Этические нормы при составлении текста делового письма

Вот как определяют требования к тексту письма, чтобы оно было эффективным, американские специалисты в области бизнес-коммуникаций: тактичность, персональность, позитивность, энергичность, активность, цельность, связность, ясность, краткость, удобочитаемость, наличие элементов унификации. В частности, удобочитаемость обеспечивают такие факторы, как разумная краткость предложений и используемых слов.

"Отдельной областью становится определение трудности восприятия текста (так называемые формулы читабельности). Формула читабельности Р. Флеша имеет следующий вид:

где X — оценка трудности текста для среднего взрослого читателя; У — средняя длина предложений в словах; 2 — число слогов на 100 слов текста.

Оценка 100 говорит о том, что человек с минимальным уровнем образования сможет ответить на три четверти вопросов по тексту, оценка 0 — текст доступен лишь узким специалистам, оценка 60 — текст стандартный по трудности для среднего читателя".

Пример этично составленного рекламного письма

В книге Д. М. Лэйхиффа и Д. М. Пенроуза приводятся многочисленные рекомендации и примеры написания деловых писем, призванных обеспечить достижение различных целей. Приведем памятку по написанию рекламного письма, пример такого письма и комментарий к нему.

Начинайте с короткого заявления или вопроса, который бы мог привлечь внимание.

Удостоверьтесь в том, что вступительная фраза четко соответствует предлагаемому товару.

Удерживайте внимание получателя сообщения, делая акцент на основном аргументе продажи, который будет ему интересен.

В разделе письма, посвященном пробуждению желания, попытайтесь убедить получателя сообщения, что ему действительно необходим этот товар, путем приведения дополнительных доказательств ценности товара. Напомните также получателю об основном аргументе продажи.

Уменьшите тенденцию к неприятию цены путем того, что вы не заостряете на ней внимание. При упоминании цены упомяните также наиболее важные достоинства товара.

Кратко, но четко укажите, какие действия следует предпринять получателю сообщения, и еще раз упомяните причины, по которым получателю следует придерживаться определенной последовательности действий.

Ниже представлен пример рекламного письма, которое содержит все четыре упомянутые части. Части письма не всегда можно так четко определить и разграничить. В некоторых рекламных письмах часть, посвященная пробуждению интереса, и часть, посвященная стимулированию желания, могут быть неразличимы. Вы можете не суметь определить, где заканчивается одна часть и начинается другая, но последовательность мыслей очевидна. Следование ей более важно, чем разграничение частей.

"Институт TROTTER

А/я 1981, Балтимор, MD 21233

30 июля 1997 г.

Г-ну Чарльзу Данбару

186 Гринкрест Стрит

Анита, РА 15711

Уважаемый г-н Данбар!

Известно ли Вам, что для того, чтобы получить хорошую работу, Вам не обязательно заканчивать колледж?

Должно быть, Вы читали статьи в газетах о том, что возможности получения работы или продвижения по службе сегодня уменьшаются. В то же самое время, существуют области деятельности, где такие возможности растут. Американское Бюро по трудовой статистике сообщает, что в ближайшие 10 лет потребность в технических специалистах в области электроники увеличится на 21 процент. Это означает, что на каждые 10 ныне работающих технических специалистов будет приходиться еще двое специалистов, необходимость в которых возникнет. Будучи техническим специалистом в области электроники, Вы можете надеяться на то, что у Вас будет возможность сделать выбор из большого количества высокооплачиваемых должностей, подразумевающих хорошие условия труда.

Одной из наилучших особенностей образования в области электроники является тот факт, что Вам не нужно покидать место своего проживания для того, чтобы его получить. Институт электроники TROTTER предлагает одногодичный заочный курс с получением Сертификата в области электроники. Очень скоро Вы сможете задуматься о карьерном росте в области электроники.

Возможно, Вы считаете, что любой из курсов, предлагаемый Институтом TROTTER, будет дорого стоить. Вы будете удивлены! Вы получаете учебники, методические указания и пользуетесь консультациями наших высококвалифицированных преподавателей всего за $ 450.00, и это, включая получение рекомендаций для устройства на работу после окончания курса. Теперь Вы видите, что получить более хорошую работу проще, чем вы думали.

Для того чтобы получить хорошую перспективную работу, заполните прилагающийся регистрационный бланк, и уже через 10 дней Вы будете намного ближе к получению интересной высокооплачиваемой должности.

С уважением,

Майкл Т. Лэнгфорд

Член приемной комиссии".

Комментарии к рекламному письму профессиональной школы будут следующие.

Первый абзац: привлекается внимание путем предложения получателю письма возможной выгоды.

Второй абзац: пробуждается интерес путем подчеркивания выгоды, которая может быть извлечена из получения образования.

Третий и четвертый абзацы: производится указание полезных характеристик — представляется цена, но ее значение преуменьшается посредством одновременного упоминания положительных сторон получения образования.

Пятый абзац: получатель письма побуждается предпринять определенные действия, и ему снова напоминают о получении выгод.