Формирование, оформление и хранение дел, содержащих конфиденциальные документы

Систематизации конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствует тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа.

Вместе с тем задачи, решаемые при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в управленческой и производственной деятельности фирмы, но и в значительной степени сферу обеспечения сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а также других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.

Угрозы ценным и конфиденциальным материалам фирмы в период их текущего (оперативного) архивного хранения нисколько не меньше, чем во время рассмотрения, исполнения, обработки и движения. В практической деятельности фирм этот момент часто не учитывается, исполненные конфиденциальные документы выпадают из-под контроля службы КД, что создает благоприятные возможности для злоумышленника осуществить несанкционированное ознакомление с этими документами или выполнить с ними иные противоправные действия.

Помимо известных задач номенклатура конфиденциальных дел используется в следующих целях:

– учета формируемых дел (номенклатурного учета дел) и обеспечения проверки наличия документов и дел;

– закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников фирмы к делам;

– учета дел архивного фонда;

– учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи в ведомственный архив или архив фирмы.

Табличная часть номенклатуры имеет следующие дополнительные графы, предназначенные для практической реализации указанных выше задач: гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, даты заведения и закрытия дела (тома), количество листов в деле (томе), отметки о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата). Комплексы документов на магнитных носителях (дискетах и др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных документов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру правовой основой для разрешения исполнителям работать с конкретными делами.

В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и документы, которые имеют инвентарную форму учета, например, техническая и технологическая документация, печатные издания, аудио-, видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения и т.п.

Перечень заголовков дел составляется таким образом, чтобы состав, ОГЛАВЛЕНИЕ и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников фирмы, которые допущены к делу и будут с ним работать. Конфиденциальные документы комплектуются в дела с учетом того, что сведения, составляющие предпринимательскую тайну, не должны попадать в государственный архив до истечения срока их конфиденциальности. Каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одинаковый период конфиденциальности.

Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и не конфиденциальное (открытое) дело или устанавливается предметная связь конфиденциальных и открытых дел. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В результате защита документов, дел и носителей информации становится более эффективной. Не следует отождествлять два разных понятия – срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело (хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем и другим понятием). Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.

В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, в которую входят следующие операции:

– проверка закрытия всех заведенных дел и томов;

– проведение годовой проверки наличия дел и документов;

– заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;

– проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок подписью работника участка службы КД;

– включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;

– переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущем календарном году;

– распечатка номенклатуры дел будущего года для издания.

После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.

Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значительном количестве дел долговременного периода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том), картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) электронную инвентарную учетную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вносятся в номенклатуру и указываются на обложках дел.

В процессе формирования и хранения возникают серьезные угрозы конфиденциальным делам и документам, которые могут получить реальный характер в результате следующих обстоятельств:

– получения сотрудником, работающим с делом, большего объема конфиденциальной информации, чем это необходимо (за счет неправильного формулирования заголовков дел в номенклатуре или ошибочного распределения, систематизации документов но делам);

– утери работником службы КД контроля использования дел сотрудниками фирмы (за счет плохо организованного ежедневного учета выдачи и возвращения дел);

– утраты (кражи, утери) дела или содержащегося в нем документа, частей документа, подмены документов, отдельных листов;

– ошибочной выдачи дела сотруднику, не имеющему права доступа к данному делу;

– доступа к делам посторонних лиц как следствия ошибочных действий персонала или невыполнения персоналом порядка обеспечения сохранности дел (например, невыполнения требований инструкции об эвакуации дел и документов в условиях экстремальной ситуации).

При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

Технологическая схема процесса формирования и оформления конфиденциальных дел включает следующие процедуры:

– оформление дела при его заведении;

– оформление дела при его формировании;

– оформление дела (тома) при его закрытии;

– выдачу законченных дел сотрудникам фирмы и прием их от сотрудников.

Особенности процедуры оформления дела при его заведении следующие:

– оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;

– оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

– оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);

– подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

– внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Особенности процедуры оформления дела при его формировании следующие:

– проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);

– внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;

– нумерация листов документа в деле;

– при необходимости внесение изменений в реквизиты обложки дела;

– подшивка документа в дело (прошнуровывание листов документа), проверка правильности нумерации листов;

– внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

– проверка правильности подшивки документа;

– возвращение учетной карточки документа на соответствующий участок службы КД, в картотеку по принадлежности.

Особенности процедуры оформления дела (тома) при его закрытии следующие:

– подшивка и оформление заверительного листа – листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

– оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

– опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

– внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

– проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;

– при необходимости внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;

– по окончании года закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

– внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

– при необходимости внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Законченные производством (закрытые) конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используются в текущей работе сотрудников фирмы, выдаются им для решения тех или иных вопросов.

Особенностями процедуры выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников можно назвать следующие:

– проверка работником службы КД полномочий исполнителя: наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);

– выдача дела сотруднику под подпись в карточке учета разрешений и выдачи;

– помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку "За исполнителями";

– при возврате дела сотрудником – проверка соответствия документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов;

– подпись работника службы КД, удостоверяющая возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи, а также внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

– помещение дела и карточки в места хранения.

Выданные исполнителям для работы дела должны быть возвращены ими в службу КД в гот же день.

Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор внемашинных операций. Выдача и возврат исполнителями архивных электронных комплексов документов имеют более сложную технологию, что связано с необходимостью выполнения ряда дополнительных операций по проставлению электронной подписи в учетных формах.

Как мы видим, приведенная технологическая схема формирования и оформления конфиденциальных дел с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов конфиденциальных документов.

При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа.

Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом осуществляется процесс изъятия электронного документа из архивного массива компьютера службы КД или с дискеты.

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр магнитного носителя вместе с внутренней описью продолжают храниться в службе КД на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожаются. Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).

Подготовка конфиденциальных дел к передаче в ведомственный архив (архив фирмы) технологически не отличается от аналогичной работы с делами открытого доступа.

Следовательно, технология текущего и архивного хранения конфиденциальных дел в отличие от технологии хранения дел открытого доступа решает, прежде всего, задачи обеспечения сохранности включенных в дела документов и контроля за своевременным снятием с документов грифа конфиденциальности. Важной составной частью этой технологии является регламентация системы доступа к делам и порядка работы с делами руководителей и сотрудников фирмы.