Электронный документ

Задачи по упорядочению документирования и всех стадий делопроизводства и документооборота в современных условиях следует отнести к одной из важнейших областей государственной политики и области применения двойных технологий, позволяющих обеспечить гармоничное сочетание бумажных и электронных способов документирования и обмена документами, с перспективой плавного перехода к цифровым методам документирования, электронным документам и электронному документообороту

Попытки жестко разделить бумажный и электронный документ не приносят успеха. В настоящее время признано, что по структуре, целям, назначению электронный документ и обычный бумажный не должны различаться. Это касается и сроков хранения. Однако различия все же есть, и они относятся прежде всего к форме документа, к его носителю. С. И. Семилетов в своих работах подробно анализирует подходы к определению электронного документа, представленные как в научных трудах специалистов, так и в законодательствах разных государств. Анализ этих источников приводит автора к выводу о возможности сформулировать понятие электронного документа как документа, созданного при помощи электронных аппаратно – технических (ЭВМ) и программных средств, документа, фиксируемого в цифровом коде в форме материальной записи идентифицируемого именованного файла (файлов) или идентифицируемой записи в файле (файлах) базы данных, доступных для использования, копирования, передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи и последующей обработки при визуальном или ином восприятии их или их производных форм с помощью этих средств^[1].

В этом определении важно следующее:

1) электронный документ – обособленный объект, представляющий выделенную информацию в форме отдельного блока – файла, базы данных или электронной записи;

2) он включает ОГЛАВЛЕНИЕ и реквизиты, представленные в аналоговой или цифровой форме записи;

3) представлен на материальном носителе, позволяющем передавать ОГЛАВЛЕНИЕ документа по каналам связи, получать его визуальное отображение и воспроизводить путем копирования.

Электронный файл, и только он, является основной формой электронного документа в структуре других электронных форм собирания и хранения документированной информации. Этот автор подчеркивает, что электронный цифровой документ должен представляться как объект права и правоотношений в форме записи именованного цифрового файла. Носителями электронных файлов являются магнитный жесткий диск, дискета, кассета, оптический CD- диск, флеш-карта, постоянное запоминающее устройство (ПЗУ) и др. Электронный носитель – это любой материальный носитель документированной информации, предназначенный для записи и хранения электронных документов^[2] (мы бы добавили, что носитель предназначен и для использования оцифрованных источников информации, так как это средство для перенесения информации с одного носителя на другие в целях раскрытия их содержания и работы с ним заинтересованных субъектов).

Выделяются сводные электронные документы – базы данных, информационные ресурсы сервера, банки данных. Сложную структуру имеют электронные регистрационно- учетные документы – регистры, реестры, классификаторы. Каждый из них может представлять базу данных, в которой содержатся отдельные электронные документы и их части – записи. Каждая запись относительно одного предмета (субъекта) также является электронным документом (выпиской) из общего документа – файла.

Спецификой электронного документа является доступ к нему и его воспроизведение для восприятия только через комплекс программно-аппаратных средств. Таким образом, следует зафиксировать, что и для создания, и для использования электронного документа применяются информационно-коммуникативные технологии, а не ручная, почтовая и курьерская технологии, как для работы с бумажной формой документа.

Легализация электронного документа в системе правовых отношений обеспечена федеральным законодательством. Напомним лишь такие федеральные законы, как Закон "Об информации", "Об электронной подписи", ГК РФ (ст. 160, а также часть четвертая), другие кодексы РФ, неоднократно упоминавшиеся уже в других главах учебника.

Специалисты выделяют следующие формы представления электронно-цифровых документов в качестве объектов правового регулирования:

• материализованная запись именованных цифровых (компьютерных) файлов или файловая форма представления содержательной информации документа с атрибутами и реквизитами в цифровой форме. Это основная первичная (первородная) форма представления электронного цифрового документа;

• индексированная запись в файле (или группе файлов) базы данных в соответствии с соблюдением технологических требований;

• унифицированные материальные, так называемые электронные или машинные, носители с записями цифровых (компьютерных) файлов, выполненных и используемых в установленном порядке посредством применения электронной вычислительной техники и программно-аппаратных средств;

• вещественные материальные инструментальные средства с записями файлов, которые решают определенную целевую задачу и, как правило, входят в состав более сложной вещи или сами по себе являются специализированной вещью.