Лекция 1. Формирование моделей оргтехпроцедур

1.1. Отграничение системы от среды.

Этот шаг, называемый иначе "перечислением системы", можно выполнять с применением методов типа комиссий, семинаров и любой другой формы коллективного обсуждения. В результате должен быть определен некоторый перечень элементов системы. Можно перечислить ряд элементов проектируемой системы: отделы предприятия, обрабатываемые документы, способы преобразования информации, функции, задачи служб и отделов для выполнения которых передается информация, далее – укрупненные функции.

Задачу "перечисления" можно представить на языке теоретико-множественных методов как переход от названия характеристического свойства формируемого множества элементов к перечислению элементов, которые отвечают этому свойству и могут входить во множество.

1.2. Объединение элементов в группы.

Сложную реальную систему все равно невозможно перечислить полностью. Нужно, набрав некоторое множество элементов, попытаться объединить их в группы, найдя сходство между какими-то из элементов и предложив способ их объединения. В рассматриваемом примере будем выделять подмножества отделов и служб, документов и единиц информации, функций преобразования информации и укрупненных задач.

1.3. Формирование из подмножеств новых множеств, состоящих из "пар", "троек", "n-ок" элементов исходных подмножеств.

Для выполнения этапа создается автоматизированная процедура, основанная на формировании списков исходных множеств и получении размещений с повторениями из элементов этих списков.

На этом шаге возникает необходимость осмысления результатов и выбора пути дальнейшего анализа.

1.4. Содержательный анализ результатов и поиск новых путей развития модели.

В поисках способа анализа полученных результатов можно пойти двумя путями:

• проанализировать путь реализации хотя бы одной из укрупненных задач и на основе этого анализа определить и ввести недостающее подмножество (или несколько подмножеств функций), добавление элементов которого к элементам исходных подмножеств позволяет получить их новое осмысление. Теперь эксперт может количественно или даже качественно оценивать отличия комбинаций элементов исходных подмножеств;

• попытаться представить исследуемую систему взаимосвязей в виде структуры, представляющей собой модель возможных потоков информации. Так как на следующем шаге на пути к установлению взаимосвязей между компонентами системы нужно будет не только формировать элементы нового множества и сравнивать их между собой, но и располагать их в определенном порядке, моделируя потоки информации в системе, удобнее было бы выбрать для дальнейшего моделирования лингвистические представления, в числе исходных терминов которых есть понятие "правила грамматики", дающее исследователю большую свободу в моделировании связей между компонентами системы.

В рассматриваемой задаче имеет смысл использовать синтезированный вариант объединения обеих возможностей. Поскольку ОТП создается путем последовательного объединения этапов пути движения информации, то очевидна необходимость использования второго подхода, предполагающего в дальнейшем создание языка моделирования ОТП. При этом необходимо проведение качественного анализа построенных оргтехпроцедур, а следовательно, требуется набор качественных характеристик каждого этапа пути движения.

Однако для построения законченной структуры ОТП необходимо кроме проделанных этапов методики выбрать элементы определенных выше множеств, которые могут служить связующими звеньями между единичными этапами движения информации. Причем выбор этих элементов должен позволять эксперту не только однозначно подсоединять следующие этапы движения по определенным признакам, но и обеспечивать ему возможность маневра и альтернативного выбора вариантов при определении следующего этапа.

Аккумулируя результаты предыдущих исследований, сделаем два вывода в части формирования последовательности ОТП:

1) в качестве единичного, неделимого объекта, для которого будет формироваться ОТП, выберем объект, названный "Этап движения информации" и включающий следующие элементы определенных ранее множеств: укрупненная задача, отдел-изготовитель (документа на данном этапе), входящий документ (исходная информация), функция обработки (преобразования, создания) документа, исходящий документ (выходная информация), отдел-получатель (сторонний получатель) выходной информации;

2) далее необходимо выбрать из вышеописанных элементов те, которые могут служить для связи между этапами; очевидно, это отдел-получатель и отдел-изготовитель (отдел-изготовитель на предшествующем этапе соответствует отделу-получателю на последующем), а также – входящий и исходящий документы (или массивы входной и выходной информации), которые также должны соответствовать на смежных этапах; однако, учитывая ранее сказанное о необходимости предоставления эксперту-разработчику ОТП возможности альтернативного выбора направления движения информации, возможна организация двух вариантов построения ОТП: первый – по жесткому соответствию и получателя с изготовителем и выходной и входной информации, а второй – по соответствию только информации.

Это делается с целью получения возможности по необходимости перенаправить информационный поток через другие службы и отделы, т.е. собственно осуществлять эксперименты над моделью документооборота.