Этика проведения делового совещания

Деловое совещание (обратим внимание, что слово "совещание" является производным от слова "совет") представляет собой форму коллегиального обсуждения вопросов с целью информирования и принятия решения по ним.

На собрания и совещания может уходить значительное количество времени, которое не всегда рационально используется. Плохая организация совещания, допущенные при его проведении ошибки не только не продуктивны, но и безнравственны, поскольку приучают его участников к халатному отношению к обязанностям, провоцируют нарушение норм служебной этики и подрывают авторитет руководителя.

Приведем основные законы Мерфи^[1] — шутливые принципы, согласно которым, если что-то плохое может произойти, оно обязательно произойдет, — относительно совещаний.

Закон Оулда и Кана. Эффективность заседания любой комиссии обратно пропорциональна количеству участников и времени, потраченному на дебаты.

Закон Митчелла. Любую простейшую проблему можно сделать неразрешимой, если для ее обсуждения созывать достаточное число совещаний.

За шутливой формой в них скрывается глубокое ОГЛАВЛЕНИЕ, а именно трудности коллективного решения проблемы в форме совещания.

Хорошо подготовленное и проведенное на должном уровне совещание дисциплинирует его участников, учит их обсуждать вопросы и находить оптимальное решение проблемы, отказываясь от неэффективных решений, соблюдать этические нормы проведения дискуссии и взаимодействовать с учетом интересов различных подразделений. В свое время В. И. Ленин назвал профсоюзы школой коммунизма. Перефразируя его мысль, можно сказать, что деловое совещание — это школа коллегиального взаимодействия сотрудников, один из инструментов привлечения их к управлению делами организации на том или ином уровне и формирования чувства сопричастности к ее деятельности.

Каковы правила подготовки и проведения совещаний?

Прежде всего, нужно определить, а нужно ли вообще проводить совещание с привлечением ряда сотрудников? Возможно, часть вопросов можно решить в рабочем порядке, чтобы не получилось, как в известном стихотворении В. В. Маяковского "Прозаседавшиеся":

Исколесишь сто лестниц.

Свет не мил.

Опять: "Через час велели прийти вам. Заседают: покупка склянки чернил Губкооперативом"^[2].

Этической нормой проведения совещания, как отмечают специалисты по этике деловых отношений, должна быть его действенность, в которой реализуется внимание и уважительное отношение к сотрудникам со стороны организаторов совещания, и, заметим, со стороны участников к другим участникам и организаторам.

Совещание может быть действенным только в том случае, если оно тщательно подготовлено, т.е. точно определены цель и тема, выбран оптимальный регламент, проинформированы все участники.

По общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными.

Инструктивное совещание, как следует из самого его названия, направлено на инструктирование его участников, доведение до них той или иной информации. Информация не обсуждается, а принимается к сведению, а обсуждаются вопросы, связанные с выполнением поставленных задач.

Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Например, в начале смены в лечебных учреждениях проводятся оперативные "пятиминутки", совещания, на которых врачи обсуждают текущие вопросы лечения больных.

Наиболее сложным видом совещания — является проблемное совещание, на котором вырабатывается коллективное решение по тем вопросам, которые затрагивают не только текущие, но и перспективные вопросы деятельности организации или вопросы ее реорганизации в изменившихся условиях. И здесь, как гласит русская поговорка, "Ум — хорошо, а два — лучше".

Когда проводить совещания? Мнения специалистов по данному вопросу расходятся. Одни считают, что целесообразно проводить деловые совещания (за исключением экстренных) в определенный день недели, желательно в конце рабочего дня или во второй его половине. Другие придерживаются мнения, что совещания нужно проводить в первой половине дня. Очевидно, что время проведения зависит от многих факторов. Главное, чтобы совещание не вносило дезорганизацию в производственный процесс и не отрывало его участников от выполнения прямых обязанностей без пользы для дела.

Какова должна быть длительность совещания? Не более полутора — двух часов. После двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос. Поэтому, чем короче короткое совещание, тем лучше.

Каким должно быть число участников совещания? Оптимальное число участников совместных обсуждений 6—7 человек. Когда это необходимо, число участников может увеличиваться, но не должно превышать 15 человек. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещания. Согласно закону Шанахана "Продолжительность совещания растет прямо пропорционально квадрату числа присутствующих". Приглашать на совещание нужно в зависимости от его темы лишь тех руководителей среднего звена и специалистов, в чьей компетенции обсуждаемая проблема.

Как создать комфортные условия для проведения совещания? Совещание нужно проводить за большим столом и в просторном помещении. Скученность сама по себе является источником конфликтов. Замечено, когда помещение маленькое, то у присутствующих учащается пульс, повышается артериальное давление. Размещать участников следует таким образом, чтобы они видели лицо, глаза, мимику, жесты друг друга, что способствует лучшему восприятию информации. Для этих целей лучше всего подходит круглый или овальный стол. Нужно избегать использования длинных и узких столов. При этом действует железное правило: руководитель совещания должен иметь возможность смотреть в глаза наибольшему числу участников совещания.

Каков должен быть порядок выступлений? Порядок выступлений регулируется повесткой дня и служебной иерархией. Обсуждение вопросов нужно начинать с младшего по должности и идти дальше по служебной лестнице. В противном случае, высказывания участников совещания, занимающих более высокие должности, будут влиять на мнения нижестоящих участников. Завершает обсуждение вопроса руководитель, который подводит итоги обсуждения и предлагает решение. Совещания проходят более эффективно, когда его участники знают правила поведения и свои задачи.

Каковы этические правила поведения руководителя и участников совещания? Общая задача руководителя — организовать совещание таким образом, чтобы по итогам обсуждения было принято оптимальное решение, а для этого необходимо создать атмосферу доверия, понимания и откровенности.

Авторитет руководителя совещания во многом зависит от того, насколько компетентно и последовательно он проводит совещание, насколько следит за соблюдением регламента. Каков будет авторитет руководителя, позволяющего участникам совещания опаздывать, устраивать дискуссии между собой, приходить неподготовленными, не собрав и не проанализировав материалы по рассматриваемому вопросу?

Правила поведения руководителя во время проведения деловых совещаний

Правила выработаны в менеджменте на основе обобщенной практики проведения совещаний1.

1. Руководитель совещания должен экономить время. Уже в начале совещания надо объяснить, что проблема без сомнения может быть решена в отведенное время. Если это возможно, то не надо затягивать совещания ни на одну минуту,

2. В процессе обсуждения проблемы руководителю следует оставаться на нейтральных позициях, что положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.

3. Не стоит позволять, чтобы несколько недисциплинированных коллег накаляли складывающуюся атмосферу. Ни в косм случае не допускать спора с переходом на личности участников и немедленно принимать меры в случае возникновения напряжения.

4. Руководитель должен выслушивать мнения всех участников, в противном случае идеи некоторых участников, которые не обсуждались, в дальнейшем могут тормозить работу.

5. Руководитель должен прогнозировать возможность внедрения предлагаемых идей и решений, отклонять непродуманные решения. Только подкрепленные фактическим материалом решения должны приниматься во внимание.

6. Для исключения недопонимания руководителю совещания нужно по необходимости уточнять сообщения отдельных участников словами: "Я это правильно понял? Такова ваша позиция?"

7. Следует стремиться к выработке общих подходов, искать точки соприкосновения.

8. В заключение совещания руководитель должен подвести итоги обсуждения, четко выработать решение и наметить пути его претворения в жизнь.

Известный менеджер Ли Я кокка, делясь опытом проведения совещаний, писал: "Я всегда придерживался политики соблюдения принципов демократизма вплоть до момента принятия окончательного решения. В этот момент я становился безжалостным начальником. "О'кей, я всех выслушал, — говорил я. — А теперь послушайте, что мы будем делать".

Кроме того, нужно использовать возможность поблагодарить за активное сотрудничество всех участников, обратив внимание на то, что только их совместные усилия помогли достичь нужного результата.

А как должны вести себя участники совещания? Здесь тоже существуют правила, в соответствии с которыми нужно:

• соблюдать регламент, т.е. правила и нормы поведения, принятые на совещаниях;

• выражая собственную позицию, употреблять местоимение "я" вместо "мы", возлагая тем самым на себя ответственность за свои слова;

• излагать мысли точно и ясно, избегая двусмысленности;

• отстаивая личную точку зрения, относиться с уважением к другим точкам зрения;

• после прослушанной информации задавать вопросы на уточнение и понимание обсуждаемой проблемы;

• воздерживаться от провокационных вопросов, которые могут вызвать конфликт и становятся причиной ухода от проблемы;

• стараться найти оптимальное решение проблемы.

Самое лучшее решение, принятое на совещании, мало что стоит, если не позаботиться о том, чтобы оно было воплощено в жизнь, а также, если не контролировать ход его реализации.