Лекция 6. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ

После изучения главы 6 студент должен:

знать

• назначение программ электронных таблиц в обработке массивов числовых данных;

• интерфейс электронных таблиц, структуру документа (книги), адресацию и взаимосвязь ячеек;

• виды данных в ячейке (число, текст, формула, функция, формат);

• различие между содержимым, значением и форматом ячейки;

• категории, имена и правила написания основных функций электронных таблиц;

• различие между категориями и рядами данных в таблице;

• виды диаграмм, их применение для наглядного отображения больших объемов табличных данных;

уметь

• создавать, редактировать и форматировать таблицы данных;

• составлять формулы, применять функции обработки числовых и текстовых массивов информации;

• выбирать вид диаграмм, наиболее адекватно представляющий табличные числовые данные, строить их, представлять в отчетах и презентациях;

владеть

• навыками построения электронных таблиц;

• навыками вычислений в электронных таблицах;

• навыками оформления графиков, диаграмм и условных обозначений;

• навыками извлечения данных из текстовых и числовых массивов-списков по критериям.

Основные понятия и способ организации

Электронная таблица – программа для математической, статистической и графической обработки массивов текстовых и числовых данных, организованных в виде таблиц. Программы электронных таблиц иначе называют табличными

процессорами. Электронная таблица распределяет и обрабатывает данные (текст, числа, формулы) в ячейках строк и столбцов, выводит на экран их значения, автоматизирует расчеты, служит эффективным средством моделирования вариантов и ситуаций при изменении данных. Формулы и функции, встроенные в таблицу, предопределяют взаимоотношения ячеек друг с другом. При изменении данных происходит мгновенный пересчет значений в ячейках, показывающий, к каким последствиям это приведет.

Информационная структура таблицы описывается строками с номерами 1, 2, 3, ... и столбцами с буквами А, В, С,... поэтому ячейки (или клетки) таблицы обозначаются координатами А2, С3, D4 (рис. 6.1). Ячейка – минимальный элемент таблицы на пересечении столбца и строки, имеющий адрес (имя), по которому определяется и обрабатывается ее содержимое, оформляется и выводится значение. Имя ячейки (адрес) определяется ее столбцом и строкой. Адрес С15 означает: ячейка столбца С и строки 15.

В ячейки таблицы можно ввести данные, задать формат их представления (проценты, руб.), установить формулы вычисления зависимых значений. Например, в ячейки столбцов "Цена за штуку", "Количество, шт." вводят данные, а в ячейки столбца "Общая стоимость" – формулы умножения цены за штуку на количество штук. Ячейки с формулами показывают значения результата вычисления, причем если данные в ячейках столбцов В и С изменить, значения ячеек столбца D будут пересчитаны. Это позволяет изучать сценарии типа "что, если", а также моделировать различные ситуации, связанные с изменением данных. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы и большие объемы исходных данных.

Табличный процессор различает типы данных, хранящихся в ячейках таблицы, чтобы правильно интерпретиро-

Рис. 6.1. Фрагмент электронной таблицы

вать содержимое и применить к нему какую-либо операцию. С клавиатуры можно ввести текст, числа (смесь текста и чисел расценивается как текст), даты (разновидность числовых данных), формулы, функции.

Табличный процессор может обработать обширную числовую информацию в массиве баз данных, анализировать финансы, доходы, налоги, провести исследование в экономической и правовой статистике, социологии, выдать результат не только в виде чисел, но и диаграмм, графиков, организационных схем. Оценка данных, сопоставление результатов вычислений, выполненных в электронной таблице, ускоряет принятие решения в управленческой и деловой деятельности.

Выполняемые в таблице расчеты и функции определены имеющимися в ее активе командами, которые представлены строкой меню. Для облегчения работы с командами в программах электронных таблиц предлагаются панели с инструментами.

Наиболее известные табличные процессоры – Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Works.