Электронное документирование

Исходя из содержания понятия "электронное делопроизводство", создание электронного документа осуществляется на этапе его документирования.

Сегодня электронные документы в сфере управления создаются и используются наряду с бумажными носителями. Хотя в целом объемы документооборота из года в год увеличиваются, рост электронных документов происходит стремительнее, ежегодно удваиваясь, в то время как количество бумажных документов увеличивается в год на 8–9%.

Электронные документы имеют ряд очевидных преимуществ, касающихся времени транспортировки документа, поиска информации в информационном фонде, возможности работать одновременно с несколькими документами, редактировать документ, выделять фрагменты документа и делать копию документа путем сканирования.

Вместе с тем в работе с электронными документами не утрачивается актуальность таких проблем, как сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком, информационная безопасность и защита информации, расширение сферы применения электронных документов. Настоятельно требуют уточнения используемые в электронном делопроизводстве термины, требования к оформлению электронных документов, обеспечивающие их юридическую силу.

Если требования к оформлению бумажных документов разработаны и закреплены в стандартах и унифицированных формах, то требования к оформлению электронных документов ограничиваются пока вопросами, касающимися использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). Более четко требования к оформлению электронных документов сформулированы в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству: "Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати".

Создание электронных документов

Создание электронных документов программно-техническими средствами системы электронного делопроизводства федеральных органов исполнительной власти обеспечивает такие важные их качества, как аутентичность (подлинность), достоверность, целостность, пригодность для использования.

Электронное документирование осуществляется на базе комплекса программных средств электронного офиса Microsoft Office, включающего:

• универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов – Microsoft Word,

• электронную таблицу с аналитическими функциями и средствами построения диаграмм – Microsoft Excel,

• программу презентационной графики для создания слайдов и мультимедиа-презентаций – Microsoft PowerPoint,

• систему управления переменными базами данных для создания отчетов, запросов, списков почтовой рассылки – Microsoft Access;

• информационную систему для работы с электронной почтой и документами – Microsoft Outlook,

• другие продукты и возможности (OneNote, Publisher, Lync, Project, Visio, InfoPath), а также вспомогательные средства (графический редактор, поддержка, помощник) и др.

Первый выпуск Microsoft Office 365 вышел 28 июня 2011 г., а 3 декабря 2012 г. была представлена новейшая версия офисного пакета компании – Microsoft Office 2013.

В приложениях Office содержатся стандартные команды, основные операции для совместной работы, шаблоны документов, которые можно использовать при создании юридических документов, служебных записок, писем, факсимильных сообщений, отчетов, справочников, бюллетеней, расписаний, повесток дня и т.п.

• Шаблон – особый вид документа (бланк, формуляр), предоставляющий специальные средства для стандартного оформления итогового документа, содержащий одинаковые для этих документов текст, стили оформления, элементы автотекста, макросы, меню и присвоенные сочетаниям клавиш операции, панели инструмента.

В поставку Word включены стандартные шаблоны для часто используемых типов документов, включая письма и факсы, памятки, отчеты, информационные бюллетени и web-страницы. При создании документа с помощью шаблона весь фиксированный текст и все фиксированные графические элементы располагаются автоматически. Использование включенных в шаблон стилей гарантирует, что все созданные с помощью шаблона документы содержат одни и те же шрифты, параметры расположения на странице и т.д.

В шаблонах хранятся стандартные тексты, стили, элементы автотекста, настраиваемые панели инструментов. Наиболее простой способ создать шаблон – открыть подготовленный документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его в каталоге Шаблоны или в одном из его подкаталогов.

Помимо шаблонов при создании новых документов в Office предусмотрена возможность использования средства, называемого мастер.

• Мастер – специальный автоматизированный документ, позволяющий руководить пошаговым процессом создания нового документа.

Преимущество использования мастера состоит в том, что он упрощает процедуру создания документа, в процессе которой требуется ответить на вопросы мастера, полученные данные автоматически вставляются в текст документа с соответствующим форматированием.