Информационное обеспечение решения задач управления антикризисными проектами и портфелями

Любые практические действия в рамках антикризисного управления осуществляются на основе проектной деятельности. Это обусловлено уникальностью каждой конкретной ситуации, складывающейся в условиях изменения факторов среды, которая требует упреждающего или экстренного реагирования со стороны компании, а также существенной ограниченностью ресурсов. В условиях кризиса проекты ведутся с более тщательной проработкой. Важным фактором становится время реакции проекта на возникшие незапланированные ситуации. Для уменьшения этого времени используют прикладное программное обеспечение, предназначенное для решения задач:

• проектного анализа;

• управления портфелем проектов (в случае, если реализуется не один, а несколько антикризисных проектов);

• календарно-сетевого планирования (КСП), контроля реализации и оперативной корректировки проектов.

Для решения задач проектного анализа используются автоматизированные системы бизнес-планирования и оценки инвестиционного проектов, которые на основе финансового моделирования и оценки будущего финансового состояния компании с учетом рисков, устойчивости и ликвидности бизнеса дают ответ на вопрос о том, что позволит поддержать развитие компании в условиях кризиса. На российском рынке наиболее популярным прикладным обеспечением проектного анализа является система Project Expert, разработанная компанией Expert Systems.

Основными этапами проектного анализа на основе аналитических систем информационной поддержки управления проектами являются:

• построение финансовой модели проекта, компании с учетом экономического и получением прогнозных финансовых отчетов;

• определение на ее основе объемов капитальных вложений и оборотного капитала, необходимых для финансирования проекта;

• разработка стратегии финансирования;

• оценка инвестиционного проекта, включая количественную оценку проектных рисков, динамики стоимости бизнеса для различных моментов; создание бизнес-плана, инвестиционного меморандума, других отчетов: задание определенной структуры, подготовка текстовой части, включение в нее необходимой прогнозной финансовой отчетности, графиков и диаграмм;

• внесение корректировок в исходные данные инвестиционного проекта, оценка его эффективности в процессе и по итогам реализации.

Системы управления портфелем проектов призваны обеспечить сбалансированное развитие компании на основе достижения комплекса стратегических целей с учетом рисков и ограниченности ресурсов корпорации.

Разграничить управлением проектом и управлением портфелем можно следующим образом: управление портфелем определяет, какие проекты являются правильными, т.е. имеют максимальную ценность для компании, а управление проектами позволяет правильно управлять этими правильными проектами, т.е. достигать проектных целей, не выходя за рамки проектных ограничений, тем самым обеспечивая эту ценность.

Мнение специалиста

Региональный директор по технологиям компании СА в Восточном регионе

Сегодня происходит огромный рост интереса к управлению портфелями проектов. В ряде стран рост рынка соответствующих программных решений достигает 65%. На зрелых рынках компании приходят к выводу, что возможности инструментария типа Microsoft Project исчерпываются на первых шагах проектного управления, дальше необходим комплексный взгляд на проекты как на портфель с анализом связанных с ним затрат, рисков, соответствия законодательству и т.д. Для этого необходимы системы, способные собрать и представить в понятном визуальном виде всю информацию – о финансах, необходимых ресурсах, рисках, так чтобы пользователь мог принимать обоснованные решения по проектам.

Источник: URL: interface.ru/home.asp?artld=9085

Этапами процесса управления портфелем проектов являются:

• определение перечня проектов (стратегических инициатив BSC), которые обеспечивают реализацию бизнес-стратегии;

• отбор проектов с учетом финансовых и иных ограничений портфеля;

• планирование портфеля проектов;

• управление реализацией портфеля проектов.

На этапе определения перечня проектов осуществляется сбор проектных (инвестиционных) инициатив и заявок без учета финансовых и иных ограничений компании.

В рамках этапа отбора проектов из полученного на предыдущем этапе пула потенциальных проектов создается тот портфель, который будет принят к реализации. Составными частями данного этапа являются:

• ранжирование проектов, в ходе которого проекты выстраиваются в порядке убывания их значимости с точки зрения вклада в реализацию бизнес-стратегии;

• отбор проектов, предполагающий определение того, какие проекты принять к реализации, а какие нет.

На этапе планирования портфеля проектов осуществляются: назначение менеджеров проектов, формирование организационных структур, выпуск уставов проектов, детализация всех видов планов относительно приведенных в бизнес-плане, выделение ресурсов (конкретных людей, производственных мощностей и т.д.). При этом должны учитываться те ресурсы, которые будут потребляться несколькими проектами (разделяемые ресурсы) и ресурсные конфликты.

На этапе управления реализацией осуществляется мониторинг выполнения проектов в портфеле, анализ отклонений при реализации отдельных проектов и их влияния на связанные проекты и портфель в целом, а также координация ресурсов.

Одним из наиболее популярных программных продуктов, обеспечивающих управление портфелем проектов, является Microsoft Office Project Portfolio Server, состоящий из трех основных модулей:

• Portfolio Builder – модуль для сбора проектных заявок и формирования пула проектов, которые потенциально могут быть интересны для реализации;

• Portfolio Optimizer – модуль для оптимизации портфеля проектов;

• Portfolio DashBoard – модуль для мониторинга портфеля проектов на этапе реализации.

Для сбора проектных заявок и формирования пула проектов в Portfolio Builder решаются такие задачи, как:

• создание заявки на проект (описание проектной идеи, соответствие проекта стратегии, оценка затрат и доходов, рисков, ресурсов и т.д.);

• согласование заявки;

• утверждение заявки и разработка бизнес-плана, детализирующего параметры проекта;

• согласование и утверждение бизнес-плана;

• включение проекта в пул потенциально интересных проектов.

Оптимизация портфеля проектов в Portfolio Optimizer включает следующие этапы:

• ранжирование стратегических целей;

• ранжирование проектов на основе оценки их влияния на стратегию;

• построение карты инвестиций;

• отбор проектов;

• построение диаграммы соответствия отобранного портфеля стратегии.

После завершения процедуры отбора портфеля и инициирования проектов детальные плановые и фактические данные по проектам попадают на цифровую панель Portfolio DashBoard, на которой отображается вся информация о реализации проектов.

В качестве альтернативы для информационной поддержки управления портфелем проектов может рассматриваться система Plainview, которая включает инструменты прогнозирования, планирования и оптимизации управления портфелями проектов на базе единой корпоративной стратегии. Объединяя в рамках единого web-интегрированного решения управление различными бизнес-процессами – стратегиями, услугами, проектами, Planview позволяет за счет эффективного администрирования бюджетов, ресурсов и возможностей достигать оптимальной управляемости бизнеса в условиях постоянно меняющейся среды.

Системы для календарно-сетевого планирования обеспечивают решение таких задач оперативного управления проектами, как:

• структурная декомпозиция работ;

• создание модели ресурсов проекта;

• определение бюджета проекта и оптимизация его расписания;

• контроль и анализ выполнения расписания проекта.

В отечественной практике нашли широкое применение такие системы календарно-сетевого планирования, как Microsoft Project, Primavera Project Planer, Primavera Project Expeditor и др.

По данным Российской ассоциации управления проектами "СОВНЕТ", наиболее распространенной системой календарно-сетевого планирования проектов в России является Microsoft Project.

Раньше РРМ-системы были прерогативой крупных компаний, применяющих их для управления процессами, связанными с внедрениями информационных технологий, и разработки ПО. Сегодня же повысился спрос на недорогие решения, предоставляемые в виде услуг (Software-as-a-Service, SaaS). Очевидны преимущества подобных систем перед традиционными – отсутствие затрат на лицензии и поддержку, а также инвестиции в ИТ-инфраструктуру, возможность доступа к информации практически в любое время из любого места. К тому же они сравнительно быстро окупаются. Согласно результатам исследования Forrester Consulting, окупаемость SaaS РРМ-приложений достигается менее чем за два месяца.