Хранение электронных документов

В большинстве СЭД представлена иерархическая система хранения документов (по принципу "шкаф/полка/папка"). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т.д. Олин и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок, при этом исходный документ остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД.

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов: его название, автор документа, время его создания и др. Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому, однако в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным. В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в попятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев серверная часть СЭД состоит из логически связанных компонентов:

• хранилище атрибутов документов (карточек);

• хранилище документов;

• сервисы полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием "архив документов". Хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов является большим преимуществом систем электронного документооборота.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. Однако достаточно распространено хранение документов вместе с атрибутами в базе данных, что значительно повышает безопасность доступа к документам.

Решение оптимизации работы с большими объемами документов организации находят в создании электронного архива.

• Электронный архив документов – это система хранения бухгалтерской, кадровой и иной документации, позволяющая значительно оптимизировать и автоматизировать управленческие процессы современной организации.

Основная задача электронного архива организации – оперативное обеспечение доступа всех отделов к необходимым документам и сохранности документации. Одной из самых важных причин создания электронного архива в организации является значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. Поиск документа в бумажном архиве может отнимать до недели рабочего времени, но и по истечении недели не каждый документ будет найден. Как следствие, общая эффективность работы бумажного архива с каждым годом падает. Информация, хранящаяся в бумажном виде, со временем приходит в негодность. Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян.

Пользование электронным архивом обеспечивает удобный и быстрый поиск нужной документации, защиту документации от безвозвратной утери или повреждения, упорядоченное ее хранение с возможностью формирования различных отчетов, мгновенную отправку копий документов. Благодаря переводу всех документов в электронный вид офисные площади высвобождаются от накопившихся бумаг. Организация электронного архива документов позволяет систематизировать документацию, распределять ее по видам и срокам хранения, что способствует стандартизации процессов работы с документами. Резервирование информации значительно снижает риск ее потери, кроме того, это во много раз менее дорогостоящая операция, чем создание резервных бумажных копий обычного архива.

Использование электронного архива делает более эффективным и простым управление служебной информацией, решает проблему оптимизации документооборота, сокращает время поиска необходимых бумаг, исключая потерю важных документов и их несанкционированное изменение. Благодаря ограничению прав доступа, протоколированию действий пользователей и автоматическому резервному копированию обеспечивается высокий уровень информационной безопасности.

Первым этапом создания электронного архива документов организации является подготовка к сканированию и перевод в электронный вид на профессиональном оборудовании всех документов, т.е. создание их электронных образов со всеми артефактами (резолюции, визы, подписи, печати, штампы и т.д.).

Далее электронные документы индексируются по различным информационным полям (тип, название, номер, дата создания и т.д.). После перевода в электронный вид документы заносятся в электронный архив. Система управления электронным архивом интегрируется в действующую информационную систему организации.

Таким образом, электронный архив нужен почти каждой организации, независимо от характера ее деятельности, формы собственности и размеров.