Формирование информационной системы в организации

В современных условиях взаимный обмен информацией (организационные коммуникации) осуществляется на базе информационно-коммуникационных технологий, реализованных в основном с помощью информационных систем (ИС).

Термин "информационная система" используется как в широком, так и в узком смысле.

В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией^[1].

Так же в достаточно широком смысле трактует понятие информационной системы Федеральный закон РФ от 28 декабря 2013 г. № 3498-Φ3 "О внесении изменений в ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации": "информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств".

Одно из наиболее широких определений ИС дал Μ. Р. Когаловский: "Информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей"^[2].

В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД (систему управления базами данных) и специализированные прикладные программы. ИС в узком смысле рассматривают как программно-аппаратную систему, предназначенную для автоматизации целенаправленной деятельности конечных пользователей, обеспечивающую в соответствии с заложенной в нее логикой обработки возможность получения, модификации и хранения информации^[3].

В любом случае основной задачей ИС является удовлетворение конкретных информационных потребностей в рамках конкретной предметной области. Современные ИС де-факто немыслимы без использования баз данных и СУБД, поэтому термин "информационная система" на практике сливается по смыслу с термином "система баз данных".

В идеале в рамках организации должна функционировать единая корпоративная информационная система, удовлетворяющая все существующие информационные потребности всех сотрудников, служб и подразделений. Однако на практике создание такой всеобъемлющей ИС слишком затруднено или даже невозможно, вследствие чего в организации обычно функционируют несколько различных ИС, решающих отдельные группы задач: управление производством, финансово-хозяйственная деятельность и т.д. Часть задач бывает "покрыта" одновременно несколькими ИС, часть задач – вовсе не автоматизирована. Такая ситуация получила название "лоскутной автоматизации" и является довольно типичной для многих организаций^[4].

Делимость на подсистемы является одним из основных свойств ИС, реализация которого позволяет упростить ряд процедур: разработку и модернизацию ИС в результате специализации групп проектировщиков по подсистемам; внедрение и поставку готовых подсистем в соответствии с очередностью выполнения работ; эксплуатацию ИС вследствие специализации работников предметной области.

Обычно выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы. Функциональные подсистемы ИС информационно обслуживают определенные виды деятельности организации, характерные для структурных подразделений данной организации и функций управления. Интеграция функциональных подсистем в единую систему достигается за счет создания и функционирования обеспечивающих подсистем, таких как информационная, математическая, техническая, технологическая, организационная и правовая подсистемы.

Функциональные подсистемы информационных систем. Функциональная подсистема ИС представляет собой комплекс экономических задач с высокой степенью информационных обменов (связей) между задачами. При этом под задачей будем понимать некоторый процесс обработки информации с четко определенным множеством входной и выходной информации (например, начисление сдельной заработной платы, учет прихода материалов, оформление заказа на закупку и т.д.). Состав функциональных подсистем во многом определяется особенностями экономической системы, ее отраслевой принадлежностью, формой собственности, размером, характером деятельности предприятия.

Функциональные подсистемы ИС могут строиться по различным принципам: предметному; функциональному; проблемному; смешанному (предметно-функциональному).

Так, с учетом предметной направленности использования ИС в хозяйственных процессах промышленного предприятия выделяют подсистемы управления производственными и финансовыми ресурсами: управление материально-техническим снабжением, управление производством готовой продукции, управление персоналом, управление сбытом готовой продукции, управление финансами. При этом в подсистемах рассматривается решение задач на всех уровнях управления, обеспечивая интеграцию информационных потоков но вертикали. Для реализации функций управления выделяют функциональные подсистемы: прогнозирование; нормирование; планирование (технико-экономическое и оперативное); учет; анализ; регулирование, которые реализуются на различных уровнях управления и объединены в контуры управления: маркетинг, производство, логистика, финансы (примеры представлены в табл. 10.1).

Таблица 10.1

Решение задач функциональных подсистем

Уровни управления	Функциональные подсистемы
	Маркетинг	Производство	Логистика	Финансы
Стратегический	Новые продукты и услуги. Исследования и разработки	Производственные мощности. Выбор технологии	Материальные источники. Товарный прогноз	Финансовые источники. Выбор модели уплаты налогов
Тактический	Анализ и планирование объемов сбыта	Анализ и планирование производственных программ	Анализ и планирование объемов закупок	Анализ и планирование денежных потоков
Оперативный	Обработка заказов клиентов. Выписка счетов и накладных	Обработка производственных заказов	Складские операции. Заказы на закупку	Ведение бухгалтерских книг

Проблемный принцип формирования подсистем отражает необходимость гибкого и оперативного принятия управленческих решений по отдельным проблемам в рамках системы поддержки принимаемых решений (СПИР), например решение задач бизнес-планирования, управления проектами. Такие подсистемы могут реализовываться в виде локальных информационных систем, импортирующих данные из корпоративной информационной системы (например, система бизнес-планирования на основе пакета прикладных программ (ППП) – Project-Expert), или в виде специальных подсистем в рамках корпоративной ИС (например, информационной системы руководителя).

На практике чаще всего применяется смешанный (предметнофункциональный) подход, согласно которому построение функциональной структуры ИС – это разделение ее на подсистемы по характеру хозяйственной деятельности, которое должно соответствовать структуре объекта и системе управления, а также характеру выполняемых функций управления. Используя этот подход, можно выделить следующий типовой набор функциональных подсистем в общей структуре ИС предприятия.

Функциональный принцип: стратегическое развитие (СР); технико-экономическое планирование (ТЭП); бухгалтерский учет и анализ хозяйственной деятельности (БУ и АХД).

Предметный принцип (подсистемы управления ресурсами): техническая подготовка производства (ТПП); основное и вспомогательное производство (П); качество продукции (КП); логистика (Л); маркетинг (М); кадры (К).

Подсистемы, построенные по функциональному принципу, охватывают все виды хозяйственной деятельности предприятия (производство, снабжение, сбыт, персонал, финансы). Подсистемы, построенные по предметному принципу, относятся в основном к оперативному уровню управления ресурсами.

Обеспечивающие подсистемы информационных систем. Обеспечивающие подсистемы являются общими для всей ИС независимо от конкретных функциональных подсистем, в которых применяются те или иные виды обеспечения. Состав обеспечивающих подсистем не зависит от выбранной предметной области. В состав входят функциональная структура, информационное, математическое (алгоритмическое и программное), техническое, организационное, кадровое, а также иногда на фазе разработки ИС дополнительно включают правовое, лингвистическое, технологическое, методологическое обеспечение и интерфейсы с внешними ИС.

В целом работу информационной системы в контуре управления описывают функциональная структура и информационное обеспечение. Поведение человека в контуре управления описывают организационное и кадровое обеспечение. Поведение автомата в контуре управления описывают математическое и техническое обеспечение.

Функциональная структура представляет собой перечень реализуемых сю функций (задач) и отражает их соподчинснность. Под функцией ИС понимается "...круг действия ИС, направленных на достижение частной цели управления"^[5]. Минимальный состав функций, реализуемых в ИС, регламентируется ГОСТом и подразделяется на информационные и управляющие функции. Информационные, в свою очередь, включают функции: централизованного контроля (1 – измерение значений параметров, 2 – измерение их отклонений от заданных значений) и вычислительных и логических операций (3 – тестирование работоспособности ИС и 4 – подготовка и обмен информацией с другими системами). Управляющие функции должны включать функции: 5 – поиска и расчета рациональных режимов управления; 6 – реализации заданных режимов управления.

Информационное обеспечение – это совокупность средств и методов построения информационной базы. Оно определяет способы и формы отображения состояния объекта управления в виде данных внутри ИС, документов, графиков и сигналов вне ИС. Внешнее информационное обеспечение включает: правила классификации и кодирования информации; нормативно-справочную информацию; оперативную информацию; методические и инструктивные материалы. Внутреннее информационное обеспечение включает описание: входных сигналов и данных; промежуточных информационных массивов; выходных сигналов и документов.

Математическое обеспечение состоит из алгоритмического и программного. Алгоритмическое обеспечение (АО) – это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов, используемых в системе для решения задач и обработки информации. Программное обеспечение (ПО) состоит из общего ПО (операционные системы, трансляторы, тесты и диагностика и др., т.е. все то, что обеспечивает работу "железа") и специального ПО (прикладное программное обеспечение, обеспечивающее автоматизацию процессов управления в заданной предметной области).

Техническое обеспечение (комплекс технических средств – КТС) состоит из устройств: измерения, преобразования, передачи, хранения, обработки, отображения, регистрации, ввода/вывода информации и исполнительных устройств.

Организационное обеспечение (ОО) – это совокупность средств и методов организации производства и управления им в условиях внедрения ИС. Целью организационного обеспечения является: выбор и постановка задач управления; анализ системы управления и путей ее совершенствования; разработка решений по организации взаимодействия ИС и персонала; внедрение задач управления. Организационное обеспечение включает в себя методики проведения работ, требования к оформлению документов, должностные инструкции и т.д. Организационное обеспечение является одной из важнейших подсистем ИС, от которой зависит успешная реализация целей и функций системы. В составе организационного обеспечения можно выделить четыре группы компонентов.

Первая группа включает важнейшие методические материалы, регламентирующие процесс создания и функционирования системы (общеотраслевые руководящие методические материалы по созданию ИС; типовые проектные решения; методические материалы по организации и проведению предпроектного обследования на предприятиях; методические материалы по вопросам создания и внедрения проектной документации).

Вторым компонентом является совокупность средств, необходимых для эффективного проектирования и функционирования ИС (комплексы задач управления; включая типовые пакеты прикладных программ; типовые структуры управления предприятием; унифицированные системы документов; общесистемные и отраслевые классификаторы и т.п.).

Третьим компонентом является техническая документация, получаемая в процессе обследования, проектирования и внедрения системы (технико-экономическое обоснование; техническое задание; технический и рабочий проекты и документы, оформляющие поэтапную сдачу системы в эксплуатацию).

Четвертым компонентом является информация о персонале, которая представлена организационно-штатным расписанием, определяющим, в частности, состав специалистов по функциональным подсистемам управления.

Кадровое обеспечение – это совокупность методов и средств по организации и проведению обучения персонала приемам работы с ИС. Целью кадрового обеспечения является поддержание работоспособности ИС и возможности дальнейшего ее развития. Кадровое обеспечение включает методики обучения, программы курсов и практических занятий, технические средства обучения и правила работы с ними и т.д.

Правовое обеспечение (ПрО) предназначено для регламентации процесса создания и эксплуатации ИС, которая включает совокупность юридических документов с констатацией регламентных отношений по формированию, хранению, обработке промежуточной и результирующей информации системы.

Лингвистическое обеспечение (ЛО) включает совокупность научно-технических терминов и других языковых средств, используемых в информационных системах, а также правил формализации естественного языка, включающих методы сжатия и раскрытия текстовой информации с целью повышения эффективности автоматизированной обработки информации и облегчающих общение человека с ИС. Языковые средства, включенные в подсистему ЛО, делятся на две группы: традиционные языки (естественные, математические, алгоритмические языки, языки моделирования) и языки, предназначенные для диалога с ЭВМ (информационно- поисковые языки, языки СУБД, языки операционных сред, входные языки пакетов прикладных программ).

В заключение отметим, что все обеспечивающие подсистемы связаны между собой и с функциональными подсистемами. Так, например, подсистема "Организационное обеспечение" определяет порядок разработки и внедрения ИС, организационную структуру ИС и состав работников, правовые инструкции для которых содержатся в подсистеме "Правовое обеспечение".

Функциональные подсистемы определяют составы и постановки задач, математические модели и алгоритмы, решения которых разрабатываются в составе подсистемы "Математическое обеспечение" и которые, в свою очередь, служат базой для разработки прикладных программ, входящих в состав подсистемы "Программное обеспечение".

Функциональные подсистемы, компоненты МО и ПО определяют принципы организации и состав классификаторов документов, состав информационной базы. Разработка структуры и состава информационной базы позволяет интегрировать все задачи функциональных подсистем в единую экономическую информационную систему, функционирующую по принципам, сформулированным в документах организационного и правового обеспечения.

Объемные данные потоков информации вместе с расчетными данными относительно степени сложности разрабатываемых алгоритмов и программ позволяют выбрать и рассчитать компоненты технического обеспечения. Выбранный комплекс технических средств дает возможность определить тип операционной системы, разработанное программное, информационное обеспечение позволяет организовать технологию обработки информации для решения задач, входящих в соответствующие функциональные подсистемы.