можно так сказать, "высокого качества в обеспечении интересов клиентов" служит наличие в корпорации сертификата по международной системе стандартов качества ISO 9000. Эта система разработана в середине 1980-х гг. Британским институтом стандартов и утверждена в 1987 г. Международной организацией стандартов. Система ISO оценивает не только качество конечного продукта бизнеса, но, в основном, сам бизнес- процесс предприятия – проектирование, разработку, закупку сырья и комплектующих, создание, обработку, документирование, заключение контрактов на поставку, обучение персонала, обслуживание и поддержку клиентов и многое другое. Разработчики стандартов справедливо исходят из представления, что только соответствие каждого этапа жизненного цикла продукта неким строгим условиям в конечном итоге приводит к выпуску действительно качественной продукции. Согласитесь, что этот подход близок к комплексному понятию культуры производства. Сегодня 76 стран мира проводят сертификацию на соответствие стандартам ISO 9000, около 100 тыс. компаний уже получили сертификат. В России на основе международных стандартов уже разработан ряд ГОСТов, в частности ГОСТы по менеджменту качества. Длительная процедура сертификации (например, для российской компании "Kraftway" – полтора года проверки свыше 20 элементов производственного цикла на соответствие 240 конкретным требованиям) сопровождается и постоянным контролем за деятельностью сертифицированного предприятия, а отступление от требований стандарта приводит к изъятию сертификата. Наличие же сертификата позволяет заключать сделки с ведущими компаниями, получать заказы от выгодных клиентов типа NASA и Минобороны США, принимать участие в международных тендерах[1]. Такой же подход к обеспечению качества и конкурентоспособности продукции на основе высокого уровня материальной и духовной культуры фирмы демонстрируют и передовые японские предприятия, реализующие организацию производства на основе горизонтальной коммуникации. Возможно, именно реализации системного подхода к культуре предприятия японцы обязаны своими выдающимися результатами в некоторых отраслях промышленности.

Признаки честности бизнесмена – членство в клубах, где ценится честность и порядочность (например, масоны, кивани[2] и т.п.), искренняя религиозность, знание им психологии и педагогики, нравственность.

Однако существует проблема имитационного поведения, масок, которые надевают на себя руководители корпораций, желая замаскировать низменные цели. Постоянны квалифицированные исследования поведения корпорации и ее руководителей позволяют заглянуть под маску, познать истинную сущность ее носителя.

Таблица 10.6

План выполнения заданий на тренинге[3]

№

Цель

ОГЛАВЛЕНИЕ

Распределение

участников

Оборудование

Время.

мин

Примечание

1

Знакомство с участниками тренинга

Каждый из участников должен представиться и рассказать, как и почему он выбрал профессию продавца и какими профессиональными качествами, по его мнению, должен обладать хороший продавец

Все в произвольном порядке

Видеокамера, телевизор, видеомагнитофон

20

Оценка качества производится при помощи раздаточных материалов

2

Оценка результатов первого задания

Тренер демонстрирует видеозапись, участники обсуждают выступления своих коллег. Вместе обсуждается тема профессионализма продавца

Все в произвольном порядке

Телевизор, видеомагнитофон

20

3

Приобретение навыка вхождения в контакт с клиентом

Все участники садятся в полукруг, в центре находится стол с двумя стульями. Участники работают в парах. Один выступает в роли покупателя, другой – в роли продавца. Остальные наблюдают. В конце каждого упражнения делается оценка

По порядку,

меняясь

ролями

Раздаточные

материалы

40

Оценка качества производится при помощи раздаточных материалов

4

Закрепления знания типов клиентов

Тренер просит каждую из пар выступить перед видеокамерой с отработанными диалогами

Работа в парах

Видеокамера, телевизор, видеомагнитофон

60

После съемки просмотр и оценка

5

Усвоение слов, положительно действующих на покупателя

Тренер зачитывает список слов и выражений, употребляющихся для положительного действия на покупателя. Каждый из участников придумывает пять фраз с применением перечисленных слов

В произвольном порядке

Раздаточные

материалы

20

6

Приобретение навыком презентации товаров

Каждому участнику предлагается выбрать товар для презентации. (10 мин на подготовку). Затем каждый проводит презентацию от лица данного товара (я дом, я окно, я дверь и т.п.)

15 том же порядке, что и в предыдущем упражнении

Видеокамера, телевизор, видеомагнитофон

60

После съемки просмотр и оценка

Таблица 10.7

Модифицированная обобщенная модель коммуникации по поводу трудоустройства

№ этапа

Наименование этапа и его цели

Компетенции

Конечный результат

1

Предварительно-подготовительный. Исследование целесообразности коммуникации с организацией-партнером (работодателем) па основании анализа рынка вакансий и рейтинга организаций. Экспресс-анализ и экспресс- планирование начала коммуникации. Начато коммуникации. Цель – получить приглашение на собеседование

Требуется системное мышление, владение методами системного анализа, владение методами получения и обработки необходимых данных (источники, надежность, скорость) о себе и организации-работодателе. Полезно проявлять дивергентное мышление, творческое, креативное мышление, умение связать ситуацию со стратегическими факторами (миссией организации, целями, стратегией, видением будущего, интересами групп, критериями эффективности). Высокая конкурентоспособность, высокий уровень компетенций, эмоционального интеллекта, умение работать с документами, с ресурсами Интернета и с людьми

Выбор организации – потенциального места работы, разработка ее профиля. Разработка и направление в выбранную организацию своего профессионального резюме, сопроводительного письма, получение реакции на них. В благоприятном случае – получение и заполнение анкеты, мотивационного письма, тестовых вопросов и заданий, составление ответов на них и отправление в организацию-работодателя

2

Сбор и обработка данных о себе и о партнере. Начало составления портретов организаций-партнеров и персоналий участников коммуникативного процеcca. Цель – составить полноценный портрет сторон коммуникации, позволяющий прогнозировать поведение, получить легальное и глубокое описание ситуации, уточнить мотивацию и цели сторон, показатели достижения целей, наличия проблемы, основные критерии эффективности коммуникации, ожидаемые и прогнозируемые формы поведения, предпочитаемый стиль ведения переговоров, споров, достижения результата

Сбор и анализ данных, их осмысление на основе простых операций мышления (анализ, сравнение, синтез, обобщение, абстрагирование, классификация, систематизация), выявление и подтверждение своих конкурентных преимуществ как профессионала и личности, преимуществ и недостатков работы в выбранной организации

Уточнение профиля организации- работодателя, собственных конкурентных преимуществ. Подготовка документов, подтверждающих компетенции

3

Анализ информации о себе и партнере. Начало проработки стратегии и вариантов коммуникации.

Цели – выбор, разработка и описание сценариев общения, оценка вариантов сценариев (вариантов программ общения) в разнообразных условиях, при разных факторах (место, время, затраты, результаты и т.п.)

Проявить способности прогнозировать возможные варианты развития событий, продемонстрировать дивергентное мышление, творческое, креативное мышление, умение связать ситуацию со стратегическими факторами организации (миссией, целями, стратегией, видением будущего), с интересами групп, критериями эффективности, владение технологиями разработки планов (программ) деловых встреч, ведения переговоров, пониманием особенностей организации, разнообразных условий проведения переговоров, их плюсов и минусов

Разработанный портрет организации – места работы, портрета должностных лиц, с которыми будут осуществляться коммуникации по трудоустройству, модель предпочитаемого ими работника, представление о способах, методах, инструментах выявления ими качеств в составе образа предпочитаемого работника. Предварительное обоснование стратегии начала и ведения коммуникации, сценария, плана, программы взаимодействия

4

Установления окончательных критериев выбора наиболее предпочтительного сценария. Выбор варианта сценария (на основании экспресс- проработки вариантов по выбранным критериям).

Цели – анализ сценариев и выбор наиболее предпочтительного по ключевым критериям эффективности

Быть гибким и устойчивым к стрессам, уметь управлять своими эмоциями и эмоциями других людей, гибко применять теории осуществления различных форм, видов общения – вербальные виды общения (устное и письменное), невербальное общение, налаживать горизонтальные и вертикальные коммуникации, использовать конфликты, слухи, манипуляции, уметь влиять на людей и ситуацию

Формирование сценариев развития взаимоотношений, выбор наиболее предпочтительного сценария по существенным критериям

5

Детальная проработка предпочтительного сценария. Репетиции. Составление программы деловой коммуникации. Подготовка документов и условий сделки.

Цели – разработка детальных планов (программ) проведения подготовительных мероприятий и осуществления собственно коммуникации по наиболее предпочтительному варианту. Разработка включает разбивку на стадии, этапы, проработку промежуточных и конечных показателей выполнения плана, определение источников и сроков поступления всех видов ресурсов, балансировку плана (программы) по срокам, ресурсам, исполнителям

Знание и умение применять на практике теории и методики проведения интервью, бесед, споров, разработки документов (деловых писем, соглашений, контрактов, договоров)

Появление уверенности в достаточной подготовке к собеседованию и в достаточной обоснованности претензий на вакансию

6

Проведение переговоров с должностными лицами организации. Оперативное управление ходом переговоров Цель – плавное, предсказуемое, ожидаемое осуществление деловых коммуникаций. Получение дополнительной информации об организации, условиях труда, качестве трудовой жизни в организации

Компетенции переговорщика, реализация выбранной методики проведения интервью с целью представить себя в наилучшем виде и получить необходимую информацию о будущем месте работы

Согласование позиций трудового или гражданско-правового договора, получение виз руководителей подразделений организации (непосредственного начальника, начальника планового отдела, главного бухгалтера, юриста)

7

Завершение переговоров. Подписание соглашений. Завершение процесса общения (принятие документов и другие варианты).

Цель – подписание документов. Документационное оформление состоявшейся сделки, соглашения и т.п. Благожелательное расставание сторон

Компетенции в области экономического, организационного, правового закрепления достигнутых результатов, выявления возможных ловушек и их избегания. Необходимо применение на практике знания гражданского, хозяйственного, трудового права, теории и стандартов документационного и правового обеспечения управления. Умение этично завершить коммуникацию

Подписание трудового (гражданско-правового) договора, подписание руководителем приказа о приеме на работу

8

Анализ результатов, пополнение базы данных, уточнение профилей и досье. Цель – осмысление полученных результатов, подведение итогов, внесение в состав компетенций и портретов сторон нового опыта и информации

Осмысление по результатам переговоров новых данных, информации (используются документы, записи, фото- и видеоматериалы, аудиозаписи, мнения участников, включая слухи, сплетни)

Осуществляется обновление и расширение информационной базы партнеров (включая себя) и заинтересованных субъектов, уточнение портретов и досье

Методические рекомендации к работе в рамках обобщенной модели коммуникации с целью трудоустройства следующие.

Этапы 1 –5 могут осуществляться в ускоренном режиме, в условиях интеграции работ по нескольким этапам.

Целесообразно обратить внимание на такие источники информации и "сырых" данных о требуемых профессиональных компетенциях из открытых источников, как квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям руководителей, специалистов и прочих служащих, стандарты образования, профессиональные стандарты, разработанные в недрах Российского союза промышленников и предпринимателей (РСПП). При первой возможности следует ознакомиться с должностной инструкцией, с функционалом. Личностные качества могут быть разработаны работодателем в обобщенном виде, на основе собственных представлений о качествах предпочтительного работника, и в этом случае оценка или измерение качеств может основываться на субъективных мнениях участников собеседования, либо на основе теорий личности с опорой на инструментарий выявления психологических качеств.

Сведения о работодателе могут быть получены из множества открытых источников типа СМИ, социальных сетей, домашнего сайта организации, отчетов о результатах финансово-хозяйственной деятельности, на основе контактов и выявления мнений сотрудников организации.

Информация о себе и сведения, подтверждающие ее истинность, имеются в документах об образовании, должностных инструкциях по прежним местам работы, для руководителей – в положениях о подразделениях, которыми они руководили. Используются подлинники и копии документов, подтверждающих достижения работника в учебе и работе, рекомендательные письма, характеристики, отзывы коллег и деловых партнеров, трудовая книжка и т.п.

В процессе работы надданным заданием вам понадобятся знания, полученные в результате изучения материалов гл. 5, в том числе посвященные методам подготовки и проведения устных выступлений, интервью, разговорам по телефону, и другие. Собственно, все материалы и разделы учебника направлены на выработку комплекса знаний, умений, навыков, владение которыми позволит вам достаточно компетентно осуществить выбор делового партнера и повысить эффективность коммуникации с ним.