Информационное обеспечение управленческих решений

Ценность и своевременность управленческого решения в огромной степени зависят от способности менеджера в нужный момент произвести сбор, анализ и толкование информации.

Стадии управления	Потребность в информации
1. Выявление проблем и возможностей, установление критериев	Контроль деятельности. Отображение изменившихся условий и новых возможностей
2. Точное определение проблем и возможностей	Оценка факторов, влияющих на результаты, прогнозы, оценки
3. Принятие решения	Прогнозирование результатов для разработки альтернативных вариантов деятельности
4. Исполнение	–
5. Контроль исполнения	Оценка деятельности

Информационное обеспечение – одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие "коммуникация".

Коммуникация – процесс обмена информацией между двумя и более людьми.

Цели коммуникаций:

ü обеспечение эффективного обмена информацией между объектом и субъектом менеджмента;

ü совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;

ü создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами, для координации их задач и действий;

ü регулирование и рационализация информационных потоков.

В зависимости от способа обмена информацией различают:

• межличностные, или организационные, коммуникации на основе устного общения (рис. 6.4);

• коммуникации на основе письменного обмена информацией.

Особую роль играют неформальные коммуникации. Наличие неформальных коммуникаций связано со стремлением работников знать ту информацию, которую они не могут получить с помощью формальных организационных коммуникаций.

Информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций, прежде всего относится к новым мерам наказаний, изменениям в структуре организации, конфликтам в руководстве организации и т.д. Система неформальных коммуникаций способна создавать слухи, что может отрицательно сказаться на эффективности коммуникаций.

При организации коммуникационных сетей на предприятии необходимо учитывать специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из следующих этапов коммуникационного процесса:

→ зарождение идеи или отбор информации;

→ выбор канала передачи информации;

→ передача сообщения;

→ интерпретация сообщения.

В процессе коммуникаций выделяют четыре базовых элемента:

– отправитель;

Рис. 6.4. Межличностные коммуникации

– сообщение;

– канал или средство передачи информации;

– получатель.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее ОГЛАВЛЕНИЕ адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель (менеджер).

Все, что потенциально позволяет снизить степень неопределенности, должно считаться информацией. Информация – это факты, оценки, прогнозы, обобщение связи, слухи и т.д.

Основные требования к качеству информации:

ü комплексность информационной системы;

ü своевременность;

ü достоверность (с определенной вероятностью);

ü достаточность;

ü надежность;

ü адресность;

ü правовая корректность;

ü многократность использования;

ü высокая скорость отбора, обработки и передачи;

ü возможность кодирования;

ü актуальность.

Сегодня информация рассматривается как глобальный процесс, связанный с кардинальными изменениями структуры и характера мирового экономического и социального развития, с переходом к новым поколениям наукоемкихтехнологий, системам техники и материалов и новым видам информационного обмена, решающим образом меняющих характер груда и условия жизни человека.

Потоки информации – совокупность сообщений, объективно отражающих развитие хозяйственного процесса, передаваемые по каналам связи для осуществления управления. Потоки могут быть:

• прямыми, организованными от подсистемы управления к управляемой подсистеме, например, плановые задания, нормативы ресурсов;

• обратными, организованными от управляемой подсистемы к управляющей подсистеме, например, факт выполнения задания, использование ресурсов.

Ценность информации определяется комплексным вероятностным показателем Q, определяемым как функция трех составляющих по формуле:

где Рс – вероятность поступления информации; Рn – полнота информации; Рg – достоверность информации.

Роль информации для процесса управления двойственна:

ü постоянное увеличение потока информации по мере развития системы создает трудности в управлении ею, т.к. требуется переработка все возрастающего объема данных;

ü по мере роста объема информации увеличиваются возможности для совершенствования процесса управления процессами.

Классификация информации управления представлена в таблице 6.2.

Информатизация – объединенный и закономерный этап, через который в той или иной форме должно пройти каждое общество, вступившее на путь интенсивного развития.

Можно выделить два этапа информатизации в XXI в. Первый этап информатизации включает решение следующих главных проблем:

Таблица 6.2

Классификация информации управления

Признак классификации	Составляющие элементы
I. Способы представления информации	Устный; визуальный; тестовый; графический; аудиовизуальный; электронный
2. Способы формирования информации	Первичная; промежуточная; результирующая; переменная; постоянная; дискретная
3. Источник получения информации	Входящая; исходящая; внутренняя; внешняя
4. Ресурс управления	Трудовой; материальный; технический; финансовый; энергетический; информационный
5. Ценность информации	Полная; неполная; достоверная; ложная; своевременная; несвоевременная
6. Виды служебных документов	Организационные; распорядительные; правовые (юридические); кадровые; финансово-экономические; справочно-информационные
7. Компьютерные программы обработки	Works интегратор; Excel; Winword; Microsoft access
8. Тенденции информационного развития	Информационная продуктивность; совместимость и взаимодействие; ликвидация промежуточных звеньев; глобализация информации; конвергенция информации

• подготовка, ведение, корректировка правовых и хозяйственных норм, обеспечивающих функционирование информации в качестве товара, с учетом общепризнанных в мировой практике норм;

• формулирование и введение базовых стандартов, регламентирующих форму представления, способы обработки и передачи информации (протоколы обмена, интерфейсы и т.д.) с учетом международных стандартов аналогичного назначения;

• обеспечение компьютерной грамотности и информационной культуры населения; перестройка учебного процесса и развитие сети переподготовки кадров с широким привлечением международных учебных центров;

• создание и развитие основных компонентов инфраструктуры информатизации: общегосударственной системы передачи данных, государственной системы баз данных, единой автоматизированной системы средств связи;

• разработка и начало формирования рынка информационных продуктов и услуг, участвующего в мировом разделении труда;

• использование экономических механизмов централизованного планирования, индикативного управления и свободного рынка с целью обеспечения приоритетного развития производства материалов нового поколения, микроэлектроники и радиоэлектроники.

На втором этапе развития информатизации можно ставить следующие задачи:

• удовлетворение потребности всех сфер социально-экономического развития в использовании распределенных баз данных;

• осуществление полного взаимодействия общегосударственных информационных инфраструктур через международные сети связи с базами данных и знаний;

• осуществление масштабного применения интегрированных систем обработки информации;

• использование систем массового информационного обслуживания населения через электронную почту и Интернет;

• создание конкурентоспособных интеллектуальных производств информационных продуктов и услуг;

• развитие фундаментальных исследований в области искусственного интеллекта, предусматривающее решение многих проблем;

• создание высокопроизводительных вычислительных средстве нетрадиционной архитектурой (многопроцессорные, нейтронные, оптические, молекулярные и т.п.);

• развитие фундаментальных работ в кооперации с международными научными центрами, создание открытых "научных парков" в области создания систем искусственного интеллекта;

• активное использование информационных мультимедийных технологий в открытом образовании.

В практике менеджмента используется техника управления, представляющая собой взаимоувязанный комплекс технических средств, предназначенный для механизации и автоматизации информационных процессов в системе управления организацией с целью выработки рациональных решений. Выделяют средства сбора и регистрации, передачи, ввода, накопления, обработки, вывода, отображения и размножения информации.

Средства сбора и регистрации информации осуществляют фиксацию первичной информации в месте ее возникновения на документальный или машинный носитель (ленты, диски) с одновременным получением машинного документа на печатающем устройстве или дисплее (мониторе).

Средства передачи информации осуществляют передачу информации от источника сообщения до получателя по каналам почтовой, телефонной, телеграфной, мобильной, оптической, радио- или космической связи на значительное расстояние. Они позволяют существенно сократить время и скорость передачи информации по сравнению с курьерской и почтовой связью.

Средства ввода-вывода информации предназначены для ввода исходных данных в ЭВМ с голоса человека, ручных документов, магнитоносителей и экранов дисплеев, а также для вывода результативной информации в виде речевой информации, машинных документов на бумаге, экране дисплеев или тех же магнитоносителях.

Средства накопления информации предназначены для хранения документальной информации или систематизированной закодированной информации на машинных носителях со стирающейся записью (магнитные диски, дискеты, ленты, кассеты).

Средства обработки информации производят арифметические и логические операции над входной информацией по заранее составленным человеком программам. Программа обработки может изменяться и совершенствоваться, за исключением программы обработки информации в калькуляторах, в которых она жестко определена конструкцией машины.

Средства отображения информации осуществляют представление алфавитно-цифровой и графической информации на мнемосхеме, экране дисплея или в виде чертежа на графопостроителе. Отображение информации производится по командам ЭВМ или с автономного накопителя на магнитных дисках.

Средства размножения информации производят изготовление копий документов и чертежей с возможным изменением их геометрических размеров. Средства предусматривают размножение информации с использованием специальных свето-, фото- и термочувствительных бумаги или пленки.

В последнее время получили распространение универсальные средства обработки информации. Они выполняют одновременно несколько операций обработки информации и заменяют несколько устройств (тайм-менеджер, электронная записная книжка, персональный компьютер, автоматизированное рабочее место (АРМ), система автоматического проектирования.

Получившие распространение в 90-х годах компьютерные технологии управления занимают доминирующее положение в сфере управления в XXI веке. Эти технологии стали подлинным достижением и позволили решить множество задач, связанных с потребностью в централизованных базах данных с удаленным доступом, передаче данных на значительное расстояние и их распределенной обработке на различных компьютерах. Из наиболее известных следует отметить:

• сетевые технологии (локальные, региональные, глобальные);

• мировые коммуникационные сети – Internet, FEDWARE, BACS, UUCP, RELCOM и другие;

• телекоммуникационные сети (электронная почта, телеконференции, Microsoft Exchange и другие).

Ситуации для обсуждения

1. Прокомментируйте закон Холла: "Подход к проблеме важнее, чем ее решение".

2. Насколько актуально сегодня высказывание Ван Харпена: "Решение проблемы заключается в поиске людей, которые ее решат".

3. В мире бизнеса существует два основных типа принятия решения: через рынок и через иерархию. Поясните.

4. Кто владеет информацией, тот имеет право на успех. Приведите примеры, подтверждающие правильность этого положения.

5. Что может являться источниками информации при сборе информации о рынке некоторой продукции? Меняется ли состав источников информации, если предприятие работает на внешнем рынке?