Формы организации работы с документами

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы дело производства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами -самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное храпение) сосредоточивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других — децентрализовано (в структурных подразделениях).

Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования: если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т.д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Действующие государственные нормативные методические акты не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства.

В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Технологическая цепочка движения и обработки документов в общем виде включает несколько этапов: прием и первичную обработку; предварительное рассмотрение и распределение; регистрацию; направление на исполнение; исполнение; оформление и удостоверение; отправку.

Документооборот делится на составляющие — потоки, обеспечивающие прямую и обратную связь в управлении.

По отношению к системе управления выделяют следующие документопотоки:

— входящий (документы, поступающие в организацию);

— внутренний (документы, не выходящие за пределы организации);

— исходящий (документы, отправляемые из организации).

Названные выше документопотоки различаются составом документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от распределения обязанностей между руководителями, степени регламентации функций последнего и структурных подразделений, а также принятой в организации технологии работы с документами.

Рассмотрим некоторые особенности организации этих документопотоков.

Порядок обработки входящих документов. Прием и обработка входящих документов производится работником службы делопроизводства или секретарем. Эти документы могут поступать по почте, телеграфу, факсу, через курьера или по электронной почте. Необходимо организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, а также координировать их движение.

Движение поступивших документов и работа с ними происходит по следующим этапам:

— прием и первичная обработка;

— предварительное рассмотрение, распределение, разметка;

— регистрация;

— рассмотрение руководством;

— направление на исполнение;

— контроль исполнения;

— исполнение;

— подшивка в дела;

— использование в информационно-справочной работе.

Прием поступающих в организацию документов производится после тщательной проверки адресных данных корреспонденции, а также ее количества. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи вместе с описью-реестром на все получаемые документы. В отдельных случаях проверяется также вес отправлений, целостность упаковки и сохранность печатей.

После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении на конвертах повреждений, отсутствия документов, приложений к ним или отдельных страниц, а также несоответствия документов либо приложений, об этом сообщают отправителю и делают отметку на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание".

После первичной обработки все конверты уничтожаются. Лишь в случае необходимости определения адреса отправителя, времени отправки или получения конверты сохраняются, так как могут служить подтверждением соответствующих фактов.

При обработке поступающей корреспонденции конверты с пометкой "Лично" не вскрываются, а передаются непосредственно адресату. При этом на конвертах могут проставляться дата и учетный номер. Корреспонденция, которая имеет пометку "Конфиденциально", обрабатывается сотрудником, имеющим к ней допуск.

Получение входящих документов посредством технических средств осуществляется непосредственно в офисе. При этом па особо важные документы или сообщения запрашивается подтверждение и только после этого их ОГЛАВЛЕНИЕ доводится до руководителя. Обязательно проверяется общее количество полученных страниц и их соответствие числу страниц, указанному в документе. О каких-либо несоответствиях или плохом качестве переданного текста следует незамедлительно сообщить отправителю.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится в первую очередь с целью их распределения на нерегистрируемые и регистрируемые. Нерегистрируемые документы передаются непосредственно в структурные подразделения организации.

На регистрируемых документах проставляется штамп, где указывается их порядковый учетный номер и дата поступления. В штампе также может быть предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

Кроме того, на этапе предварительного рассмотрения входящих документов необходимо осуществить их отбор с целью направления руководителю наиболее важных и срочных, ведь большая часть решений по поступающей информации может быть принята заместителями руководителя, а также руководителями или специалистами структурных подразделений.

При просмотре поступивших на имя руководителя документов выявляются те, которые должны быть ему представлены в обязательном порядке. Это распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления, документы по ключевым вопросам деятельности организации и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, которые имеют в адресе указание структурного подразделения или фамилию сотрудника организации.

Документы, предназначенные для нескольких структурных подразделений, передаются им поочередно или в копиях. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа проставляется условное обозначение соответствующего департамента или отдела (например, "ОП" — отдел продаж или 07 — шифр этого подразделения).

При передаче документов непосредственным исполнителям указываются их фамилии и инициалы. При разметке и направлении документов также могут применяться условные обозначения должностных лиц (например, 01 — директор, 02 — заместитель директора и т.д.).

Процесс предварительного рассмотрения документов может облегчить использование настольного устройства сортировки, которое представляет собой набор лотков, имеющих наклейки с условным обозначением структурных подразделений и должностных лиц организации. В эти лотки раскладываются поступающие документы. При небольшом объеме документов можно использовать специальные папки с разделителями.

При осуществлении предварительного рассмотрения документов также следует выяснить, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству организации, в подборе дополнительных материалов (нормативных документов, предыдущей переписки и т.д.). Соответствующие документы подбираются делопроизводителем и передаются руководителю вместе с входящими документами.

Если в обязанности делопроизводителя входит доклад руководителю о поступивших документах, необходимо предварительное ознакомление со всеми материалами.

При подготовке полученных документов на доклад руководителю осуществляется их разметка (выделение заголовков и некоторых других реквизитов цветным маркером) и укладка (документы, требующие первоочередного рассмотрения, кладутся в папку поверх остальных либо помещаются в отдельную папку).

Передача входящих документов на рассмотрение руководителю должна осуществляться после их регистрации. Обычно это происходит в день поступления документов в организацию.

Руководитель рассматривает документы, как правило, в день их поступления и в тот же день передает их делопроизводителю, которому следует убедиться в наличии резолюции руководителя на каждом возвращенном документе. В резолюции назначаются исполнители, определяются сроки исполнения и даются конкретные указания по исполнению данного документа.

Эти сведения должны быть занесены в регистрационный журнал, после чего документ передается на исполнение. Резолюция может послужить основанием для постановки документа па контроль.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то должностное лицо, указанное первым, считается ответственным исполнителем. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими лицами секретарь делает соответствующее количество копий.

При этом необходимо следить, чтобы копирование документов не выходило за рамки разумного, так как увеличение объема документооборота приводит к дополнительным затратам труда, материалов и времени, что в конечном итоге снижает эффективность работы всей организации.

Документ, переданный ответственному исполнителю под роспись в журнале регистрации (с проставлением даты получения), находится у него до окончательного решения вопроса.

Когда работа с документом завершена (выполнено конкретное задание, составлен ответный документ и т.д.), на нем проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело. Затем документ подшивается в дело, которое может иметь, например, заголовок "Переписка с внешними организациями за 2013 г. (входящие)". В дальнейшем этот документ может быть использован для информационно-справочной работы.

Порядок обработки исходящих документов. Документы, которые отправляются организацией, называются исходящими.

Обработка таких документов происходит по следующим этапам:

— составление исполнителем проекта;

— согласование проекта;

— доработка проекта (в случае необходимости);

— визирование (в случае необходимости);

— проверка правильности оформления проекта;

— подписание руководителем (в необходимых случаях — утверждение);

— регистрация;

— отправка адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) в дело;

— использование в информационно-справочной работе.

Подготовка проекта документа начинается со сбора необходимой информации. Исполнитель изучает нормативные акты по соответствующей тематике, анализирует изданные ранее документы и т.д. Затем разрабатывается проект документа.

Правильность оформления проекта документа проверяет работник службы делопроизводства или секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах (за исключением факсограмм и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре).

Далее в случае необходимости проект документа проходит согласование с руководителями структурных подразделений, которое оформляется визами, проставляемыми на остающемся в организации экземпляре. Кроме того, в отдельных случаях согласование может быть внешним.

Согласование может происходить параллельно (когда для предварительного ознакомления проект документа передается всем участвующим в его подготовке организациям и лицам) и последовательно (когда проект направляется по очереди в различные организации и подразделения в соответствии с их функциями).

После получения на проекте документа всех виз его передают на подпись руководителю организации вместе со всеми приложениями. При необходимости вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых был составлен данный проект (контракты, рекламации, инициативные письма, акты, нормативные документы и т.д.). Руководитель может внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению и на которых ставится гербовая печать, представлен в приложениях 7—8.

Исходящие документы могут быть подписаны не только руководителем организации, но и руководителями структурных подразделений. Чем выше уровень подписания документов, тем больше инстанций должен пройти документ. В связи с этим по многих случаях следует предоставлять право подписи на исходящих документах руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями.

После подписания документ передается секретарю для регистрации (внесения необходимых сведений в журнал регистрации исходящих документов). После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его на обоих экземплярах. В тот же день после проверки правильности адресования и комплектности документ должен быть отправлен адресату.

Второй экземпляр отправленного документа (или единственный экземпляр факсограммы) подшивается в дело с исходящей перепиской. Впоследствии он может быть использован в информационно-справочной работе.

Порядок работы с внутренними документами. Внутренние документы составляются, исполняются и хранятся в рамках данной организации.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

— составление проекта исполнителем;

— проверка правильности оформления;

— согласование проекта;

— подписание руководителем (в необходимых случаях — утверждение);

- при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах — регистрация.

На этапах исполнения и завершения работы с внутренними документами порядок работы с ними будет таким же, как с входящими документами:

— передача исполнителю (при наличии нескольких исполнителей — копирование документа);

— контроль исполнения;

— исполнение;

— проставление отметки об исполнении;

— подшивка в дело;

— использование в информационно-справочной работе.

В дальнейшем внутренние документы могут использоваться в информационно-справочной работе в течение срока от одного года до трех лет. По решению экспертной комиссии этот срок может быть продлен или документы могут быть переданы в архив либо уничтожены.

Совершенствование документооборота разумнее всего начать с внутренних документов. В работе с такой документацией необходимо решить вопросы сокращения дублирующих друг друга документов, уменьшения количества изготавливаемых копий, а также более широкого использования без документного решения текущих вопросов внутри организации.

Для этого следует использовать возможности локальной компьютерной сети, которая позволяет заменить традиционные документы электронными. При этом возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри организации, экономится бумага и тонер, обеспечивается возможность работы над одним документом сразу нескольких исполнителей на своих рабочих местах.