Электронное письмо

Как уже неоднократно отмечалось, каждый вид юридического письма обладает спецификой. В этом отношении значительным своеобразием отличается такой стремительно охвативший нас в последнее десятилетие способ общения как переписка по электронной почте (e-mail — "имейл"). Для начинающего юриста за кажущейся простотой электронного письма таится множество опасностей, которые чреваты негативными последствиями. Важно поэтому иметь в виду следующее.

Во-первых, в результате электронной переписки устанавливаются еще более личные отношения с адресатом, чем при обычной переписке. Имейл максимально приближен к устной беседе. И хотя это не устный разговор, все же возникает ощущение близости "собеседника". Это объясняется той скоростью, с которой такое письмо может быть создано, с которой информация доходит до адресата и с которой мы получаем ответ. Поэтому легкость общения, которую обеспечивает нам электронная связь в техническом отношении, часто переносится на стиль общения и придает ему подчас обманчивый характер неофициальности. Действительно, при помощи имейла бывает проще придать деловым отношениям легкий, неформальный, дружеский характер.

Однако, как бы легко такие отношения ни устанавливались, действительно личными они, как правило, только в силу этой легкости не становятся. Опасность заключается в том, что мы можем поддаться на непринужденный тон направленного нам письма и ответить корреспонденту в том же духе, упустив из виду, что мы еще не знакомы или что он намного старше нас, либо занимает более высокое положение. В таком случае непринужденный тон нашего ответа будет выглядеть как фамильярность и произведет на адресата неблагоприятное впечатление.

Грань между фамильярностью и излишней официальностью в электронном письме еще более тонкая, чем в обычном деловом письме. Непросто найти правильную тональность и написать имейл, который прозвучал бы дружественно — но не бесцеремонно, по-деловому — но без излишней официальности. Так, желая выразить расположение к адресату, вы можете, сами того не подозревая, ошибочно избрать тон, который расценят как необоснованное панибратство. И, наоборот, вы можете написать, как вам кажется, выдержанное в строгом деловом стиле письмо, которое воспримут как сухое и даже невежливое^[1]. Например, если, обсуждая какой-либо вопрос с вашим коллегой, с которым вы учились вместе на юридическом факультете, вы каждый раз начинаете письмо со слов "уважаемый" или "дорогой", это будет выглядеть претенциозно. Неуместно такое обращение и в адрес партнера вашей юридической фирмы, если вы отправляете ему уже третий или четвертый имейл за последний час: в такой ситуации можно ограничиться обращением по имени или обойтись без обращения. Для сравнения напомню, что в обычном письме, адресованном определенному человеку, отсутствие обращения недопустимо. Поэтому, если вы только начинаете трудовую деятельность и еще не обрели навыки делового электронного общения (которое отлично от той манеры, в которой общаются между собой студенты), будьте особенно внимательны при выборе правильной тональности.

Другая опасность, которая обусловлена скоростью и легкостью электронной связи, объясняется тем, что наше настроение отражается на тональности письма. Поэтому не пишите писем, если вы сердиты, расстроены или раздражены. Постарайтесь успокоиться или отложите написание письма на пару часов, или, если это возможно, на следующий день. Ваше настроение может незаметно для вас передаться адресату. Через какое-то время вы успокоитесь, а ваше отправленное электронное письмо — нет, и ваше состояние будет передано адресату, а возможно — доведено до сведения широкого круга лиц, если письмо отправлялось в рассылке либо будет пересылаться позднее.

Во-вторых, несмотря на "личный" характер электронного письма и кажущуюся легкость его удаления, этот вид коммуникации отнюдь не обеспечивает конфиденциальности общения. Вы всегда должны помнить, что его ОГЛАВЛЕНИЕ может стать известным неограниченному кругу людей в результате пересылки (forward). Кроме того, электронное письмо, даже если его удалить, сохраняется на сервере, а также может жить долго в "памяти" чужого компьютера. Оно может быть обнаружено несколько лет спустя в результате какой-нибудь проверки, проводимой, например, в ходе судебного расследования^[2]. Поэтому не используйте имейл для передачи конфиденциальной информации; не доверяйте электронному письму, если не хотите, чтобы информация стала известна третьим лицам^[3].

В-третьих, старайтесь выражать мысль в электронном письме как можно более компактно. Если максимальный размер обычного письма — две страницы, электронное письмо — значительно короче. Следует помнить, что, как правило, мы читаем имейлы с экрана компьютера, а текст на дисплее воспринимается труднее, чем на бумаге. Более того, в нашу жизнь все больше входят электронные средства связи, позволяющие получать почту в любой момент, где бы мы ни находились (в аэропорту, гостинице, кафе, на деловой встрече). В такой ситуации чтение длинных писем бывает особенно неудобно. Считается, что текст, количество слов в котором превышает 300, трудно воспринимается в электронном виде^[4]. Поэтому лучше оформить его как обычное письмо. Постарайтесь, кроме того, максимально облегчить зрительное восприятие текста, выделив абзацы или выстроив список.

Для того чтобы адресату было легче воспринимать содержащуюся в вашем письме информацию, следует также соблюдать три правила:

• обязательно указывайте максимально информативно основную тему вашего письма в графе "тема / предмет" (subject): например, "Встреча 7 октября по проекту АБВ" скажет вашему адресату больше, чем просто "Встреча 7 октября"; помните, что ваш адресат видит в первую очередь тему письма, а не его текст; поэтому ваша задача состоит в том, чтобы по теме письма адресат мог сориентироваться в его содержании; правильное указание темы письма застрахует вас также и от ошибочного удаления вашего письма как ненужного;

• если вы отвечаете на присланное письмо, используйте функцию "ответить", а не пишите новое письмо; это позволит адресату сразу понять, о чем идет речь в вашей с ним переписке;

• организуйте вашу почту таким образом, чтобы при ответе на письмо текст вашего ответа размещался в самом начале письма, а не в конце присланного вам изначально текста: если ваш ответ располагается в самом конце, вашему адресату придется "прокрутить вниз" всю переписку, а это занятие, которое обычно вызывает только раздражение^[5].

В-четвертых, электронное письмо с легкостью пересекает временные пояса. Ваш "собеседник", с которым вы в данный момент переписываетесь, может находиться в другой части земного шара. Поэтому важно указывать время таким образом, чтобы вы оба понимали его одинаково. Например, речь идет о сроке, к которому должна быть выполнена работа или прислан какой-то материал, либо о времени планируемой встречи. Юрист, с которым вы вместе работаете над проектом, находясь в Хабаровске или Токио, просит вас, находящегося в Москве, прислать к вечеру окончательный вариант меморандума. Непонятно, вечер какого дня имеется в виду. Нетрудно представить себе, какие проблемы создает подобного рода неопределенность. Избежать недоразумений можно, указав, что материал должен быть прислан к 8 часам вечера (или 20.00) по московскому времени 7 октября.

В связи с этим возникает вопрос, как приветствовать адресата. Написать "доброе утро", если мы пишем письмо утром, может быть неправильно, если у адресата уже глубокая ночь. Также неверно было бы "подгонять" наше приветствие под временные параметры нашего адресата — мы можем не знать, в какой точке земного шара он находится в данный момент. Попытки преодолеть это несовпадение временных поясов привели к появлению в электронных письмах таких "словесных уродцев"^[6] как "Доброго времени суток!" или, еще хуже, "Доброго времени!". Правильнее было бы в такой ситуации написать "Здравствуйте!" либо отказаться от подобного приветствия, ограничившись обращением "Уважаемый (-ая) ..." или "Дорогой (-ая) ..." либо просто обратиться по имени.

В-пятых, если у вас несколько адресатов, важно определить, кого вы помещаете в основную строку "Кому", а кого ставите в копию. В этом отношении необходимо следовать логике, а не просто делить адресатов, размещая кого-то из них в основной строке, а кого-то — в строке "Копия". При произвольном делении может оказаться, что ваш шеф, которому письмо предназначалось в первую очередь, окажется в копии, а его ассистент — в основной строке. Возможна обратная ситуация, когда вашего шефа следует поставить именно в копию, что не будет расценено как невежливость с вашей стороны. Например, если вы отправляете письмо клиенту фирмы, а копию — партнеру для его сведения.

В-шестых, в электронных письмах нам все чаще приходится сталкиваться с различными иностранными аббревиатурами. Широко распространенными являются такие сокращения, как: "FYT" ("для вашей информации"), "TBD" или "ТВА" ("будет определено позднее" — например, дата или время встречи), "ASAP" ("как можно скорее") и "СОВ" ("к концу рабочего дня")^[7]. Такие аббревиатуры допустимы в неформальной переписке, но нежелательны в официальных электронных письмах. Их использование исключается в обычных письмах.

Обращу внимание читателя на распространенную аббревиатуру "RSVP". Она появилась задолго до Интернета и, наоборот, часто используется в обычных письмах-приглашениях. Непонимание этого сокращения может создать неловкую ситуацию. "RSVP" расшифровывается как "repondez s'il vous plait" и переводится с французского языка как "ответьте, пожалуйста". "RSVP" ставится обычно на приглашениях на деловые встречи или другие мероприятия подобного рода. Как нетрудно догадаться, эта аббревиатура означает, что, если вы собираетесь принять приглашение, вы должны подтвердить ваше участие: явиться на мероприятие, не ответив на "RSVP", невежливо.

Среди пользователей Интернета распространены также значки, получившие наименование "смайлики"^[8]. Они обозначают настроение и имеют эмоциональную окраску. Лучше воздерживаться от использования таких значков в деловой переписке юристов — это может повредить вашей репутации^[9].

В-седьмых, может оказаться важным, какой электронный адрес вы себе создали. Желательно не использовать в названии адреса шутливые, претенциозные наименования или имена собственные: " Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script "^[10], " Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script " и подобные им. Такие адреса, возможно, и будут оценены вашим корреспондентом, обладающим чувством юмора, но наверняка будут восприняты им негативно и расценены как свидетельство вашей недостаточной зрелости и неумения отличать деловые отношения от сугубо личных.

И последнее: чтобы отправить электронное письмо, требуется меньше секунды. Остановитесь на мгновенье и подумайте, прежде чем кликнуть мышкой. Прочитайте письмо еще раз не спеша, задайте себе вопрос: все ли вы сделали правильно? Также подумайте как следует, прежде чем нажимать на кнопку "ответить всем"^[11].

9. Цитирование и ссылки в юридическом письме

Непременной составляющей культуры юридического письма, как и культуры в целом, является указание источников, из которых вы брали информацию при подготовке документа. Казалось бы, это является само собой разумеющимся. Однако в последнее время чужие тексты без указания источника, к сожалению, стали использоваться очень часто. Поэтому следует запомнить правило: если вы приводите чью-то фразу, мысль, факт, любой фрагмент чужого текста, вы должны обязательно указать автора или источник, откуда вы эту идею или фрагмент взяли. Не следует приписывать себе чужие мысли.

Использование чужого материала без указания имени автора является нарушением авторских прав и может повлечь гражданско-правовую, а при определенных обстоятельствах — и уголовно-правовую ответственность.

Помимо защиты авторских прав, ссылки на использованные материалы выполняют две функции. Во-первых, читатель убеждается в том, что ваша работа серьезна. Во-вторых, ссылки, будь то сноски или библиографический список, помогают читателю найти указанный вами материал (книгу, статью, закон, судебную практику и др.). Поэтому важно не только указывать источник, но и указывать его правильно. Доверие к вам как к юристу-аналитику зависит от того, насколько корректны ваши цитаты и ссылки^[12].

Ссылки в юридическом письме также используют, чтобы разгрузить основной текст. Информация в ссылках не является необходимой для восприятия сути вопроса, однако ее нельзя опустить, так как она указывает на источник. Этой цели служат, например, ссылки на закон или иной нормативный акт, текст которого приводится в документе.

Вопрос о том, делать ли ссылки, в какой форме и количестве, зависит от вида и характера текста, над которым вы работаете. Обилие ссылок характерно для академических трудов. Значительный объем отсылочного материала обычно свидетельствует о том, что вы глубоко проработали вопрос, а также отражает круг источников, на которых основывается работа.

В меморандумах ссылок обычно немного, а в юридических заключениях они вообще являются исключениями (это, однако, не означает, что в этих случаях вопрос прорабатывается неглубоко). Тем не менее, если в меморандуме (реже — в юридическом заключении) в поддержку вашей позиции необходимо привести чье-то мнение, ссылка на источник необходима.

Какой формат ссылок избрать, также зависит от вида и цели вашего документа. Существует несколько вариантов ссылок на использованные источники: подстрочные (постраничные), внутритекстовые и затекстовые (концевые).

Наиболее традиционными являются постраничные ссылки. Они удобны, так как позволяют читателю увидеть на одной и той же странице как материал, так и цитируемый источник. Однако, если важно, чтобы текст воспринимался как единое целое и ничто не отвлекало внимание читателя, лучше предпочесть концевые сноски.

Внутритекстовые ссылки используются редко. Однако если избран именно такой формат ссылок, то, чтобы не перегружать текст, можно использовать сокращенное наименование источника. Оно отошлет к пункту библиографического списка в конце работы.

В меморандумах принято делать постраничные ссылки, указывая источник или давая пояснения к тексту. Иногда меморандумы содержат также библиографию, которая размещается в конце документа. Внутритекстовые ссылки (но с полным указанием источника) используются, например, в письме, если вам нужно указать адресату на нормативный акт, конкретное дело, рассмотренное арбитражным судом, либо дать ссылку на статью или книгу. Постраничные и концевые ссылки неприемлемы в письмах.

Если формат вашего документа не предполагает ни ссылок, ни библиографии, все же в своем архиве следует иметь список литературы, к которой вам пришлось обращаться в процессе написания вашей работы. Такой список может пригодиться в будущем.

Основные требования, которые предъявляются к цитированию, заключаются в следующем^[13].

Во-первых, цитируемый фрагмент приводится в кавычках — дословно без изменений. Пропуск слов допускается, только если это не искажает вложенный автором смысл. Пропуск слов обязательно обозначается многоточием.

Одно из немногих исключений, когда можно изменить цитируемый текст, касается следующей ситуации: цитата в оригинале начинается с заглавной буквы, но вводится в ваш текст как его составная часть. В таком случае цитату начинают со строчной буквы. Пример такого цитирования приводится ниже:

Статья 1274 Гражданского кодекса РФ допускает "без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения, но с обязательным указанием имени автора, произведение которого используется, и источника заимствования:

1) цитирование в оригинале и в переводе в научных, полемических, критических или информационных целях правомерно обнародованных произведений в объеме, оправданном целью цитирования, включая воспроизведение отрывков из газетных и журнальных статей в форме обзоров печати... "1.

1 ГК РФ (часть четвертая) от 18.12.2006 № 230-ФЗ — СЗ РФ. 2006. №52 (1 ч.).Ст. 5496.

Во-вторых, если вам нужно ввести пояснения к цитате, их заключают в квадратные или круглые скобки и сопровождают инициалами автора или указанием на то, что это авторские пояснения.

По словам В. А. Дозорцева, в российском праве "нет оснований для применения этой сложной, запутанной системы [перехода права собственности к доверительному собственнику —Д. Д.], нет <... > и механизма, позволяющего применять эту систему"1.

1 Дозорцев В. А. Доверительное управление имуществом // Гражданский кодекс Российской Федерации, часть вторая / под ред. О. М. Козырь, А. Л. Маковского, С. А. Хохлова. М., 1996. С. 531^[14].

Если вам нужно акцентировать внимание читателя на определенном слове цитаты, его можно выделить курсивом, подчеркиванием или разрядкой текста и сопроводить ваше "вторжение" в чужой текст пояснениями.

Так, О. С. Иоффе считает, что в подобных случаях соглашение сторон означает "согласие подчиниться условиям, которые по закону распространяются на договорные отношения соответствующего вида или на все договоры вообще (выделено нами —Авт.)"1.

1 Иоффе О. С. Обязательственное право. М. : Госюриздат, 1975.

С. 31^[15].

В-третьих, если вы цитируете не прямо, а пересказываете своими словами, необходимо быть предельно точным при изложении чужих мыслей. Непрямое цитирование удобно, так как позволяет сократить текст.

...в споре с Б. Виндшайдом, полагавшим, что право третьего лица существует у последнего с момента заключения основного договора,

Г. Ф. Шершеневич признавал соответствующее право возникшим только с момента, когда третье лицо выразило на то свою волю^[16].

1 Шершеневич Г. Ф. Учебник русского гражданского права. М., 1912. С. 520.

В-четвертых, любое цитирование должно обязательно сопровождаться ссылкой на источник. Знак ссылки ставится сразу после цитируемого слова или высказывания либо в конце предложения, которое цитируется целиком.

Существуют правила цитирования, утвержденные Госстандартом, которые касаются, в том числе, оформления сносок и библиографического списка^[17]. Эти правила обязательны при оформлении диссертаций. Многие издательства следуют им, однако полного единообразия нет. В разных организациях, в том числе в юридических фирмах, также могут быть установлены свои требования. Поэтому лучше заранее поинтересоваться, какой формат ссылок принят, чтобы не пришлось затем переоформлять ссылки и библиографию.

При цитировании фразы, объем которой превышает четыре строки или 50 слов, цитату лучше оформлять втяжкой, т.е. отступом от левого и правого края текста. В этом случае цитата печатается шрифтом меньшего размера и с меньшим интервалом. Кавычки не ставятся, так как очевидно, что приведенный текст — цитата^[18]. Это правило строго соблюдается в западном юридическом письме^[19], однако оно не получило распространения в отечественной практике, и его более широкое использование следовало бы только приветствовать.

Уголовный кодекс РФ. Статья 146. Нарушение авторских и смежных прав

1. Присвоение авторства (плагиат), если это деяние причинило крупный ущерб автору или иному правообладателю, — наказывается штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.