Формуляр-образец ООН для внешнеторговых документов

В связи с ростом документооборота в практике международной торговли проводится работа по стандартизации и унификации внешнеторговых документов, используемых при заключении контрактов.

В октябре 1960 г. Комитет но развитию торговли Европейской экономической комиссии (ЕЭК) постановил создать рабочую группу для рассмотрения, в частности, возможности разработки рекомендаций с целью возможного сокращения числа, упрощения и стандартизации внешнеторговых документов.

На первой сессии в августе 1961 г. рабочая группа решила, что для проведения национальных мероприятий по стандартизации в одинаковом направлении в разных странах было бы целесообразно составить международный типовой образец документа, включающий в четко определенных местах все элементы данных, необходимых для различных внешнеторговых документов. После достижения договоренности относительно формата бумаги, принципов разработки форм и списка, который был затем передан правительствам и заинтересованным международным организациям для представления замечаний.

В свете высказанных мнений и после многочисленных консультаций с экспертами рабочая группа в октябре 1962 г. решила предложить пересмотренную типовую форму, структура которой учитывала результаты дискуссий, состоявшихся в ходе сессии. На третьей сессии в октябре 1963 г. рабочая группа, рассмотрев ответы, полученные от правительств и заинтересованных международных организаций, пришла к заключению, что пересмотренная типовая форма может использоваться в качестве формуляра-образца для упрощения и стандартизации документов, используемых при экспорте.

За период с 1963 по 1969 г. решения или рекомендации о согласовании различных документов, составляемых в международном плане, с формуляром, называвшимся тогда формуляром-образцом ЕЭК, были приняты такими международными организациями, как Международная палата судоходства (1963), Международная техническая конференция по вопросам рационализации взаимоотношений между банками (1963), Всемирный почтовый союз (1964), Совет таможенного сотрудничества (1965), Международная федерация транспортно-экспедиторских ассоциаций (1967), Центральное бюро международных железнодорожных сообщений (1967) и Международный союз автомобильного транспорта (1969). В течение этого периода в нескольких странах – членах ЕЭК были введены унифицированные системы документов, основанные на формуляре-образце ЕЭК.

В апреле 1969 г. Европейская экономическая комиссия, отмечая все более широкое международное использование этих документов, приняла резолюцию, которой рекомендуется, в частности, "принимать во внимание формуляр-образец ЕЭК при разработке документов, используемых в области международной торговли". Комиссия обратила также внимание Экономического и социального совета на практическое значение для международной торговли работы в области упрощения и стандартизации процедур и документов и на тот факт, что было бы желательно координировать эту работу в мировом масштабе.

В результате этих рекомендаций многие страны создали специальные органы по упрощению внешнеторговых процедур для продолжения этой работы на национальном уровне. Для координации такой работы по упрощению в мировом масштабе была создана Специальная программа по упрощению процедур международной торговли (ФАЛПРО) в качестве самостоятельного подразделения секретариата ЮНКТАД (Конференция Организации Объединенных Наций по торговле и развитию), одним из основных видов деятельности которого является расширение применения формуляра-образца в других регионах мира.

Быстрый прогресс, имевший место в области автоматизированной обработки данных (АОД) и передачи данных после принятия формуляра-образца в 1963 г., вызвал опасение, что приспособление процедур составления документации к новой технике может оказаться непригодным для использования АОД. Однако на основании полученного в нескольких странах и организациях опыта было подтверждено, что формуляр-образец применим как при АОД, так и при традиционных методах обработки данных и что вполне обоснованно рекомендовать его в качестве общей основы для составления документов, используемых в международной торговле, независимо от того, будут ли эти документы обрабатываться автоматизированными методами или традиционными, неавтоматизированными методами.

В этой связи рабочая группа отметила, что документы, используемые в международной торговле, все в большей степени служат в качестве основы для ввода данных в системы АОД или получаются на выходе этих систем. Поэтому рабочая группа пришла к выводу, что информация, содержащаяся во внешнеторговых документах, могла бы иногда обрабатываться в системах АОД наиболее быстро и экономично, если бы она представлялась в кодированной форме. Правила для размещения кодированных элементов данных были тогда обсуждены и подготовлены.

Эти изменения, а также проведенный обзор прогресса, достигнутого в национальном и международном плане в деле унификации внешнеторговых документов, позволили рабочей группе по упрощению процедур международной торговли принять в 1973 г. две рекомендации: рекомендацию № 1 о формуляре-образце ЕЭК для внешнеторговых документов (подтверждающую формуляр-образец, принятый в 1963 г., рекомендующую правительствам и заинтересованным организациям продолжить работу по согласованию всех документов, используемых в международной торговле, с этим формуляром-образцом) и рекомендацию № 2 о размещении кодов во внешнеторговых документах.

В 1975 г. Специальное совещание отметило, что документы, согласованные с формуляром-образцом ЕЭК, уже введены во многих странах вне региона ЕЭК, включая страны со значительной долей в мировой торговле, такие как Австралия, Новая Зеландия и Япония, и что введение остро необходимых единых национальных систем было облегчено наличием международного стандарта.

В 1978 г. Комитет по развитию торговли принял к сведению, что формуляр-образец для внешнеторговых документов, согласованный экспертами ЕЭК в 1963 г. и официально рекомендованный рабочей группой по упрощению процедур международной торговли в 1973 г., получил мировое признание, в результате чего представляется возможным ссылаться на него как па "формуляр-образец Организации Объединенных Наций для внешнеторговых документов".

В 1979 г. рабочая группа решила, что рекомендация о формуляре-образце (рис. 10.1) должна быть издана в качестве публикации Организации Объединенных Наций для продажи, и что текст должен включать положения двух рекомендаций 1973 г., о которых говорилось выше. Рабочая группа определила также общее понятие "система унифицированных внешнеторговых документов Организации Объединенных Наций" и решила включить описание данной системы в эту публикацию.

В силу гибкости применения формуляра-образца стало возможным использовать его без изменения в более широком масштабе, чем это ожидалось в 1963 г. Однако в настоящий вариант (1981) формуляра-образца (см. рис. 10.1) были внесены некоторые изменения в терминологию идентификаторов полей данных, которые отражают изменения в стандартизации элементов данных. Кроме того, пояснительные примечания были несколько обновлены.

Рис. 10.1. Формуляр-образец ООН для внешнеторговых документов

Рекомендация о формуляре-образце для внешнеторговых документов предназначена для обеспечения международной основы для стандартизации документов, используемых в международной торговле и при международных перевозках, и для представления этих документов в визуально воспринимаемой форме.

Формуляр-образец Организации Объединенных Наций для внешнеторговых документов предназначается для использования при составлении документов, относящихся к различным видам административной, коммерческой и производственной деятельности и в сфере распределения, которые составляют внешнюю торговлю, независимо от того, заполняются ли эти документы от руки или с помощью механических средств, таких как пишущие машинки, автоматические печатающие устройства или копировальные машины.

Он применяется скорее к документам, описывающим отдельные партии товара (или группу партий, например, контейнерные грузы), чем к документам, перечисляющим полную загрузку транспортных средств (например, судовой грузовой манифест). Что касается этого последнего типа документов, то формуляр-образец может применяться для данных, относящихся к описанию товара. Хотя формуляр- образец касается главным образом документов, используемых в торговле товарами, его соответствующие части могут также применяться для сделок, не относящихся к товарам.

Формуляр-образец предназначен, прежде всего, для того, чтобы служить основой для разработки унифицированных серий форм документов с использованием основного документа при получении документов методом однократной записи. Его можно также применять в качестве макета для визуального представления информации на экране при использовании систем АОД.

Учитывая, что на основании формуляра-образца было введено значительное число международных и национальных систем документации, должно пройти определенное время, прежде чем можно будет вносить в этот формуляр какие-либо изменения, затрагивающие такие виды документации. Поэтому было решено, что он должен оставаться действительным в течение, по крайней мере, трех лет, прежде чем вступит в силу любое согласованное изменение.