Хранение документов

Заключительным этапом документооборота является передача документов в архив. Хранение документов должно быть организовано так, чтобы можно было обеспечить их полную сохранность, а при необходимости – использование.

Документы необходимы при документальных ревизиях хозяйственной деятельности, для составления различных справок, при решении спорных вопросов и т.д.

В течение отчетного года первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы хранятся в текущем архиве бухгалтерии. Это, как правило, пронумерованные папки, укомплектованные документами, расположенными в хронологическом порядке, переплетенные. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности подлежат хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

По окончании отчетного года документы передаются в общий архив.

Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Конкретные сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности определены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Главная книга и основные бухгалтерские регистры (журналы-ордера, ведомости) хранятся 10 лет, документы по оплате труда – до 75 лет.

По истечении сроков хранения документы уничтожают.

Сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. Ответственность за организацию хранения несет руководитель организации.

За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организаций, а также на юридических лиц может быть наложен штраф.

Согласно ст. 120 Налогового кодекса РФ (НК РФ) отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За него предусмотрен штраф в размере:

• 10 000 руб. – если эти деяния совершены в течение одного налогового периода;

• 30 000 руб. – если они совершены в течение более одного налогового периода;

• 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. – если они повлекли занижение налоговой базы.

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ за нарушение сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и архива организации работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных случаях они могут выдаваться только по распоряжению главного бухгалтера.

Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причин их изъятия, т.е. основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов "на проверку" действующим законодательством не предусмотрено. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае пропажи или гибели первичных документов независимо от причины утраты они должны быть восстановлены.

Последовательность действий по восстановлению документов Вперед:

– во-первых, если установлено отсутствие каких-либо первичных учетных документов или их неверное оформление (отсутствие или незаполнение обязательных реквизитов), то руководитель организации должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора;

– во-вторых, комиссия должна затребовать письменные объяснения у лиц, которые в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота являются ответственными за создание и хранение отсутствующих документов;

– в-третьих, после выяснения причин утраты документа комиссия должна принять меры по его восстановлению;

– в-четвертых, результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Согласно ст. 29 Закона о бухучете № 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.